Pour les données aussi, les derniers mètres sont les plus difficiles…

Dans une conjoncture tendue, les économies sont bonnes à prendre. Surtout celles qui réduisent les temps de cycle et fiabilisent les processus. La dématérialisation ouvre de réelles perspectives, à condition de penser au-delà des fichiers transmis par e-mails.

Le rôle des flux d’information dans la structure de coût et la vitesse d’exécution est évident. Qui oserait transmettre des informations urgentes avec un pigeon voyageur ? C’est cependant ce que beaucoup font régulièrement, en passant des PDF ou des fichiers bureautiques par e-mail.

PDF, extranet ou EDI ?
Oui, le mail est rapide : il va instantanément d’un bout du monde à l’autre. Mais après… comment sont exploitées les informations. Le mail qui arrive d’Inde en 7 secondes va attendre dans la boite de réception (ou stagner dans les « indésirables ») que le destinataire s’en occupe, c’est-à-dire d’intègre dans son système d’information les données enfermées dans le mail ou ses pièces jointes. Ce temps d’exploitation de l’information limite la performance du cycle global. Sans compter sur le risque d’erreur de destinataire, de raté, de perte… Un peu comme le camion qui est rapide sur l’autoroute et se retrouve englué dans la circulation urbaine ; or ce n’est pas parce qu’on a passé le péage que la livraison est effective.
Comment faire alors ? Une solution est l’EDI ou l’intégration technique.
C’est coûteux et long, contraignant et pas forcément souple. Impossible donc de l’étendre à tous ses partenaires, sans parler de l’international. Les plus gros sont opérationnels ; restent les autres, plus modestes et plus nombreux… Or la performance globale n’est pas déterminée par celle des meilleurs, mais par les maillons faibles.

Autre possibilité, mettre en œuvre des portails et extranets où les partenaires viendront saisir leurs informations. Y’en a qui ont essayé… ils ont découvert la résistance de ces partenaires qui disposent de leurs propres outils de gestion et qui n’ont pas envie de passer leur temps à tout ressaisir dans N extranets différents ou de s’acquitter des droits de connexions à M outils spécifiques, souvent propriétaires (un par donneur d’ordres).

Sans compter que l’intégration, les portails ou les solutions tierces ne peuvent être déployées que lorsque le rapport de force le permet. Or il n’est pas nécessaire d’être un grand constructeur automobile ou leader de la distribution pour vouloir optimiser ses flux d’informations. Le sujet concerne tout le monde.

Le « PDF to XML » existe
Et si l’émetteur pouvait travailler avec ses propres outils pour réaliser le fichier, puis l’envoyer en quelques instants à son destinataire sous la forme d’un fichier structuré comme ce dernier le souhaite... ? Et si cela se passait via un protocole technique automatisé qui permette d’exploiter instantanément les informations, d’assurer la sécurité et la traçabilité des flux… ? Les bénéfices de l’intégration des données dans le système du destinataire, sans les contraintes de mise en œuvre chez l’émetteur. Les avantages de l’EDI sans les conditions de mise en œuvre.

Science fiction ? Non réalité. Le PDF to XML existe et facilite la circulation des informations entre entreprises. Pour l’émetteur il suffit de mettre au format PDF les informations issues de ses outils (état, facture, bordereau de livraison…), et hop, par la magie de l’opérateur, les informations sont livrées sous forme exploitable au destinataire. Tout le monde sait faire un PDF, donc tout le monde peut désormais faire un flux structuré. Même la plus petite entreprise.

Cette possibilité modifie les relations entre partenaires car elle fluidifie les échanges d’informations et leur traitement. Les informations sont traitées plus rapidement ; les tâches sans valeur ajoutée (saisie, impression...) disparaissent et le temps qu’elles requéraient est libéré pour faire d’autres choses. Dans la supply-chain où les flux d’information sont nombreux et importants, et concernent de nombreux acteurs éparpillées entre de nombreuses organisations diverses, cette opportunité permet de repenser les échanges d’informations. Il devient possible d’exploiter, enfin, les poches de productivité importantes qui subsistent à cause des nombreuses manipulations manuelles d’informations.
La limite que constituait le traitement de l’information saute, permettant au passage d’accroître la réactivité grâce à l’intégration directe, partout où c’est nécessaire, des données émises par chacun des participants au cycle opérationnel. Enfin, de la véritable dématérialisation… qui va au-delà de remplacer le papier par son succédané virtuel le PDF, et rend les données exploitables et interopérables.

Autour du même sujet