Facture dématérialisée : pour ne plus opposer signature électronique et EDI

L'EDI est largement déployé en France pour échanger des factures électroniques fiscalement recevables par l'administration. La généralisation de ces pratiques aux secteurs qui commercent au niveau international impose de reconsidérer ces choix.

Lorsque le thème de la dématérialisation des factures est évoqué, très vite, le consensus se fait : plus aucune entreprise, quel que soit son secteur d'activité, ne s'interroge encore sur l'intérêt économique de la démarche et toutes partagent les conclusions des diverses études parues sur le sujet.

Elles savent pouvoir en attendre une réduction des coûts de traitement, une limitation des risques d'erreur, un meilleur suivi de leurs règlements, une garantie de l'authenticité des documents qui passent entre leurs mains, etc. La question qui se pose n'est donc plus "dois-je dématérialiser mes factures ?", mais "comment dois-je m'y prendre pour dématérialiser mes factures ?". Le tout est en effet de ne pas le faire n'importe comment, ni à n'importe quel coût.

La première question à se poser est de savoir avec qui il va être possible - et intéressant - d'échanger électroniquement des factures : combien de clients et/ou fournisseurs ? basés en France et/ou à l'étranger ? Ensuite se pose la question des moyens. Lorsque la Directive Européenne de 2001 a été transposée en droit français, deux possibilités ont émergé de façon un peu caricaturale : la transmission de documents structurés (EDI) sans signature et les documents non structurés revêtus d'une signature électronique (facture papier scannée par exemple). La grande distribution a fait figure de pionnier en matière de dématérialisation fiscale en France : ce secteur, et d'autres à sa suite, ont capitalisé sur les technologies déjà largement utilisées par les distributeurs et les industriels : l'EDI.

Depuis, le format EDI est largement déployé en France pour échanger des factures électroniques fiscalement  recevables par l'administration. Globalement, cela ne pose pas de problème dès lors que la plupart des échanges interviennent entre des sociétés de droit français. Les distributeurs, notamment, échangent des factures en premier lieu avec les filiales françaises des grands industriels PGC internationaux.

Mais la généralisation de ces pratiques aux secteurs qui commercent au niveau international impose de reconsidérer ces choix. Pour eux, la dématérialisation des factures doit pouvoir être envisagée et déclinée dans une optique transfrontalière. Autre facteur de changement : les débats actuellement en cours au niveau de la Commission européenne visent à homogénéiser les pratiques au sein de l'UE et, du coup, rouvrent la question des formats admis pour la transmission des factures. Ils pourraient entraîner une remise en cause partielle du choix français - les acteurs français étant parmi les rares à avoir privilégié l'EDI au détriment de la signature électronique.

Pour toutes ces raisons, il devient inévitable de se reposer la question du "comment échanger électroniquement des factures". Par rapport à l'ensemble des points soulevés, la signature électronique apporte plusieurs éléments de réponse intéressants. Tout d'abord c'est une solution que la plupart des Etats Membres de l'UE ont d'ores et déjà privilégiée, donc qui permet de concevoir la dématérialisation fiscale de la facture avec une optique transnationale.

De plus, la signature électronique garantit l'intégrité et l'authenticité du document facture, là où l'EDI non signé les considère comme acquises sur la foi d'un processus de transmission maîtrisé. Cependant, l'échange de documents structurés présente un avantage énorme sur les documents non structurés : il permet une intégration fine des données entre les systèmes des émetteurs et ceux des destinataires. Or c'est bien dans l'automatisation de bout en bout du processus que réside le plus gros potentiel de gains de productivité.

Plutôt que d'opposer EDI et signature, il convient d'envisager la dématérialisation fiscale dans son ensemble : sa dimension internationale et sa capacité à accompagner la dynamique d'intégration qui est celle de chaque écosystème dans tous leurs échanges BtoB. Plusieurs pistes existent, qui sont investiguées par certains donneurs d'ordre. Parmi elles, l'idée d'un flux de données à la fois structurées ET signées fait son chemin : elle a le mérite d'allier les avantages des deux solutions, surtout dans un contexte international.

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