Avec SharePoint, combien d’entreprises sont encore perdues dans le brouillard ?

SharePoint a d’abord été adopté par les organisations comme plate-forme Intranet, avec un objectif central d’efficacité opérationnelle, lié à la réduction des coûts et à l’accroissement de la productivité.

Succès aidant, la solution Microsoft a progressivement étendu ses capacités à la construction de sites Internet et de communautés publiques, tout en perfectionnant régulièrement ses fonctions de travail collaboratif.
En conséquence aujourd’hui, les entreprises peuvent utiliser SharePoint pour aller beaucoup plus loin dans l’usage de leurs Intranets. Conséquence directe de ces évolutions, les entreprises ont été confrontées à un problème croissant : la difficulté voire l’impossibilité à mesurer l’usage de la plate-forme afin d’apprécier précisément son retour sur investissement.
Pourtant, des technologies existent aujourd’hui qui permettent aux entreprises de prendre la mesure des spécificités de SharePoint, et leur donnent les moyens d’optimiser la valeur ajoutée de leur plate-forme.

Lancé en 2001, Microsoft SharePoint a connu d’emblée un succès spectaculaire, pour devenir rapidement la solution Intranet et de travail collaboratif la plus utilisée par les entreprises dans le monde. De fait, une étude réalisée par ABC Research Foundation en 2011 révélait que SharePoint avait déjà été adopté comme principale plate-forme Intranet par près d’un quart des moyennes et grandes entreprises au niveau mondial.
La croissance de la base installée de SharePoint se poursuit encore à un rythme soutenu, et Microsoft n’hésite pas à affirmer que la plate-forme enregistre jusqu’à 20.000 nouveaux utilisateurs par jour, avec un nombre total de licences vendues atteignant 150 millions en 2012.

SharePoint a d’abord été adopté par les organisations comme plate-forme Intranet, avec un objectif central d’efficacité opérationnelle, lié à la réduction des coûts et à l’accroissement de la productivité. Puis, succès aidant, la solution Microsoft a progressivement étendu ses capacités à la construction de sites Internet et de communautés publiques, tout en perfectionnant régulièrement ses fonctions de travail collaboratif. En conséquence aujourd’hui, les entreprises peuvent utiliser SharePoint pour aller beaucoup plus loin dans l’usage de leurs Intranets. Par exemple, elles peuvent y intégrer des fonctionnalités de réseau social d’entreprise (blogs, Wikis, sites experts, etc.) ou adopter la plateforme de RSE Yammer qui figure dans SharePoint 2013. Elles peuvent également personnaliser la plate-forme, en y ajoutant des fonctionnalités sociales tierces  telles que Newsgator ou Calinda.

Une mesure d’usage difficile voire impossible

Conséquence directe de ces évolutions, les entreprises ont été confrontées à un problème croissant : la difficulté voire l’impossibilité à mesurer l’usage de la plate-forme afin d’apprécier précisément son retour sur investissement.

En effet, avec les outils de reporting et d’analyse intégrés nativement dans SharePoint, les administrateurs restent littéralement dans le brouillard, et s’avèrent incapables de mesurer et de comprendre l’impact business et le retour sur investissement des actions mises en œuvre sur la plate-forme.

Ils ne peuvent pas non plus s’en remettre aux solutions standards de web analytics, car la plupart d’entre elles se concentrent sur la mesure des pages vues ou sessions. Leurs rapports restent au niveau informatique, et ne vont pas assez loin dans les fonctionnalités métier et l’architecture de SharePoint – ils ne mesurent ni les Webparts ni les Breadscrums par exemple, ou ne permettent pas de croiser contenus avec utilisateurs, entités, ou situation géographique donc encore moins le taux d’adoption – pour fournir des indicateurs précis qui permettent de comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

SharePoint a évolué. Son utilisation, qui reposait au départ sur des communications verticales ou ‘top down’, est devenue transverse. Les métiers qui y ont accès ont des besoins différents, donc des indicateurs de performances différents. Mesurer les sessions ne suffit plus, et les administrateurs sont désormais incapables d’optimiser la performance opérationnelle.

Les organisations se trouvent donc face à un dilemme. Elles s’emploient à perfectionner toujours plus leur plate-forme SharePoint – en y intégrant en particulier les sites de réseaux sociaux, et elles n’hésitent pas à investir parfois lourdement dans le design et l’ergonomie de leurs Intranets afin d’améliorer l’expérience utilisateur. Mais elles restent dans l’incapacité de mesurer le succès de leurs efforts, et conservent trop souvent des taux d’adoption anormalement bas de la part de leurs collaborateurs.

Prendre la mesure des spécificités de SharePoint

Pourtant, des technologies existent aujourd’hui qui permettent aux entreprises de prendre la mesure des spécificités de SharePoint, et leur donnent les moyens d’optimiser la valeur ajoutée de leur plate-forme.

* Ces technologies mesurent précisément le retour sur investissement des déploiements SharePoint à partir d’indicateurs de performance prédéterminés – une centaine sont disponibles, adaptés à toutes les initiatives mises en place, sur les Intranets, les sites Internet et les réseaux sociaux, et capables de mesurer les actions par document et par utilisateur.
* Elles donnent aux responsables tous les leviers pour comprendre l’usage effectif de l’environnement SharePoint et le comportement des utilisateurs : au-delà du nombre d’accès et de pages vues, qui sont les plus actifs, qui consulte quoi, quels contenus génèrent le plus d’intérêt, quelles campagnes internes ou initiatives sont les plus efficaces, etc.
* Elles identifient les domaines et les points qui doivent être améliorés, de l’ergonomie du système à la pertinence des contenus, en passant par l’efficacité du moteur de recherche.
* Elles induisent enfin une augmentation spectaculaire du taux d’adoption, et optimisent les processus de travail collaboratif au sein des groupes de travail, pour une meilleure productivité de l’ensemble de l’organisation.

Le brouillard qui entoure la mesure de l’usage de SharePoint dans les entreprises n’est plus une fatalité. Reste aux responsables à prendre la mesure des enjeux, et à s’informer sur l’état de l’art, en allant au-delà des outils de web analytics standard.