Roti Express, Entr'up : ces start-up qui luttent contre la réunionite
4,5 heures. Selon une étude menée par OpinionWay en 2017, c'est le temps moyen passé par les salariés français en réunion. Et selon eux, seules 52% sont utiles. La réunionite fait donc perdre du temps et de l'argent. Pour éviter cette situation, certains dirigeants ont adopté des techniques originales. Le fondateur d'Amazon Jeff Bezos est ainsi un adepte de la technique dite "des deux pizzas". Le principe ? Deux pizzas doivent suffire à rassasier tous les participants. Si ce n'est pas le cas, ils sont trop nombreux et la réunion ne peut mathématiquement pas être productive. Mais il existe des solutions plus élaborées pour rendre les réunions plus efficaces.
Seuls 52% des salariés français jugent les réunions utiles
La start-up Roti Express s'est notamment spécialisée dans la lutte contre la réunionite depuis septembre 2017. "Je suis ingénieur de formation. Un jour, j'ai participé à une série de réunions hebdomadaires sur plusieurs mois. Nous étions quatorze sans ordre du jour avec des personnes sur Skype. Ce n'est pas un cas isolé et c'est un désastre économique et managérial sur lequel il n y a pas encore une prise de conscience totale. Pour l'aider j'ai décidé de créer Roti Express. Le but est de montrer à base de graphiques simples comment améliorer la collaboration. Mais il faut faire preuve de pédagogie car l'inefficacité des réunions est un sujet tabou. On sait qu'elle existe mais il est difficile pour les collaborateurs de remettre en cause les managers", explique Antoine Durand fondateur de Roti Express, start-up basée à station F et membre du LabRH (le collectif des start-up de e-RH ndlr) et de Happy Tech.
La solution développée par Roti Express se déploie à la fin de la réunion. Les participants sont invités à remplir un questionnaire en ligne. Les réponses peuvent être quantitatives ou qualitatives.
Les données recueillies permettent aux managers d'identifier les points forts et ceux à améliorer. Immédiatement après l'analyse des données, les organisateurs de la réunion, mais aussi les participants, reçoivent un feedback avec des graphiques et un rapport qui permet de rendre les prochaines réunions plus efficaces. "Il est possible de remplir un sondage en trente secondes et cela suffit pour donner des conseils précieux. Mais nous nous voyons plutôt comme un thermomètre qui pointe d'éventuels dysfonctionnements. Toutefois, pour le remède, nous sommes également en mesure d'envoyer chez nos clients un coach spécialisé dans les réunions pour prodiguer des formations sur le sujet", complète l'entrepreneur.
Pour se financer, Roti Express se base sur un modèle freemium. Une offre gratuite permet de programmer dix questions par sondage. Mais il existe également une version entreprise à 290 euros par mois. Celle-ci permet d'utiliser une large palette de fonctionnalités (questions illimités, personnalisation, bot, conseil…). Pour le moment, Roti Express a séduit une cinquantaine de clients. "Il peut s'agir de PME, de cabinets de conseils mais aussi de grands comptes tels que la SNCF ou Orange", se réjouit Antoine Durand qui n'est pas le seul acteur présent sur le marché.
De son côté, la start-up Entr'UP a déployé Aster. "Il s'agit d'un smart assistant qui permet de mieux préparer les réunions et qui améliore la collaboration entre les équipes", souligne Thomas Dickele, cofondateur avec Vincent Mendes de cette start-up lyonnaise qui existe depuis 4 ans et compte 12 collaborateurs.
Concrètement, le smart assistant est intégré aux outils d'échanges classiques tels que Google mail, Google hangout ou Slack. La prise en main est donc rapide. Dans un premier temps, Aster s'adresse aux organisateurs et pose deux grandes questions : "Quel est l'ordre du jour ? " et "Qui sont les participants ? ".
"L'inefficacité des réunions est un sujet tabou. On sait qu'elle existe mais il est difficile pour les collaborateurs de remettre en cause les managers"
Une fois ces éléments identifiés, Aster aide à répartir les tâches auprès des participants. L'outil fixe les deadlines, les tâches préparatoires et envoie des rappels via un chatbot. Ainsi, le jour J, chaque participant sait ce qu'il a à faire et a pu se documenter et échanger en amont. "Cela permet de mener des réunions asynchrones mais aussi de faire en sorte que les participants soient bien préparés et savent exactement quels seront les points abordés", pointe Thomas Dickele.
Pour le moment, Aster se base sur une licence déployée auprès de 200 utilisateurs dont certains gros comptes tels que CNP Assurances ou Michelin. "L'idée d'un tel outil est d'ailleurs venue de certains grands comptes qui en avaient plus qu'assez de faire des réunions qui n'aboutissent à rien", relève Thomas Dickele.
Ces deux start-up affichent des objectifs ambitieux à moyen terme. Roti Express vient d'envoyer un business developer pour s'implanter à Kuala Lumpur et à Singapour. "En revanche, nous ne sommes pas dans une optique de levée de fonds", précise Antoine Durand. Tout le contraire d'Entr'UP qui a levé 600 000 euros en juin pour améliorer Aster. "L'objectif est d'améliorer l'intelligence collective et le machine learning pour pouvoir dépasser la barre des 5 000 utilisateurs fin 2018", espère Thomas Dickele.
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