10 conseils pour externaliser son système d'information 9) Assurer la gouvernance du prestataire

 

Formalisé au sein du plan qualité, le cadre de gouvernance du projet passe par l'organisation de réunions régulières qui permettent aux différents acteurs de mettre à plat les évolutions métier et applicatives envisagées (montée en charge, nouvelles fonctionnalités, etc.), les points de blocage sont analysés. L'idée étant d'éviter au maximum les intermédiaires, qui alourdissent l'organisation du projet.

Evaluer la capacité du prestataire à anticiper l'évolution des besoins techniques et fonctionnels

Comment gérer la prise en compte de nouvelles demandes ? Qu'elles soient purement fonctionnelles ou techniques, elles sont d'abord évaluées au niveau financier par le prestataire. Si l'ajout conduit à un dépassement de budget, voire de délais, il devra alors être validé par le comité de pilotage qui évaluera si le surcoût en vaut la chandelle au regard des enjeux au niveau de la stratégie de l'entreprise.

Pour rester dans le budget, les SSII proposent dans certains cas de revoir les priorités de maintenance de la plate-forme. Le cas échéant, un avenant au contrat initial pourra être rédigé, avec à la clés une réévaluation de la charge de travail, du planning et du budget nécessaire. Face à ces enjeux, la capacité de la société de services à anticiper les besoins de l'entreprise (par une bonne compréhenion du métier et des évolutions qu'il implique en termes fonctionnels et d'infrastructure) représente un point central.

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