La méthodologie, arme fatale des PME pour répondre aux enjeux ERP

La mise en œuvre d'un ERP est un engagement fort pour toute une organisation qui bouleverse ainsi son système d’information au profit de nombreux avantages. Les PME doivent se montrer particulièrement vigilantes.

Ces dernières années, le marché des ERP a évolué en impactant la durée de vie d’un projet, qui doit souvent être terminé plus rapidement qu’auparavant. Au regard de ces changements, la maîtrise d’œuvre doit savoir faire évoluer ses méthodologies d’intégration et passer d’un mode traditionnel et séquentiel vers un mode plus simple et itératif. Voici quelques réponses face aux inconvénients d'un ERP dans une PME.

Coût élevé, lourdeur et rigidité de mise en oeuvre

Un projet d'intégration d'un ERP est souvent un investissement important pour une entreprise et peut être vu comme un risque financier. Ainsi, la méthodologie doit être plus ou moins directive en reposant sur une démarche d'exploitation standard de la solution proposée. Il est clair que l'entreprise devra si besoin s'adapter à l'outil et alors changer son organisation, mais cela se fera au profit de l'utilisation standard de l'ERP et donc d'un « coût de possession » au final plus avantageux tout en respectant son budget.

Il existe d'autres fondamentaux clés dans cette méthodologie et sur lesquels il faut mettre un accent particulier pour limiter ce risque économique. A titre d'exemple, je citerai :

Le rôle du chef de projet est majeur dans la mise en œuvre d'une organisation méthodologique, afin que l'implémentation de l'ERP réponde aux attentes de l'entreprise et qu'elle soit livrée dans les conditions de coûts et de délais prévues initialement au contrat.

Définir le planning, les phases et les jalons est également un moyen sûr de maîtriser les étapes du projet, les délais et le coût.

La validation des livrables par la maitrise d'ouvrage est primordiale. Elle permet de maîtriser la conformité face au projet initial et de s'adapter aux nouvelles contraintes, dues aux aléas et imprévus et donc de maîtriser le coût du projet.

Pour éviter une rigidité dans la mise en œuvre du projet, la méthodologie doit reposer sur une démarche itérative dès la phase d'analyse et, sous certaines conditions, le maquettage des besoins spécifiques afin que le client puisse appréhender et valider la conception efficacement et sereinement tout en s'impliquant dès le début du projet.

Nécessité de connaître les besoins métiers et les processus de l'entreprise

L'analyse est la phase la plus importante dans le déroulement d'un projet. Elle a pour objectif d'exprimer sur le plan fonctionnel les solutions à réaliser. Il est donc essentiel que l'expression de besoin soit décrite par le client de manière complète, non ambiguë et qu'elle soit comprise par les consultants. En d'autres termes, la maîtrise d'ouvrage doit être capable d'exprimer le « QUOI » et la maîtrise d'œuvre de proposer le « COMMENT ». C'est pourquoi, au-delà de la constitution des équipes et de leur fonctionnement qui sont bien sûr un pré-requis indispensable au projet, il y a un principe clé incontournable : s'assurer préalablement que chaque intervenant ait les compétences métiers requises pour sa fonction et soit capable d'exprimer les besoins métiers de son entreprise.

Difficultés d'appropriation par les utilisateurs finaux de l'entreprise

L'autonomie des utilisateurs est primordiale dans la réussite d'un projet. C'est dans cet esprit qu'il faut toujours mettre en avant le principe de « transfert de compétence continue » durant le projet, afin que l'appropriation se fasse de manière efficace et permette très rapidement une implication plus forte de l'équipe projet client.

L'ERP peut être parfois sous utilisé

Il peut arriver que le périmètre de L'ERP soit plus large que les besoins de l'entreprise. L'appropriation de la solution par l'équipe projet, au travers du transfert de compétence, leur permettra également d'optimiser l'utilisation de l'ERP. La démarche méthodologique peut alors se structurer en deux étapes : d'abord répondre au cahier des charges, puis passer à une phase qualitative consistant à optimiser et en enrichir la solution après sa mise en exploitation.

Une maintenance continue

Plus les besoins de l'entreprise seront intégrés avec des fonctionnalités standard de la solution, plus simple en sera sa maintenance. Pour des PME de taille moyenne, une méthodologie dite « standard édition », offre l'avantage de partir d'un pré-paramétré et de rester dans une solution standard. Dans ce contexte, sont proposés de plus en plus des composants métier qui évitent ainsi de rajouter des développements spécifiques lourds dans l'ERP standard, par exemple un module activité de service, Qualité GQAO, GMS, interface web saisie des temps et note de frais...

Conclusion

La mise en place d'un ERP, en particulier la solution Sage X3, et de ses composants, exige une méthodologie rigoureuse car elle doit tenir compte des enjeux de l'entreprise et de ses spécificités. L'objectif est de proposer une méthode qui se veut pragmatique et adaptable simplement selon la taille des projets. Il en existe plusieurs (mode projet, standard édition avec offre packagée, action formation, en mode hébergement SaaS, solutions Open Source...), c'est pourquoi il est essentiel que l'entreprise valide le choix de ses partenaires éditeur et intégrateur dans le cadre de son projet d'implémentation ERP.

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