Externaliser son archivage d’e-mail : quels critères de décision ?
Devenu une priorité face aux réglementations et cadres de conformité qui pèsent sur les entreprises, l’archivage des messages électroniques s'impose tant aux grandes entreprises qu'aux PME.
Des PME, d'ailleurs, qui achètent des services de messagerie sous forme de services administrés chez un fournisseur de services, pour maîtriser les coûts et la complexité de leurs opérations informatiques et minimiser les risques technologiques. Pour ces mêmes raisons, l’archivage email compte désormais parmi les processus métiers pouvant être externalisés.
D’où une première interrogation : quels sont les services et le prestataire les plus pertinents pour cette externalisation. La réponse dépend de plusieurs critères et notamment de la taille de l’entreprise utilisatrice.
Les différents critères décisionnels
La maîtrise des coûts: ce critère est sans doute le plus décisif pour l'externalisation de l'archivage des emails. En effet, la mutualisation des coûts d'exploitation et des ressources humaines entre différents clients constitue une option plus économique que celle d'un utilisateur unique.
Pourtant, les calculs de retour sur investissement menés par les fournisseurs de services administrés attestent que cet avantage du coût est inversement proportionnel à la taille de l'entreprise utilisatrice. Peu étonnant donc que ce critère ne soit que relatif pour les grandes entreprises, et bien plus décisif pour les PME. La donne financière, bien qu'importante, n'est donc pas le seul critère de décision.
Flexibilité et évolutivité: ce second critère évalue la capacité et la rapidité du fournisseur à réagir à une croissance ou une réduction du nombre d'utilisateurs, ou à des mutations majeures dans la répartition géographique de ces utilisateurs. Ce critère, essentiel tant pour les multinationales que pour les PME, sera valorisé compte tenu du métier de l'entreprise cliente plutôt que de sa taille.
Rapidité de mise en oeuvre de l'archivage email: ce troisième critère de décision est intimement lié à l'impact de la réglementation de conformité sur l'entreprise utilisatrice. Les grandes entreprises ont tendance à être plus véloces que les PME dans l'application des réglementations statutaires et de conformité et un archivage externalisé est un moyen de répondre à ces exigences de conformité plus rapidement que si elle était gérée en interne.
Les directions informatiques y verront un moyen d'éviter les dépenses d'exploitation et de formation supplémentaires, notamment pour traiter des volumes importants de données historiques.
Complexité technique : un autre avantage de l'externalisation tient à la durée de conservation des données archivées et à la complexité de la base d'archivage. Les emails et leurs données doivent être archivées sur des périodes allant jusqu'à 10 ans.
Dans le passé, cette période couvrait jusqu'à deux ou trois générations de technologies de stockage. Au-delà des coûts matériels qui ne doivent pas être ignorés, les entreprises font également face à une migration particulière coûteuse.
De plus, l'adjonction de nouveaux composants matériels ou logiciels complexifie l'infrastructure informatique. Ce sont donc essentiellement les PME qui bénéficieront d'une externalisation pour répondre à la problématique d'un archivage des données sur le long terme.
Nouvelles compétences : ce critère est lié au précédent. Un investissement majeur est nécessaire pour sécuriser l'archivage email et former des collaborateurs. Dans ce contexte, l'externalisation chez un fournisseur spécialisé apporte aux entreprises un personnel déjà formé, et de nouvelles interfaces spécifiques pour réaliser des audits et autres procédures de contrôle.
Ce critère séduit davantage les PME que les grands comptes, qui eux, disposent d'équipes informatiques plus étoffées, capables de mobiliser un expert en interne sur le sujet.
Gestion des risques : la messagerie électronique est devenue un vecteur de communication vitale pour les entreprises qui ne tolèrent aucun dysfonctionnement de l'infrastructure email. Parallèlement, les menaces que représentent les virus et les attaques de pirates sont plus nombreuses, tout comme les problématiques de capacité de ces systèmes email face à la croissance exponentielle des charges du trafic email.
De nombreuses entreprises, et notamment les PME, ne se voient pas garantir sur le long terme une communication email fiable, performante et disponible.
L'externalisation des services email est ainsi souvent considérée comme une étape préliminaire pour enrayer ces risques de défaillance. D'autre part, le choix d'un prestataire indépendant est reconnu et perçu comme un gain de crédibilité en matière d'archivage des données.
Le choix pertinent d'un partenaire d'externalisation
Dans leur décision, les entreprises doivent se pencher tant sur les aspects de contenu et contractuel que sur leurs besoins technologiques. L'objectif principal, au-delà de la maîtrise des coûts et des services proposés, est de pouvoir changer facilement de prestataire. Cette indépendance vis-à-vis du prestataire est un facteur clé de succès d'un projet d'externalisation.
Sur le volet du contenu et du contrat, les entreprises se pencheront sur les clauses de renouvellement du contrat à échéance de la période contractuelle initiale. Les fournisseurs ont souvent tendance à offrir des conditions commerciales favorables à leurs nouveaux clients.
Il est donc essentiel de s'entendre sur la structure tarifaire au-delà du contrat initial, afin d'éviter toute flambée surprise des prix. Autres points d'attention : la croissance ou la réduction du nombre d'utilisateurs, la modification des niveaux de services ou des services proposés, et les droits de propriété sur les données archivées.
D'un point de vue technologique, Les clients doivent définir précisément le périmètre de leur infrastructure informatique qui sera accessible au fournisseur. La création d'un domaine propre au fournisseur est une pratique courante, mais cette pratique se justifie moins aujourd'hui. L'archivage doit impérativement s'adosser à une solution technologique normalisée du marché.
Cet impératif est également une garantie : à l'issue de la période contractuelle, un client peut simplement et facilement récupérer ses emails, même en cas de volumes importants.
De plus, les fournisseurs doivent pouvoir mettre à disposition la base d'archivage, complète ou partielle, sur un support média autonome, de manière régulière ou à la demande. Il s'agit de disposer en interne d'une sauvegarde pour se prémunir contre toute défaillance ou faillite du prestataire.
Cette disponibilité des données sur un support autonome facilite également la recherche et la récupération des données dans le cadre d'un audit ou d'un contentieux.
Conclusion
L'archivage email est un axe majeur des stratégies informatiques en entreprise. De nombreuses entreprises, grands comptes ou PME, ont déjà étudié le sujet, les autres entreprises sont invitées à se pencher sur une alternative à un archivage email en interne: l'externalisation. Cette approche offre en effet les avantages d'un stockage sécurisé des emails, des documents et des données d'application...