Là où il y a de la GED, il n'y a pas forcément de contrainte pour les collaborateurs
Les systèmes de GED sont loin d’intégrer l’ensemble des documents présents dans les différents environnements du SI. Avec le cas du poste de travail, sur lequel nombre d’informations utilisées au quotidien sont peu ou pas partagées entre les collaborateurs faute d’accès simplifié à la GED.
Face à ce constat, il est important de mettre en place les outils pour les intégrer à un système de gestion de contenu de nouvelle génération sans effort ni contrainte pour l’utilisateur.
Simplifier le dépôt de documents du
poste de travail dans la GED
Il convient de remplacer le processus traditionnel de
dépôt dans la GED, qui nécessite de nombreuses étapes et changements
applicatifs (enregistrer le document
sur le bureau ou le serveur de fichier, puis ouverture de la GED, recherche du
fichier, téléchargement du fichier dans la GED, description manuelle des
méta-données…) par une approche intégrée et « sans douleur »
pour l’utilisateur. En une seule action (glisser-déposer, imprimer ou
enregistrer sous) les documents de l’explorateur Windows ou des
applications bureautiques et métier sont directement déposés, versionnés et les
métadonnées décrites dans la GED, sans perte de temps ni interruption.
Lutter contre le
cloisonnement de l’information
Une telle prise en compte des documents du poste de
travail a pour objectif de lutter contre le principal facteur d’échec des
projets ECM : la difficulté de mettre en œuvre des processus de
contribution et de partage d’informations simples et efficaces. Il est donc
stratégique de décloisonner l’accès à l’information répartie sur les postes de
travail des collaborateurs de l’entreprise. Les outils du quotidien se
positionnent alors comme des sources d’approvisionnement actives du système de
gestion de contenu.
Pour garantir le
succès des projets ECM nouvelle génération
Les nouveaux systèmes de Gestion de Contenu se distinguent en effet par des
caractéristiques comme l’ouverture sur l’ensemble des environnements du
SI, la simplicité de mise en œuvre par rapport aux environnements
traditionnels, ou encore la prise en compte des règles métiers des entreprises…
Simplifier l’ensemble des étapes de dépôt et de
consultation de documents côté utilisateurs finaux permet donc de garantir le
succès de ce type de projet. La GED n’est ainsi pas perçue comme contraignante,
mais plutôt comme génératrice de productivité.
Et gagner en
productivité, partage et efficacité
A l’image d’autres solutions, les outils d’ECM continuent
donc d’évoluer pour agréger un contenu hétérogène en forte croissance. Provenant
de nombreux applicatifs et points d’accès, ce dernier doit être intégré dans
une logique globale pour générer de la valeur et permettre à l’entreprise de
capitaliser sur son patrimoine numérique. Cette hétérogénéité, et la complexité
inhérente qui l’accompagne, ne doit pas devenir un poids supplémentaire pour
les utilisateurs. Dans cette optique, l’intégration au poste de travail, doit
faire partie de tout dispositif de GED transverse, afin d’atteindre les
objectifs de productivité, de partage et d’efficacité de tels projets.