Quand le secteur de l'éducation se dotera d'une stratégie en matière d'impression

Continuant de subir l'impact des mesures d'austérité, le secteur éducatif est de plus en plus poussé à réduire ses dépenses tout en améliorant son efficacité. L'une des principales sources de dépenses des écoles porte sur les technologies de l'information et de la communication (TIC).

L'impression peut jouer un rôle important dans la diminution de ces dépenses, mais nombre d'écoles et d'universités ne disposent pas de stratégie d'impression ou de politiques d'utilisation clairement définies, et peu connaissent leurs coûts d'impression réels.  
On a beaucoup parlé ces dernières années de stopper l’impression de documents dans les classes, mais bien que l'impression ait diminué, le besoin en matière de documents imprimés est bien réel.  Si les universités et les écoles veulent diminuer leurs coûts, il est essentiel qu'elles adoptent une approche rationnelle en matière d'impression, en réfléchissant à une optimisation des opérations pour réduire leurs dépenses d'impression. Elles doivent également évaluer de quelle manière les nouvelles imprimantes, telles que les imprimantes multifonctions, peuvent aider les enseignants, leur faire gagner du temps et optimiser les coûts, tout en maximisant l'efficacité de leurs cours.  

Des changements simples

Les écoles et universités peuvent adopter plusieurs mesures simples qui leur permettront de réduire leurs coûts d'impression et d’identifier les gaspillages. Certaines mesures telles que l'impression recto-verso permettent de réduire la quantité de papier consommé et d'éviter le gaspillage d'encre, générant ainsi une réduction globale des coûts d'impression. En outre, en se débarrassant d'imprimantes inutiles et inefficaces, dont la maintenance est souvent coûteuse, les écoles et universités peuvent réduire encore davantage leurs coûts. 

Simplification du processus de travail dans l'éducation

Les nouvelles imprimantes multifonctions (IMF) offrent aux enseignants et aux membres de l'administration de puissantes solutions avec par exemple : l’impression à la demande de questionnaires à choix multiples, un accès simplifié à des supports d’apprentissage. Des fonctionnalités telles que la « numérisation pour la classe » permettent de scanner et d'envoyer les travaux des étudiants, de la salle de classe vers un disque dur en réseau, avec la possibilité de les envoyer ensuite par e-mail aux enseignants.  

Des formulaires à la demande

Plutôt que de stocker un grand nombre de formulaires, l'enseignant peut simplement imprimer directement un formulaire à partir de l'imprimante à la demande. Si un formulaire est modifié, il suffira de le mettre à jour une seule fois directement sur l'imprimante. Ainsi, chacun pourra être assuré d'utiliser la bonne version, et les enseignants ne seront jamais à cours de formulaires.

Contrôle des coûts

En offrant la possibilité d'impression en réseau, la nouvelle génération d’imprimantes multifonctions permet un meilleur contrôle des coûts d'impression. Avec une solution entièrement en réseau, les écoles et universités peuvent mettre en place des paramètres par défaut, par exemple pour contrôler l'impression couleur.  L'usage de l'impression par le personnel et les élèves peut être suivi grâce à des logiciels d'audit, permettant à la direction d'obtenir des informations sur le contenu, le lieu et le moment des impressions, et donc de mieux gérer les budgets. 

Amélioration de la sécurité avec l’ « impression sécurisée »

Des fonctionnalités de sécurité telles que l’utilisation de badges et de codes d'authentification permettent aux écoles et aux universités de numériser, partager, rechercher et organiser des documents en toute sécurité, et évitent l'accès de personnes non autorisées à des documents confidentiels tels que l'énoncé d'un examen. D'autres outils tels que des fonctionnalités de contrôle d'accès permettent de choisir parmi divers modèles de sécurité disponibles, pour mieux contrôler l'accès à des fonctions et à des flux de tâches spécifiques.
Les badges et les codes d'authentification offrent également ce que l'on appelle couramment « l’impression sécurisée», permettant de n'imprimer les documents qu'après identification du membre du personnel ou de l'élève ; outre la sécurité qu'elle apporte, cette fonctionnalité permet de réduire la consommation de papier, les tâches étant automatiquement supprimées si les documents n'ont pas été récupérés dans un délai défini. En complément d'un contrôle d'accès et de fonctionnalités d'authentification des utilisateurs, de nombreuses imprimantes peuvent également être équipées de verrouillages physiques.  

Du papier au numérique

Les logiciels de gestion de documents permettent aux organisations de convertir des copies papier pour les intégrer aux processus documentaires existants, dans une optique d'efficacité et de collaboration.  

Du mobile au papier

Aujourd'hui, de plus en plus d'imprimantes multifonctions connectés sont compatibles avec des solutions d'impression mobiles. Les enseignants et les élèves utilisent de plus en plus de tablettes et autres terminaux mobiles comme une vraie alternative aux documents papier. C’est sans doute un pas dans la bonne direction vers une réduction du gaspillage de papier, mais il y aura toujours des cas où les enseignants ou les étudiants devront imprimer des documents en utilisant l'impression mobile. Les imprimantes multifonctions permettent d'obtenir le meilleur des deux approches, offrant des options intégrées pour passer « du mobile au papier ». En adoptant une approche proactive dans le domaine de l’impression, les écoles et les universités peuvent réduire leur coût total d'impression et accroître leur efficacité, permettant aux enseignants de gagner du temps et de se concentrer sur ce qui est véritablement important : l'enseignement. 
Lorsque les écoles cherchent à acheter de nouvelles imprimantes, elles doivent se concentrer sur les fonctionnalités dont elles ont réellement besoin, et qui vont désormais souvent au-delà de l'impression, qu'il s'agisse de la numérisation, de la copie ou du fax.
Heureusement, la nouvelle génération d'imprimantes multifonctions offre déjà toutes ces fonctionnalités, et permet également des économies d’énergie, des gains d’espace et réduit les besoins en support technique.

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