Rendons le SI cohérent avec la stratégie de l’entreprise

Outil efficace dans les fonctions administratives de l’entreprise, l'informatique n’est pas toujours perçue comme levier indispensable aux fonctions plus stratégiques. Selon certaines études, elle est même plutôt ressentie comme un frein aux évolutions.

Les enquêtes réalisées ces dernières années (Gartner, ITGI-2005, AFAI/INEUM-2006, IDC-2006) font apparaître que l'informatique fonctionne généralement bien mais que son adaptation aux besoins de l'entreprise est difficile. Elle est plutôt ressentie comme un frein aux évolutions.

Outil efficace dans les fonctions administratives de l'entreprise, elle n'est pas toujours perçue comme levier indispensable aux fonctions plus stratégiques, à la communication et à la réactivité de l'entreprise.

Un constat surprenant : les schémas directeurs sont peu respectés, l'impact des méthodes sur la satisfaction des attentes est faible, les facteurs humains ne sont quasiment pas pris en compte, enfin la communication entre utilisateurs et informaticiens est  encore très difficile.

Schéma directeur,  un terme générique qui recouvre des réalités différentes
Toutes les entreprises ne sont pas dans la même situation face à la nécessité du changement, aussi convient-il :

- D'adapter la démarche au contexte
Face à un système d'information qui fige et ne peut plus répondre aux évolutions des besoins, le schéma directeur doit engendrer une rupture.
Si les écarts sont moindres, il est préférable d'avoir une démarche progressive, d'adaptation permanente.

- De dissocier le niveau stratégique (principes d'évolution à moyen terme) et la planification à court terme des développements informatiques
C'est l'excès de planification à un horizon trop long qui engendre un écart grandissant entre ce qui est nécessaire à l'entreprise pour évoluer et améliorer sa performance à court terme.

- D'intégrer, outre l'aspect stratégique et technologique, les dimensions organisationnelle, culturelle et de gestion des ressources (compétences, finance)
Des méthodes rigoureuses de construction des scénarios cibles sont indispensables mais demeurent stériles si les composantes précédentes ne sont pas toutes prises en compte en amont lors de la phase d'étude des besoins et en aval en terme de conséquences pour les utilisateurs. Trop souvent c'est l'aspect technique qui est privilégié.

Analyse et construction du système d'information, une triple approche
Dans un premier temps, le mieux est de procéder au découpage de l'entreprise en domaines majeurs, reflets de son activité et de ses choix stratégiques. En effet, cette modélisation donne une vision claire et synthétique des activités fondamentales, et introduit une modularité (que l'on appelle communément urbanisation) qui permettra de construire un système d'information adaptable et progressif. Elle permet en outre de favoriser la comparaison avec des référentiels du domaine.

Ensuite, il s'agit de procèder à l'analyse et l'optimisation des processus clés qui traversent les domaines de l'entreprise, permettant ainsi d'évaluer la nouvelle dynamique de fonctionnement envisagée et d'optimiser l'organisation des processus.
Enfin, il faut envisager l'étude des scénarios techniques basée sur l'évolution des architectures et des infrastructures pour bénéficier au mieux et sans risque des nouvelles technologies.

La définition des axes stratégiques de l'entreprise, une démarche incontournable
Les orientations d'évolution du système d'information doivent être issues directement des axes « stratégiques » de l'entreprise. Dans ces conditions, le système d'information concourt à l'évolution de l'entreprise et devient un instrument du changement.

Tous les axes d'évolution de l'entreprise ne sont pas mis en oeuvre en même temps. Ils sont choisis suivant des considérations politiques et économiques. Afin de suivre ces évolutions et surtout leur retour sur investissement, il est nécessaire d'associer à chaque évolution un ou plusieurs indicateurs afin d'en suivre la mise en oeuvre, d'en analyser la rentabilité et d'en vérifier la bonne adéquation par rapport aux gains (qualitatif et quantitatif) escomptés.

Le système d'information, qui est un des éléments de la gestion du changement de l'entreprise, doit donc contribuer à l'amélioration des indicateurs de chaque évolution retenue par l'entreprise dans sa progression sur son marché et vis-à-vis de sa clientèle.

Les enjeux de la gestion de portefeuille d'investissement
Un certain nombre d'enjeux liés à la gestion du portefeuille d'investissement sont à faire ressortir pour un meilleur alignement sur la stratégie de l'entreprise.

Ces enjeux sont :
- la mise en cohérence des orientations d'évolution du système d'information et les évolutions stratégiques, économiques et structurelles de l'entreprise en tenant compte des contraintes liées à son environnement,
- la création d'un consensus et d'une dynamique au sein de l'entreprise non seulement durant la réalisation de la planification des projets mais aussi durant sa mise en oeuvre,
- la planification des évolutions du système d'information en tenant compte des risques et des priorités économiques déduites des indicateurs de performances et de suivi des évolutions de l'entreprise,
- la planification des actions induites par la mise en exploitation des projets informatiques telles que :
        o la gestion des ressources humaines, la prise en compte des impacts sur les organisations aussi bien celles des utilisateurs que celles de la Direction des Systèmes d'Information (gestion du changement),
        o les différents états du système jusqu'à la réalisation de la cible (migration),
        o l'information des différentes populations de l'entreprise concernées par l'évolution du système (communication).

Etablir la feuille de route pour passer de la théorie à la mise en oeuvre
Trop souvent, à un exercice intellectuel brillant succèdent l'enlisement ou l'abandon des projets, le « détournement » de priorités, la perte de cohérence globale, la démotivation.

Les difficultés techniques sont rarement la cause première des échecs. Celui-ci provient généralement d'un management insuffisant des projets, d'une sous-estimation de l'ampleur de la tâche et des risques encourus et du manque d'implication réelle des opérationnels de l'entreprise.

Parmi les principaux facteurs de risque, il faudra notamment prendre en compte :
- la taille du projet,
- la migration : passage de la situation actuelle à la situation future,
- la maturité des projets : capacité de l'entreprise à absorber les changements nécessaires,
- la gestion des évolutions et des priorités : la maîtrise de ces modifications doit conserver au schéma directeur son rôle de support de référence.

CONCLUSION :

Pour assurer la bonne mise en exécution, un certain nombre de règles d'or sont à respecter :

* Percevoir les enjeux et les opportunités afin d'identifier les évolutions stratégiques, économiques et structurelles de l'entreprise ayant un impact de transition du système d'information et d'en établir une mise en oeuvre progressive et justifiée économiquement.

* Choisir et non subir les évolutions technologiques pour pouvoir planifier au moment opportun les évolutions technologiques du système d'information afin de préserver les investissements déjà réalisés.

* Faire évoluer le système d'information et non le révolutionner. Sur cette base, l'analyse du système d'information permet de s'assurer de sa robustesse, de son évolutivité et de sa fiabilité pour en identifier les bases stables sur lesquelles l'architecture des applications pourra évoluer sans remettre en cause la totalité du système.

* Comprendre le processus opérationnels de décision de l'entreprise dans un objectif d'amélioration des performances et de la productivité de l'entreprise par une analyse des processus opérationnels et de décisions croisées avec les structures fonctionnelles et hiérarchiques de l'entreprise.

Tout comme la performance de l'entreprise, un SI performant doit impérativement répondre aux besoins stratégiques de celle-ci. Compte tenu des évolutions de plus en plus rapides de l'environnement d'une part et de la technologie d'autre part, l'agilité du système d'information est un élément stratégique fort.

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