Indicateurs de présence : vers une meilleure collaboration en entreprise

La question de la mobilité prend de plus en plus d’importance dans l’entreprise. L’accessibilité et la capacité d’adaptation sont des conditions sine qua non au travail mobile. Qui dit conditions de travail plus flexibles dit solutions technologiques plus flexibles.

Depuis l’émergence du protocole IP (Internet Protocol), de très nombreuses technologies ont pu être développées. Cette convergence réseau permet aux fournisseurs de services de rassembler les données d’une multitude d’équipements pour améliorer nettement les communications fixes ou mobiles interpersonnelles (par SMS, par e-mail, etc.). Au-delà d’applications et services complets de communications unifiées, les entreprises attendent des opérateurs une offre groupée, avec téléphonie, SMS et e-mail mais également messagerie instantanée et indication de présence.

La messagerie instantanée a en effet connu un essor fulgurant.  Selon le cabinet d’analyse IDC, les employés distants « utilisent volontiers la messagerie instantanée qui leur permet d’avoir des échanges spontanées avec leurs collègues. Ils peuvent ainsi poser des questions et obtenir rapidement des réponses pour passer à l’étape suivante »

Un élément s’impose cependant comme fondamental pour que ces outils de communication s’avèrent efficaces : la disponibilité des utilisateurs. Voilà pourquoi les indications – dites de « présence » - sont de plus en plus recherchées en entreprise. Elles incluent les informations concernant la disponibilité des utilisateurs, leurs moyens de communication préférés ainsi que leur positionnement géographique, qui permettent de savoir quand et comment contacter quelqu’un dans les meilleures conditions.

 

Les points de présence multiples permettent d’obtenir une vue d’ensemble de ce que fait un utilisateur. Les utilisateurs de messagerie instantanée configurée pour que leur statut devienne « Indisponible » (ou équivalent) dès que le clavier de leur ordinateur est resté inactif pendant un moment peuvent élargir l’indication de présence à d’autres terminaux : activation de leur smartphone, ouverture de session sur leur PC, voire consultation d’agenda électronique pour vérifier s’ils sont en réunion ou en congés.

 

Si l’agenda d’un utilisateur dit qu’il est hors de l’entreprise et que son smartphone est allumé, son statut peut être « En déplacement ». Les points de présence multiples peuvent alors servir à rediriger automatiquement les messages entrants vers tous les terminaux connus.

Les indicateurs de présence, combinés et automatisés, représentent une aide indéniable à la productivité dans l’entreprise : plus d’appels en vain pour savoir si untel est à son bureau ou de perte de temps à attendre une confirmation d’un interlocuteur qui n’est pas en capacité de répondre. Mais ce n’est pas le seul avantage : moins de temps consacré à d’autres formes de communication, plus grande efficacité des employés, meilleures relations avec les clients et les collègues, et communications rationalisées.

En ajoutant la surveillance automatique de la présence des employés via les applications IM&P à leur offre aux entreprises, les fournisseurs de services contrôleront quant à eux mieux leurs dépenses opérationnelles avec la promesse d’un retour sur investissement plus rapide.

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