Larry Gadea (Envoy) "Nous voulons digitaliser tous les éléments physiques du bureau"

Accueil d'invités, retrait de colis, réservation de salles de réunion... La start-up californienne Envoy compte digitaliser tous les aspects matériels de la vie des entreprises. Son fondateur dévoile ses ambitions au JDN.

JDN. Pouvez-vous nous présenter le concept d'Envoy ?

Larry Gadea. Nous avons démarré en 2013 en lançant un premier service appelé Envoy Visitors qui digitalise l'accueil des visiteurs dans une entreprise. Notre constat de départ était que des grandes sociétés, à l'image d'Apple ou Google, disposaient de leur propre système. Mais ce n'était pas le cas pour la majorité des entreprises. Nous avons donc lancé Envoy Deliveries, un service dédié à la gestion des colis en interne. Envoy est basée à San Francisco et emploie 65 collaborateurs. Depuis sa création, la société a levé un total de 16 millions de dollars, principalement auprès du fonds Andreessen-Horowitz.

Comment fonctionne Envoy Visitors ?

Nous simplifions l'accueil des visiteurs en remplaçant le traditionnel formulaire papier par une application iPad. La personne qui entre dans une entreprise va écrire son nom dans l'application ainsi que celui de la personne à qui elle rend visite. Celle-ci sera automatiquement informée via mail, SMS, Skype ou Slack que son invité est arrivé. Une photo du visiteur peut également être prise via la tablette.

L'application permet aussi de faire signer aux visiteurs des accords de confidentialité. Ces documents sont ensuite automatiquement stockés dans le compte Box ou Dropbox de l'entreprise. Enfin, notre solution permet d'imprimer des badges pour les visiteurs et de générer des identifiants uniques pour se connecter au Wifi de l'entreprise.

Qu'advient-il alors du réceptionniste ?

"Le réceptionniste ne perd plus de temps à des tâches répétitives. Certains sont même promus" 

Celui-ci n'a plus besoin de perdre du temps avec des tâches répétitives et ennuyeuses. Il peut ainsi consacrer plus de temps à accueillir les visiteurs et à discuter avec eux plutôt qu'à leur faire remplir des documents. Nous allons souvent parler avec nos clients pour leur demander ce qu'ils pensent du produit et quelques mois après la mise en place d'Envoy, nous avons parfois la surprise d'apprendre que certains réceptionnistes ont été promus Office Manager. Leur rôle n'est plus de rester toute la journée à attendre les visiteurs derrière un bureau mais d'organiser des événements internes, d'aider l'équipe RH…

Vous avez également créé l'application Envoy Passport pour permettre de gagner du temps à l'enregistrement. A qui s'adresse-t-elle ?

Envoy Passport permet effectivement à ceux qui se rendent fréquemment dans des entreprises de ne plus avoir à s'enregistrer à l'accueil. Grâce au Bluetooth, notre application iPad détecte automatiquement votre présence dans l'immeuble et récupère une partie de vos informations. Ce service est très utile pour ceux qui se déplacent fréquemment chez des clients réguliers pour des rendez-vous, comme c'est le cas des investisseurs ou des commerciaux. Avec cette application, notre objectif est de créer un effet de réseau pour que ces utilisateurs incitent davantage d'entreprises à utiliser Envoy.

Comment fonctionne le service Envoy Deliveries qui a vocation à faciliter la gestion des colis ?

Tesla, Yelp, Slack sont déjà clients d'Envoy

Nous avions remarqué que la gestion des colis était un problème fréquemment rencontré dans les entreprises. En effet, de nos jours beaucoup d'employés commandent sur Amazon et se font livrer au bureau. Ces montagnes de colis sont devenues un vrai casse-tête pour les réceptionnistes. Avec Envoy Deliveries, nous simplifions ce processus puisque la seule manipulation à effectuer consiste à prendre en photo l'étiquette collée sur un colis. Grâce à la technologie de reconnaissance optique des caractères, nous identifions le destinataire pour lui envoyer un message lui informant que son colis est disponible à l'accueil. Notre système enverra automatiquement des relances quotidiennes tant que celui-ci ne viendra pas le récupérer, faisant ainsi gagner un temps précieux au réceptionniste.

Quel est le profil de vos clients ?

Envoy se montre très utile pour les entreprises de plus de 50 salariés. Parmi nos clients, je peux vous citer Tesla, Yelp ou Slack. La plupart du temps, les entreprises choisissent d'utiliser Envoy pour des raisons de sécurité car notre plateforme les aide à garder une trace de tous ceux qui rentrent et sortent de leurs bureaux. La seconde raison est que cela modernise leur image. Une entreprise qui utilise Envoy sera perçue comme plus moderne qu'une autre continuant à faire remplir des formulaires sur papier. Cette première impression pour un visiteur qui entre dans vos locaux est très importante. Envoy Visitors est utilisée dans plus de 6 000 entreprises.

Comment générez-vous du chiffre d'affaires ?

Nous facturons un abonnement par bureau physique. Nos offres s'échelonnent entre 99 à 249 dollars par mois. Nous avons également une version gratuite qui n'intègre pas certaines fonctionnalités comme l'impression de badges et la signature d'accords de confidentialité. L'année dernière, la version gratuite représentait près de la moitié de l'utilisation de notre plateforme.

Pourquoi avoir créé cette version gratuite ?

"Nous réinvestissons tous nos bénéfices dans notre croissance"

Pour plusieurs raisons. D'abord parce que nous voulions créer un effet de réseau en favorisant l'adoption d'Envoy Passport. Un autre objectif était de pouvoir convertir ces utilisateurs gratuits en clients payants. Enfin, nous voulions aussi lutter contre les concurrents qui avaient copié notre produit. Nous avons donc préféré garder ces utilisateurs avec notre version gratuite plutôt que de nourrir un concurrent qui pourrait devenir une menace pour le futur.

L'entreprise est-t-elle bénéficiaire ?

Non. Nous avons fait le choix de réinvestir tous nos bénéfices dans notre croissance. Lorsque nous gagnons de l'argent, nous préférons ainsi recruter quelqu'un. Notre objectif est de croître tout en nous assurant que nous resterons disponible pour nos clients. 

Sur quoi repose votre stratégie marketing ?

"Jusqu'à présent notre croissance s'est faite uniquement grâce au bouche à oreille"

Jusqu'à présent notre croissance s'est faite entièrement grâce au bouche-à-oreille. Pour l'anecdote, Airbnb a été l'un de nos premiers clients. Deux ou trois semaines plus tard, j'ai reçu un email d'un collaborateur de Pandora me disant qu'il avait découvert notre produit en se rendant chez Airbnb. Quelques semaines après, c'était un employé de GoPro qui m'informait avoir découvert Envoy chez Pandora ! Cet effet de bouche-à-oreille ne s'est pas limité à la Silicon Valley et s'est propagé à LA, New York, London, Stockholm, mais aussi en Australie et en Nouvelle-Zélande. Notre application iPad a été traduite dans plusieurs langues. Cependant, nous n'avons pas d'équipe de vente ni de support client dans les pays non-anglophones car nos effectifs sont encore limités.

Quels sont vos projets pour la suite ?

Notre objectif à terme est de devenir la plateforme de l'espace de travail. Nous voulons digitaliser des services autrefois physiques et automatiser tous ces processus non-numériques. Si nous avons commencé par la gestion des visiteurs et des colis, nous avons identifié deux autres pistes de développement intéressantes comme la réservation de salles de réunion ou la gestion des accès. Nous pourrions en effet utiliser la même technologie que celle développée pour Envoy Passport – fonctionnant avec le bluetooth - pour permettre l'ouverture de certaines portes sécurisées. Ce qui permettrait de remplacer les traditionnelles cartes badges. Une société serait ainsi capable de donner un accès temporaire à ses locaux à des personnes externes.

Envoy deviendrait donc une application indispensable dans une entreprise...

"La réservation de salles de réunion et la gestion des accès sont des pistes de développement"

Effectivement. Imaginez qu'avec une seule application, un employé puisse voir tous les visiteurs qu'il a personnellement reçus ainsi que les colis qui l'attendent à l'accueil. Il pourrait aussi accéder au plan de l'entreprise pour voir où se situent les salles de réunion et en réserver une instantanément. Cette application lui donnerait également accès aux dernières annonces importantes de la société. Nous pourrions enfin permettre à des sociétés tierces de développer de nouveaux services pour notre plateforme. Par exemple, une entreprise pourrait utiliser nos données pour avertir toutes les personnes présentes dans ses locaux en cas d'incendie. Car Envoy disposerait de la liste complète des personnes présentes dans l'entreprise mais aussi de leur localisation.

Depuis sa création, Envoy a levé 16 millions de dollars. Un nouveau tour de table est-t-il prévu ?

Nous n'avons pas besoin d'argent pour le moment mais si nous voulons croître aussi rapidement que nous le souhaitons, nous devrons lever de nouveaux fonds. Je ne sais pas encore si cette levée de fonds aura lieu cette année ou non mais elle sera forcément bien plus importante que la précédente. Cependant, il nous reste des choses à accomplir avant ce nouveau tour de table. Nous devrons nous assurer que notre croissance est solide et que nos méthodes de vente sont scalables. Nous devrons aussi recruter plusieurs cadres pour des postes à responsabilité.

Quelle est votre méthode pour récolter du feedback sur votre produit ?

Je me déplace dans beaucoup d'entreprises car c'est mon rôle en tant que CEO. J'en profite à chaque fois pour discuter avec la personne présente à l'accueil et je lui pose des questions telles que  "pourquoi avez-vous dépensé de l'argent pour ce truc alors que vous auriez pu continuer à fonctionner comme avant ?". La plupart du temps, ils ne soupçonnent pas que je travaille pour Envoy. Bien sûr, je ne leur dis en aucun cas que je suis le PDG pour ne pas qu'ils adoptent une attitude défensive ou me citent uniquement les aspects positifs du produit. Pour être certain d'avoir leur véritable opinion, je leur dis parfois "nous avons essayé ce service dans notre entreprise mais cela n'a pas du tout fonctionné". Je prends ensuite rapidement des notes et je transfère ces suggestions d'amélioration à notre équipe de développement produit qui les intègre si elle le peut.