Energie : l'art de gérer ses ressources

Fortement réglementé, le secteur de l'énergie est un élément crucial et stratégique d'un point de vue économique, politique, mais aussi informatique. Focus sur la gestion des données d'entreprises qui fournissent des services d'utilité publique.

Une gestion efficace des ressources est essentielle pour les opérations quotidiennes des entreprises appartenant aux secteurs industriels comme l'industrie pétrolière et gazière, l'énergie et les télécommunications. Et elle est d'autant plus cruciale quand il s'agit d'entreprises qui fournissent des services d'utilité publique. Ces entreprises possèdent des milliers d'actifs (machines, camions, pipelines, commutateurs, bâtiments, pièces détachées...) qui doivent faire l'objet d'un suivi et d'un entretien, pour des raisons commerciales évidentes, mais aussi afin de se conformer à la réglementation en vigueur. Ces ressources peuvent être décomposées en sous éléments, à la manière de poupées russes.
 
Afin de garantir une gestion réussie des ressources, véritable capital stratégique de l'entreprise, et pour éviter certaines dépenses considérables et inutiles, la constitution de rapports précis est primordiale. Par ailleurs, la qualité et le détail de ces rapports sont des critères qui sont d'ores et déjà encadrés dans un certain nombre de branches de l'industrie. Pour les entreprises qui fournissent des services d'utilité publique, ces critères sont de plus en plus importants et contraignants
 
Une réglementation nécessaire
Le secteur de l'eau illustre parfaitement ce besoin croissant de réglementation.  Par exemple, dans un plan stratégique récent détaillant une réglementation plus stricte, Ofwat[1] affirmait son intention de "prendre les mesures qui s'imposent si des données sont inappropriées ou si la performance de l'entreprise est médiocre... et nous réaliserons des contrôles détaillés des données sources sous-jacentes afin de vérifier leur exhaustivité et leur exactitude lorsque nous l'estimerons nécessaire. " On attend clairement de toutes les compagnies des eaux, qu'elles établissent des rapports précis sur leurs ressources (des conduites d'eau jusqu'aux infrastructures de formation) et surtout sur les travaux d'entretien réalisés sur ces ressources. Afin d'établir des rapports précis, une entreprise doit néanmoins disposer de données complètes et actualisées sur les principales ressources.
 
Ces données correctes et fiables, si cruciales pour l'établissement de rapports précis, doivent couvrir les domaines suivants :

travaux d'entretien réalisés sur l'infrastructure,

acquisition de nouvelles infrastructures,

définition et obtention d'indicateurs courants du niveau de service, utilisés pour rendre compte de l'état des différentes ressources et infrastructures,

fourniture du service, par ex. pression dans le réseau de distribution d'eau, interruptions de la distribution d'eau,

gestion financière, par ex. coordonnées de facturation, factures adressées aux clients et factures fournisseur,

inondations et crises, par ex. comment sont résolus ces incidents et quels enseignements on peut en tirer.

 
Les entreprises qui fournissent des services d'utilité publique, comme n'importe quelle autre entreprise, sont en mesure d'apporter une importante valeur ajoutée à leur activité, simplement en créant une vue d'ensemble unique de leurs principales ressources, que celles-ci représentent un réseau de conduites ou la gestion du personnel. Etablir une vue unifiée des ressources permet de mieux connaître l'état de ces ressources et les exigences qui y sont associées. La création de rapports clairs et précis dans ces domaines permettrait par ailleurs aux entreprises d'éliminer les coûts inutiles, et une analyse minutieuse des données les aiderait à améliorer leur efficacité opérationnelle. 
 
Où en sommes-nous aujourd'hui ?
Au début des années 90, la gestion et l'entretien des ressources étaient regroupés sous l'expression MRO (maintenance, repairs and operations -Entretien, Réparation et Exploitation). Ces tâches étaient réalisées par le biais de bases de données rudimentaires, ou le plus souvent avec des systèmes de classement papier. Aujourd'hui, ces tâches sont assurées principalement au travers d'un système de gestion intégrée des ressources (ERP) ou un système de gestion des actifs d'entreprise (EAM). Ce dernier est un système conçu pour les besoins spécifiques du suivi des ressources, de l'entretien et des pièces associées à ces ressources.
 
Malgré les avantages offerts par les systèmes EAM, des problèmes peuvent apparaître. Par exemple, un professionnel de l'entretien répare une conduite d'eau, mais ne consigne pas de manière appropriée une partie ou l'intégralité des travaux réalisés. Les données relatives à ces ressources en particulier sont alors corrompues et risquent d'entraîner des opérations d'entretien supplémentaires, et donc des coûts importants et inutiles.

Ce genre de situation peut se produire partout où des ressources sont associées à des dossiers ou des enregistrements en double. Cette vue d'ensemble incomplète et incohérente des ressources est susceptible d'aboutir à des informations incorrectes sur le plan de la garantie et à l'attribution inutile de procédures de sécurité pour chaque groupe de ressources. Autre problème assez courant : l'absence de rapports précis sur les pièces utilisées pour les tâches d'entretien, de réparation et d'exploitation. On obtient alors un stock de pièces insuffisant, ou au contraire excessif.
 
Pour être efficace, un programme a besoin d'informations pertinentes. Les données utilisées pour les systèmes ERP ou EAM déterminent le succès ou l'échec de l'opération. Par exemple, il y a quelques années, une entreprise payait plusieurs milliers d'euros par mois pour entretenir une porte de service dans son service d'expédition. Les données relatives à la porte étaient hétérogènes et sans lien entre elles. Par exemple, les données sur la garantie n'étaient pas reliées aux données relatives à l'entretien réalisé sur la porte. L'entreprise a finalement regroupé ses données, découvrant alors que la porte était encore sous garantie et que le fournisseur était tenu de lui fournir une nouvelle porte gratuitement.
 
De la même manière que des données clients de mauvaise qualité sont susceptibles de ruiner l'efficacité d'une campagne marketing, des données de mauvaise qualité sur les ressources et l'entretien peuvent sérieusement affecter la capacité d'une entreprise qui fournit des services d'utilité publique, à suivre efficacement les opérations réalisées sur ses ressources, les coûts associés à ces opérations, les pièces des machines utilisées et les informations essentielles à une exploitation performante.
 
Centralisation et gestion
L'utilisation simultanée de nombreux systèmes de gestion des ressources peut s'avérer tout aussi périlleuse que l'utilisation des anciens systèmes de classement papier. S'il existe une usine dotée d'un système EAM en région Parisienne et une usine dotée d'un système ERP  à Toulouse, il est vraisemblablement possible de suivre l'entretien et d'autres ressources dans les deux systèmes. Il est cependant possible que l'entreprise ait conclu des contrats de garantie, des partenariats avec des fournisseurs, des contrats de fourniture de pièces MRO ou d'autres accords qui concernent toute l'entreprise, mais qui ne sont pas partagés par les deux systèmes.
 
De nombreuses entreprises du secteur de l'énergie ont ainsi décidé de réaliser des migrations de données afin de centraliser les informations. Cela leur permet de contrôler l'exactitude et l'exhaustivité des informations, d'analyser les résultats et de prendre de meilleures décisions. Prenons l'exemple du processus d'approvisionnement dans lequel l'analyse des informations détermine le retour sur investissement. Si une entreprise détermine avec précision son planning de maintenance et d'entretien, elle sera en mesure de prendre des décisions d'approvisionnement plus efficaces et réduira la quantité de stock inutile qui prend la poussière dans l'entrepôt. 
 
Dans les entreprises possédant une grande quantité de ressources de production ou d'infrastructure, il est essentiel de disposer de données exactes et fiables qui viendront étayer la stratégie de gestion des ressources. Une gestion des données adaptée et réfléchie est entendue par tous comme étant une solution à la problématique des données. La gestion des données englobe les individus, les processus et les technologies afin de former une vue d'ensemble claire et complète des données d'une entreprise.

Cela exige souvent d'établir un lien entre le département IT en charge du traitement et du stockage des données, et les utilisateurs métiers qui savent de quel type de données ils ont besoin au quotidien pour réaliser leurs opérations. Cette approche aboutit à un ensemble codifié de 'règles métiers' que les entreprises peuvent automatiquement utiliser pour gérer des données dans de multiples systèmes. Cela permet également d'attribuer clairement la responsabilité de la validité et de l'exactitude des données, et d'établir des structures de suivi  et de surveillance, qui peuvent contribuer à identifier les processus liés au problème de qualité des données.
 
Les avantages qu'il y a à disposer de données précises et accessibles sont nombreux. Non seulement, cela améliore considérablement l'efficacité opérationnelle et réduit les coûts, mais une bonne qualité des données peut être également utilisée pour détecter les risques éventuels ou réaliser des analyses de veille stratégique. Il n'existe pas de solution miracle pour obtenir des données saines et fiables. Cependant, les entreprises qui seront capables de gérer la problématique des données obtiendront une nette amélioration de leur efficacité opérationnelle, une réduction de leurs coûts et un réseau de ressources plus performant.