Pandémie mobilité et téléphonie IP dans les entreprises
La menace de la pandémie place la mobilité et la téléphonie sur IP au cœur de l’actualité des entreprises. Mobiles oui, mais comment et pour quoi faire ? Il convient de ne pas confondre mobilité avec profusion de moyens de communication, et de choisir les bons outils…
L'entreprise se trouve de plus en plus disposée à favoriser la mobilité et le travail à distance de ses employés, les motivations pouvant être de nature écologique ou économique, mais aussi en raison des risques actuels de pandémie. Alors que la plus grande crainte des chefs d'entreprise est de devoir faire face à une vague d'absentéisme sans précédent - le gouvernement évoque un taux d'absentéisme pouvant atteindre 40% - doter les employés d'outils facilitant leur mobilité peut être une bonne mesure de protection qui permettra à l'entreprise de maintenir un niveau d'activité optimal en cas de développement de l'épidémie.
Mobiles oui, mais comment et pour quoi faire ? Les besoins des entreprises et des utilisateurs sont variés et les différentes solutions de mobilité disponibles sur le marché sont parfois surdimensionnées eu égard aux besoins réels. Par exemple, une personne travaillant à l'accueil d'un établissement hôtelier pourra avoir besoin de s'éloigner ponctuellement de quelques dizaines de mètres de son poste de travail. Pourquoi dans ce cas l'équiper d'un deuxième poste téléphonique - sans fil - alors qu'un poste téléphonique fixe doté d'un combiné sans fil DECT pourrait faire l'affaire ? Il convient donc de définir, précisément et en amont, les besoins réels de chaque utilisateur et de vérifier que les applications de téléphonie sur IP qui seront utilisées permettent des déploiements sur mesure en adéquation avec la réalité des besoins de chaque utilisateur.
Portabilité et dématérialisation des espaces de travail
Dans cette analyse, deux notions doivent être appréhendées : portabilité et dématérialisation des espaces de travail. Idéalement, un espace de travail devrait pouvoir être interchangeable, mobile, disponible en toute circonstance, qu'il s'agisse d'occuper temporairement un bureau sur un autre site de l'entreprise ou de travailler dans une chambre d'hôtel. Ce poste de travail dématérialisé doit permettre à l'utilisateur d'accéder à l'ensemble de ses données et de ses applications et surtout, à ses outils et automatismes de travail. Mais il sera également utile de s'intéresser aux modes de déplacement des utilisateurs. S'agit-il d'utiliser temporairement un autre poste de travail dans l'entreprise, ou de se déplacer sans disposer de bureau ? En d'autres termes, faut-il parler d'itinérance ou de nomadisme ?
Travailler à distance - Si l'on ne peut pas encore parler de franc succès dans l'hexagone, le télétravail est néanmoins sous les feux de la rampe, en grande partie grâce aux efforts menés par le gouvernement pour favoriser son adoption en raison du risque de pandémie. Offrant de nombreux avantages, il permet également à l'entreprise de réduire sa facture immobilière, de simplifier son plan de continuité d'activité (PCA) et de réduire son empreinte écologique. En outre, le télétravail peut être perçu par les employés comme un moyen d'équilibrer harmonieusement vie professionnelle et vie privée. En cas d'indisponibilité des locaux (sinistre) ou d'impossibilité pour les employés de se réunir (notamment lors d'une pandémie) il permettra ainsi de minimiser une perte de productivité inévitable.
Une solution de télétravail doit permettre de dupliquer en toute transparence le poste téléphonique de l'employé, à son domicile. Mais dans le cas présent, cette solution se doit aussi de pouvoir être mise en œuvre très simplement et fournir un service de téléphonie équivalent à celui offert dans l'entreprise en termes de fiabilité et de disponibilité. Elle doit donc pouvoir être installée très rapidement par l'utilisateur sans modifier son installation résidentielle, et un secours doit être assuré par une interface analogique intégrée au poste téléphonique en cas d'indisponibilité de la connexion internet.
Être joignable à tout moment, même en déplacement - Deux approches complémentaires de la mobilité permettent de poursuivre son travail en toute circonstance. La première consiste à transporter une communication téléphonique en cours. Différentes applications permettent de poursuivre une conversation commencée dans un endroit donné, par exemple sur un poste de bureau, en utilisant un autre moyen de communication, par exemple un téléphone GSM, ou en passant par différents postes téléphoniques, mobiles ou fixes, et différents réseaux, WiFi (privés ou publics), analogiques, etc. La deuxième consiste à affecter à l'utilisateur un numéro unique qui lui permettra d'être joint sur l'ensemble des postes téléphoniques de son groupement d'appel personnel (poste de bureau, GSM, poste résidentiel, à l'hôtel, à l'hôpital, sur le portable d'un collègue...). Idéalement, ces solutions doivent être compatibles avec n'importe quel type de poste téléphonique, mobile ou fixe, et faire partie intégrante du système de téléphonie de l'entreprise.
Enfin, les applications de téléconférence ont également un rôle important à jouer dans les plans de continuité d'activité des entreprises. Souvent plébiscitées par les télé-travailleurs, elles permettent de faciliter la collaboration entre les équipes sans impacter le budget de l'entreprise et illustrent une attitude écologiquement responsable. Pour être adoptées par le plus grand nombre possible d'utilisateurs, elles se doivent toutefois d'être simples à utiliser et offrent, par exemple, la possibilité de connecter les participants à partir du poste téléphonique ou d'un simple clic de souris.