Les enjeux des solutions d’imagerie numérique : gestion hybride du document, stockage et mobilité

La recherche de la productivité est plus que jamais au cœur des préoccupations des entreprises. Avec cette recherche de chaque instant, ce sont de nouveaux débouchés qui se profilent pour la vente de solutions bureautiques mieux intégrées et plus performantes.

Si les utilisateurs ont exprimé une curiosité croissante pour les solutions de gestion de documents au cours de l'année passée, rares sont ceux à avoir pleinement saisi l'étendue des possibilités que peuvent leur offrir ces solutions. C'est pourquoi l'effort de sensibilisation aux capacités des imprimantes multifonctions de dernière génération doit se poursuivre. En effet, ces multifonctions sont non seulement souvent sous-exploités, mais ils ne sont quasiment jamais connectés aux flux documentaires des entreprises.
L'impression étant accessible à tous et pour tous, la majorité des utilisateurs a compris les avantages offerts par les services de gestion des impressions. Il leur est en effet évident que la réduction du coût par page imprimée, la consolidation des périphériques ou bien encore la réduction du nombre de ressources physiques qui en découle sont autant d'avantages financiers dont ils peuvent profiter.
Mais il reste à faire prendre conscience aux utilisateurs du potentiel que peut leur offrir une gestion conjointe de leurs activités d'impression et de numérisation.  Cette association ouvre la voie à une « gestion de documents hybride », c'est-à-dire la convergence entre flux de travail papier et flux de travail numériques.
De par leurs capacités natives de copie, d'impression, de télécopie et de numérisation, les imprimantes et copieurs multifonctions sont tout naturellement destinés à la gestion de documents hybride. Il suffit à la solution logicielle qui les équipe d'être conçue et optimisée pour ce nouveau mode de gestion.
Même si les flux d'impression et de numérisation sont deux processus distincts, leur complémentarité apparaît comme évidente lorsqu'ils prennent la forme de processus métier exécutés depuis le même multifonction connecté en réseau. Lorsqu'ils doivent faire le choix entre impression et numérisation depuis un multifonction - et si ce dernier est équipé d'un logiciel qui permet une exécution simple et rapide de ces tâches - les utilisateurs prennent massivement la décision la plus économique et la plus productive.
En plus de constituer une fantastique opportunité commerciale, ceci ouvre aux clients la perspective de rentabiliser davantage encore des périphériques qu'ils achètent ou qu'ils possèdent déjà. L'enjeu actuel est de sensibiliser toujours plus d'utilisateurs à la gestion de documents hybride, et de leur expliquer qu'une intégration unifiée de leurs documents papier et de leurs informations numériques peut être synonyme d'économies et de pérennité pour leur entreprise. Et dans le même temps, les gains de productivité obtenus renforceront la relation entre le fournisseur de services et le client.

Gestion de documents en ligne
En complément de solutions unifiées d'impression et de numérisation, la naissance du « cloud computing » constitue une opportunité sans précédent pour améliorer les processus métier des clients.
Même si la polyvalence et le potentiel des services de stockage en ligne ne sont plus à démontrer, leur utilisation comme argument de vente n'est encore que trop rare. Ces services jouent pourtant un rôle essentiel dans la gestion de documents hybride, en garantissant l'accès aux documents numérisés depuis n'importe quel périphérique, ainsi que l'impression de ces documents sur n'importe quel multifonction connecté au site de stockage en ligne.
Les multifonctions ainsi connectés et dotés de fonctions de numérisation vers le cloud offrent un avantage concurrentiel de taille aux distributeurs et aux professionnels. Bien plus qu'une nouvelle fonctionnalité, ils leur permettent de proposer à leurs clients un moyen plus rapide et plus efficace de mener leurs activités au quotidien.
La question des moyens à utiliser pour développer les ventes auprès des clients existants ou pour gagner de nouveaux partenaires ne cesse de se poser. L'objectif de tout fournisseur est de proposer aux utilisateurs des solutions attrayantes, avec une forte valeur ajoutée. Un autre point important est de veiller à ce que ces solutions s'intègrent au modèle de distribution déjà en place. Elles seront alors plus simples à installer, à gérer et à entretenir, et apparaîtront comme moins risquées aux yeux des utilisateurs.
En outre, l'impact limité sur l'infrastructure informatique est un critère d'adoption déterminant.  Si les grandes entreprises se sont globalement montrées prudentes quant à l'intégration de services de stockage en ligne à leurs flux documentaires, les petites et moyennes entreprises ont eu recours très tôt à cette innovation.
Les PME qui n'ont pas le besoin, l'envie, ou les moyens d'investir dans un système de gestion documentaire sur site se sont naturellement tournées vers les services de stockage en ligne. Pour répondre à leurs attentes, les fournisseurs de services gérés se tiennent désormais prêts à leur offrir des solutions à forte valeur ajoutée.
Paradoxalement, les services de stockage en ligne les plus connus (Evernote, Google Documents, Salesforce, etc.) retiennent l'attention des utilisateurs alors qu'ils ne proposent aucune fonction de numérisation de documents papier, qui constitue pourtant la pierre angulaire sur laquelle repose la gestion de documents hybride. Les partenaires peuvent donc exploiter ce point faible en proposant des extensions ingénieuses qui feront du stockage en ligne une solution couramment utilisée dans un avenir proche.
Il est également intéressant de noter qu'un nombre croissant de partenaires proposent des services de capture de documents et de gestion des impressions à travers une infrastructure hébergée en ligne, épargnant ainsi aux utilisateurs la gestion complexe du serveur.

L'impact des périphériques mobiles
Les services de stockage en ligne sont le complément naturel des smartphones, tablettes et autres périphériques mobiles qui ont envahi notre quotidien. Le cabinet d'études IDC a révélé que les ventes d'appareils mobiles devraient pour la première fois dépasser celles de PC et d'ordinateurs portables cette année, et que les 85 milliards de téléchargements attendus d'applis mobiles devraient générer plus de revenus que le marché de l'informatique grand public.
On estime également qu'environ trois professionnels sur cinq ont recours à un appareil mobile pour consulter ou gérer des informations liées à leur travail en dehors du bureau.
Enfin, les services de stockage en ligne attirent chaque jour des milliers de nouveaux inscrits qui viennent s'ajouter aux millions d'utilisateurs qui impriment, transfèrent, convertissent ou envoient des documents du bout des doigts.
Combinées à la simplicité d'utilisation et aux capacités de stockage illimitées des serveurs en ligne, les fonctionnalités avancées des appareils mobiles contribuent également à l'émergence de besoins en solutions de gestion de documents hybride.
Mais l'impression depuis un mobile est parfois difficile. Les smartphones et autres périphériques mobiles ne disposent généralement d'aucun service d'impression intégré, et doivent donc recourir à un service en ligne ou à une adresse e-mail pour obtenir l'impression de documents sur des multifonctions. Pour résoudre les problèmes de connexion entre appareils mobiles et multifonctions, les fournisseurs de solutions procèdent le plus souvent à l'acquisition de périphériques, via des services de proximité ou la création de répertoires sur un serveur.
L'engouement suscité par les services de stockage en ligne et l'explosion du nombre d'appareils mobiles dans l'entreprise ont conduit à une diversification extrême des flux de production et d'exploitation des documents. On constate une demande de plus en plus forte pour des solutions accessibles « partout et à tout moment », alliant la simplicité d'utilisation des documents numériques à la maniabilité des documents papier, dont personne ne pourra jamais se passer.
Déjà adoptée par de nombreuses entreprises, la gestion de documents hybride poursuit son essor, soutenue par le développement des services de stockage en ligne.
Cependant, ce développement n'a pas été planifié, il s'est fait naturellement.  L'utilisation d'un multifonction comme plateforme centralisée pour la gestion de documents hybride et l'accès à des logiciels permettant un contrôle total des documents papier et numériques, quel que soit leur emplacement (sur le réseau ou sur un site en ligne), ouvrent aux entreprises de nouvelles perspectives en termes de revenus, reposant sur cette nouvelle approche hybride de la gestion documentaire.

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