Cinq facteurs clés en faveur des services de gestion documentaire

Les services de numérisation de documents sont amenés à jouer un rôle croissant sur le marché des services d'impression gérés.

Le modèle économique instauré par les services d'impression gérés (ou MPS pour  Managed Print Services) a révolutionné le secteur de l'imagerie et de l'impression.

La crise économique récente a renforcé la principale motivation en faveur de l'adoption de services d'impression gérés, à savoir la réduction des coûts via la rationalisation des opérations d'impression. Mais elle a également accru l'exigence des clients pour résoudre deux autres facteurs de l'équation des coûts : l'augmentation de la productivité et l'automatisation des processus métier.
C'est la raison pour laquelle les entreprises intègrent aujourd'hui des services de gestion documentaire (ou MDS pour Managed Document Services) à leur environnement d'impression.

Les entreprises exercent toujours plus de pression sur les fournisseurs de services d'impressions pour optimiser de façon continue et quantifiable leurs processus d'imagerie et d'impression. Les fournisseurs doivent aller au-delà de la simple gestion de l'infrastructure d'impression, en permettant notamment l'automatisation des processus et des flux documentaires.
De ce fait, les services de numérisation de documents sont amenés à jouer un rôle croissant sur le marché des services d'impression gérés, en apportant des capacités de numérisation et de traitement front-office de documents produits par des multifonctions de réseau.

Les fournisseurs qui privilégient uniquement la production documentaire et la réduction des coûts d'impression n'offrent que des solutions partielles. Les services d'impression gérés doivent permettre une utilisation optimale des documents tout au long de leur cycle de vie, de leur numérisation jusqu'à leur distribution, par la mise en place de services de gestion documentaire qui répondent à un modèle global incluant une localisation dans plusieurs langues et un support international cohérent. Il s'agit là d'une condition essentielle aux gains de productivité et aux économies promis par les services d'impression gérés.

L'automatisation des travaux de numérisation et de traitement des documents permettra aux fournisseurs de solutions d'imagerie et d'impression et à leurs clients de tirer pleinement parti des initiatives impliquant des services d'impression gérés. Le marché des services d'impression gérés offre un potentiel de croissance énorme pour les acteurs qui seront en mesure d'offrir des solutions complètes répondant aux besoins de leurs clients en matière de services de gestion documentaire. Selon Photizo Group, ce marché est passé de 14 à 17 milliards d'euros entre 2008 et 2009, et devrait atteindre 48 milliards d'euros d'ici 2014.

Les cinq facteurs clés en faveur des services de gestion documentaire

1. Automatiser la production de documents depuis n'importe quel périphérique

L'environnement économique actuel pousse de plus en plus de clients à rechercher des solutions innovantes pour exploiter au maximum leurs multifonctions existants plutôt qu'à investir dans de nouveaux équipements. Cette réalité souligne l'importance pour les fournisseurs de services d'impression d'offrir un support multimarque couvrant un large éventail de multifonctions.

Dans la même logique, les logiciels de numérisation de documents doivent fournir aux utilisateurs une interface intuitive, capable de prendre en charge les flux de travail ad hoc ou complexes sur tout type de périphérique (multifonction, périphérique portable, de bureau, etc.). Cette approche distribuée permet de raccourcir la courbe d'apprentissage des utilisateurs et de réduire le coût total de possession, tout en améliorant le taux de rendement des opérations de numérisation, ce qui contribue à optimiser les processus métier.

2. Valoriser les investissements logiciels existants

L'automatisation de la production de documents ne doit pas se limiter à la numérisation et à l'envoi automatique de documents par e-mail (via la touche Scan to Email), ni au transfert des documents capturés vers des référentiels centralisés.

Une solution complète doit pouvoir s'intégrer aux environnements professionnels les plus variés, tels qu'à des systèmes de gestion de contenus, de comptabilité et de développement, et offrir des fonctionnalités de traitement avancé des documents, comme le traitement de formulaires, la conversion de documents et la reconnaissance libre.

Les multifonctions se positionnent ainsi à l'avant-poste des flux documentaires stratégiques, conférant ainsi de la valeur ajoutée à la solution.

3. Favoriser les déploiements rapides, reproductibles et rentables

Pour se démarquer de la concurrence, les fournisseurs de services d'impression doivent proposer des solutions verticales sur mesure. Les logiciels et les services leur offrent un moyen idéal de fournir ces solutions à forte valeur ajoutée.

Au travers de kits de développement logiciel (SDK) qui permettent de créer rapidement des solutions d'automatisation de flux documentaires personnalisés et reproductibles, les logiciels de numérisation et de traitement des documents représentent un réel facteur de différentiation pour les fournisseurs.

Ces kits aident les fournisseurs de services d'impression gérés à développer des interfaces personnalisées au niveau des multifonctions, qui les connectent directement aux applications de traitement de documents et aux applications back-end. Les SDK de logiciels de numérisation de documents devraient épargner aux développeurs les difficultés liées à l'adaptation des applications aux différentes plates-formes de numérisation sur multifonction.

4. Garantir l'authentification, l'audit et la mise en conformité

Les fournisseurs de services d'impression doivent permettre l'authentification et l'audit de toutes les activités d'imagerie et d'impression, dans l'optique d'un contrôle des coûts et d'une prise en charge des activités de mise en conformité.

Pour ce faire, il est essentiel que les applications de numérisation génèrent des données granulaires (identifiant du périphérique multifonction, utilisateur à l'origine de l'opération, heure d'exécution de la tâche, destination du document numérisé, etc.) pouvant être exploitées par les systèmes administratifs des services d'impression gérés.

Grâce à ces informations, les entreprises pourront évaluer avec précision la durée et le coût d'exécution de leurs processus métier, à des fins d'optimisation. Elles pourront en outre développer des applications de refacturation des coûts imputables à chaque flux documentaire, pour des performances optimales.

5. Fournir des produits et un support d'envergure internationale

Les services d'impression gérés offrent un modèle économique capable d'optimiser les équipements et les processus à l'échelle de toute une entreprise, de son siège social à ses succursales internationales. Ce modèle doit être intégralement pris en charge par les logiciels de numérisation, au travers d'interfaces disponibles dans la langue des utilisateurs, afin de leur proposer un environnement convivial et familier, où qu'ils se trouvent dans le monde.
 Les éditeurs de logiciels doivent par ailleurs proposer des services internationaux de support technique de proximité, afin de répondre aux attentes des fournisseurs de solutions d'impression et de leurs clients, dans le cadre de contrats multinationaux de services d'impression gérés. Ils doivent également fournir une solution assurant une prise en charge intégrale des flux de travail, depuis les multifonctions jusqu'aux équipements portables et de bureau.

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