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| 10 conseils pour réduire ses coûts informatiques |
| Pour répondre au challenge de la réduction des coûts, les DSI ont à leur disposition plusieurs leviers. 10 conseils pratiques pour mieux les appréhender.
(19/05/2006) |
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La réduction des coûts continue de demeurer l'une des principales préoccupations pour nombre de directions de systèmes informatique (DSI) et ce, quelle que soit la taille ou le secteur d'activité de l'entreprise.
Si les leviers à mettre en œuvre pour y parvenir sont nombreux, ils se répartissent principalement entre deux catégories : d'une part la maîtrise du parc matériel et logiciel et la mutualisation des ressources, d'autre part l'arbitrage entre le recours aux compétences internes et externes.
Sans prétendre à l'exhaustivité, les conseils suivants permettent de mieux appréhender le degré de maturité de l'entreprise par rapport à la mise en place de plans d'actions de réduction des coûts informatiques.
1) Surveiller l'accès effectif aux applications et matériels
Une DSI qui souhaite mettre en place une stratégie de réduction des coûts doit avoir une vision précise des indicateurs de gestion de parc, afin de déterminer le degré d'utilisation - d'utilité ? - d'une application (gestion de la relation client, gestion financière...) ou d'un matériel informatique (serveur Web...).
Cela passe par des procédures le plus souvent simples à mettre en œuvre, permettant des gains non négligeables comme celles de la clôture des comptes de messagerie effectué lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, ou encore le maintien d'une maintenance applicative d'un logiciel qui n'est plus utilisé par personne.
"Ouvrir un support 24/24 sur une application qui n'est utilisée que par un nombre très restreint d'utilisateurs doit être remis en cause, tout comme le fait d'apporter de la disponibilité, de la redondance et du mirroring à des applications qui ne sont pas identifiées comme critiques", souligne Sonia Boittin directrice associée de KLC, SSII spécialisée dans l'assistance à maîtrise d'ouvrage des grands projets informatiques.
2) Centraliser les achats
Parmi les leviers de réduction des coûts qui montrent le plus d'efficacité, celui qui repose sur la centralisation des achats informatiques se révèle être particulièrement efficace. Surtout en ce qui concerne les achats de masse et les approvisionnements (serveurs, postes de travail, équipements réseaux...).
| Les DSI sont confrontées aux exigences de la satisfaction des utilisateurs |
"La fonction achats a fait d'indéniables progrès et sait désormais négocier des prix pour des grands volumes, même si le principal frein demeure celui de l'acquisition de compétences et de ressources humaines", analyse Sonia Boittin.
Et la directrice associée de préciser : "le levier de réduction des coûts par l'optimisation des achats sera d'autant plus efficace que les structures seront grandes. Dans les achats, la pression au jour / homme et des enchères inversées ont eu bien des effets pervers, avec des profils et des prestations à l'aune des tarifs imposés par les clients, c'est-à-dire tirés vers le bas".
3) Faire attention à la surqualité en interne
Confrontées aux exigences de plus en plus fortes des directions générales en termes de satisfaction des utilisateurs, les DSI peuvent être tentées de fournir un niveau de qualité de service dépassant celui qui a été envisagé au départ.
"Il est nécessaire que la DSI aligne ses objectifs avec les contrats de service initialement prévus en interne et qu'elle se pose la question de conserver ou non un niveau de surqualité qui ne se justifie pas nécessairement", ajoute de son côté Dominique Moisand, P-DG du cabinet ASK Conseil
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Ainsi, dans le cas d'une intervention sur un poste de travail, on pourra comparer le coût de l'ensemble des interventions facturées en dehors du contrat de service initial à celui du contrat déjà en vigueur et répondant, lui, à des exigences de qualité optimales, et peut être alors surévaluées.
4) Limiter la personnalisation du poste de travail
Egalement sur la problématique de l'optimisation du coût lié au poste de travail, la personnalisation souhaitée par les utilisateurs et notamment les VIP (Very Important Person) dont le poste peut nécessiter une intervention spécifique, "hors normes" et donc in fine coûteuse.
Si celle-ci peut paraître quelque peu anecdotique dans le cas où elle se limite à un seul collaborateur, elle peut prendre de l'ampleur et constituer rapidement un centre de coût non négligeable.
"Sur la gestion du poste de travail - hors coûts logiciels et matériels -, les écarts en termes de coûts sont de l'ordre de 20% à 30% et peuvent même atteindre les 70% dans le cadre d'une multipersonnalisation du poste de travail qui ne se justifie pas dans bien des cas", annonce Sonia Boittin.
5) Responsabiliser les utilisateurs
La gestion et le suivi des postes des VIP - dans une époque où tout le monde se revendique de l'être afin de bénéficier de prestations qui ne devraient être fournies au contraire qu'à un nombre très restreint d'utilisateurs -, engendrent d'inévitables surcoûts qui peuvent être limités (évités ?) par une meilleure sensibilisation des utilisateurs à ces dérives inflationnistes.
| "L'abus du basculement des appels en hotline de niveau 2 aggrave les coûts" (Laurent Lefouet - ALG) |
Il apparaît donc nécessaire de lutter contre "l'effet de désorganisation" qui peut affecter la productivité du travail et qui se manifeste sous plusieurs formes au premier rang desquels : "les collaborateurs qui contactent la hotline pour un rien, ou encore ceux qui font appel à un collègue dont ce n'est pas le travail de les dépanner, constituent malheureusement des exemples encore trop fréquents", constate Sonia Boittin.
La responsabilisation des collaborateurs doit également avoir lieu au sein des centres de contacts (lorsque ces derniers sont gérés en interne), demeurant par ailleurs un moyen opportun de réduire ses coûts de maintenance (lire l'article du 06/04/2006)... à condition toutefois de rester vigilant.
Car la baisse du temps de résolution des problèmes en hotline de niveau 1 n'est pas nécessairement synonyme de réduction des coûts : "surtout lorsque cette dernière s'accompagne d'un basculement abusif des appels en hotline de niveau 2, nécessairement plus gourmandes en ressources financières du fait des profils plus expérimentés et qualifiés qui sont mobilisés", indique Laurent Lefouet, directeur général adjoint d'ALG Software, fournisseur de solutions de pilotage des coûts.
6) Veiller au respect des délais de livraison
Dans le cadre des projets informatiques, l'étape de la livraison d'applications peut être contrariée par d'innombrables effets tunnels débouchant - dans le meilleur des cas - au décalage de ladite livraison (lire l'article du 12/05/2006).
"Il peut être recommandé de mettre en place une part de variabilité dans les salaires, désormais aussi indexés sur le respect des budgets mais aussi des livrables. Il faudra cependant veiller à ce que l'application livrée soit bien conforme au cahier des charges initial car il peut être tentant de livrer une application - certes à l'heure -, mais entachée de bugs", remarque Laurent Lefouet.
Et le directeur général de poursuivre : "la part variable doit être présentée au salarié avec tact, comme une possibilité de gagner plus en respectant la règle du jeu des conditions de livraison".
7) Avoir une vue globale sur ses dépenses
"Le potentiel le plus important de réduction de coûts ne se trouve pas du coté de l'informatique, mais du coté des métiers où la reconsidération des processus et du travail demeure un véritable enjeu", avance Christophe Legrenzi, P-DG d'Acadys, cabinet de conseil et d'audit spécialisé en gestion du changement et en stratégie d'entreprise.
| "La sous qualité dans la durée n'est pas tolérable" (Sonia Boittin - KLC) |
Plus que jamais, la DSI doit donc être en mesure d'aligner les processus métiers et applicatifs avec la gouvernance du système d'information, en lui permettant elle-même d'être la plus en phase possible avec la gouvernance d'entreprise.
"La convergence et le recoupement de référentiels tels qu'ITIL (Information Technology Infrastructure Library) pour les services, CMMI (Capability Maturity Model Integration) pour les projets, ou encore CobiT (Control Objectives for Business and related Technology) du point de vue de la gouvernance permet l'identification des éventuelles prestations en doublon, celles qui sont réalisées à la fois en interne et en externe", note Dominique Moisand.
8) Ne pas réduire les coûts de façon unilatérale
La mise en place d'indicateurs de suivi de la qualité est loin de constituer une fin en soi : "la logique de réduction des coûts à tout prix est périlleuse alors que de nombreuses sociétés de service adaptent le profil des intervenants en fonction du tarif négocié par le client", avertit Christophe Legrenzi.
Une réduction de budget globale est donc à proscrire et ce, d'autant qu'elle pourrait s'avérer néfaste pour la maintenance et la disponibilité de certaines applications critiques de l'entreprise.
"L'entreprise ne doit plus chercher à faire des économies sur son système d'information mais plutôt se demander où investir afin de dégager du chiffre d'affaires. Si la surqualité dans l'immédiat peut être reprochée, la sous qualité dans la durée elle, n'est pas tolérable", prévient Sonia Boittin.
9) Allonger la durée de vie des actifs informatiques
"L'allongement de la durée de vie des actifs, en particulier au niveau du poste de travail, est simple à actionner à partir du moment où l'entreprise n'est pas confrontée à la phase d'obsolescence ou de sous-dimensionnement de son parc", déclare Christophe Legrenzi.
D'un point de vue comptable, il est également conseillé de ne pas sous-estimer l'amortissement de ces précédents actifs informatiques et ce, qu'ils soient logiciels ou matériels : "la prise en compte de l'amortissement en amont du plan de retour sur investissement est synonyme d'une gestion financière saine et équilibrée", fait remarquer Laurent Lefouet.
10) Confier ses prestations à un seul interlocuteur ? Oui, mais...
Loin de constituer la solution miracle à la réduction des coûts informatique (lire l'article du 18/04/2006), le recours à une prestation d'externalisation peut apporter - si ce n'est une aussi grande réduction des coûts que celle espérée initialement - une visibilité sur ces derniers.
"Confier plusieurs prestations à un unique interlocuteur externe pourra permettre de réaliser des économies d'échelle, mais fera apparaître une limite connexe qui est la trop grande dépendance vis-à-vis de ce seul partenaire", alerte Dominique Moisand.
Le point d'équilibre idéal vers lequel il faut tendre se situe sans doute à la croisée du meilleur de ces deux mondes. Malgré une limite avérée : "dans le cas où l'entreprise décide elle-même de gérer ses ressources en offshore, il faut que le volant de prestations soit suffisament important pour contrebalancer les coûts liés à l'effort de management supplémentaire, imputé par la mise en place de relais et de nouveaux circuits d'information", conclut Sonia Boittin.
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