Frais professionnels : des économies sont encore possibles

Les coûts indirects liés aux déplacements professionnels d'une entreprise, c'est-à-dire les frais de traitement administratifs qu'ils engendrent, représentent une part importante des dépenses. Une récente étude d'American Express et A.T. Kearney sur la gestion des frais professionnels dans 70 grandes entreprises européennes montre que ces coûts indirects peuvent s'élever jusqu'à 34 % du total. Sur les 2,6 milliards d'euros de frais professionnels dépensés par ces entreprises annuellement, près de 85 millions servent à leur gestion administrative.

"Désormais, ce sont les coûts indirects qui représentent les nouveaux gisements d'économies potentielles", estime Karen Penney, directrice du département business solutions d'American Express.

Vers une plus grande rationalisation

Cette étude observe surtout que la tendance est à une gestion de plus en plus maîtrisée de ces coûts indirects. Ils ont ainsi vu leur moyenne passer de 8 % du total des dépenses de déplacement en 1997, à 5,6 % en 2003 puis à 4,6 % cette année.

L'adoption de meilleures pratiques explique la réduction de ces frais. La préparation des voyages et le traitement des notes de frais ont été davantage rationalisés via l'automatisation, les services centralisés et l'externalisation. Selon les auteurs de l'étude, il serait même possible de réduire ces frais à 2,1 % si ces solutions étaient généralisées. "La nature cachée des frais administratifs liés aux déplacements professionnels - les dépenses indirectes supportées par une entreprise chaque fois qu'un de ses salariés réserve un voyage, reçoit une avance en liquide ou présente une note de frais - ne permet pas d'identifier facilement les économies potentielles", explique Karen Penney.

Automatisation et externalisation : deux maîtres-mots

Plusieurs méthodes efficaces ont néanmoins été définies. 88 % des entreprises étudiées ont adopté une politique de voyage, c'est-à-dire les règles définies par la direction à observer  pour effectuer son voyage. Les meilleurs résultats ont permis une réduction des coûts de 41 %. Ce genre de politique peut poser plusieurs conditions. 89 % imposent le recours à des fournisseurs référencés, 85 % demandent une autorisation préalable des dépenses et exigent l'utilisation d'une agence de voyage partenaire. Ces entreprises constatent le respect de cette politque par leurs employés dans 85 % des cas en moyenne.

De nouveaux modèles économiques voient également le jour, comme le recours à l'externalisation et à la délocalisation de certaines activités centralisées de gestion. 59 % des entreprises interrogées ont recours à un service centralisé pour au moins un processus de gestion des frais et 45 % les externalisent.

Parmi les solutions d'externalisation, la délocalisation se développe (23 % des entreprises). Les activités externalisées restent néanmoins limitées car 17 % des sujets de l'étude ont dû en rapatrier certaines en interne, faute de qualité ou de rentabilité.

L'automatisation du traitement des frais de déplacement, via des progiciels adaptés, n'est appliquée que par 21 % des entreprises mais constitue une méthode de gestion plus efficace. En outre, l'utilisation de cartes corporate apporte davantage de possibilité de suivi des dépenses. De plus en plus de ces cartes sont à facturation individuelle, c'est-à-dire que les dépenses sont débitées sur le compte du salarié mais celui-ci ne sera débité que 30 jours après, le temps de remplir ses notes de frais et d'être remboursé par l'entreprise. Cela permet d'éviter les avances en espèces qui pénalisent la trésorerie de l'entreprise.