Facility Management : quel bénéfice pour l'entreprise ?

Le besoin croissant de réduction des coûts, de transparence et de flexibilité dans la gestion des installations constitue un défi pour les facility managers et les gestionnaires de l’immobilier actuels.

Le contexte 

Les secteurs spécialisés dans la gestion des installations et de l’environnement de travail (Facility Management ou FM) et dans la gestion de l’immobilier (Real Estate Management ou REM) ont rapidement évolué au cours des deux dernières décennies. Les organisations sont de plus en plus conscientes que l’immobilier représente un des principaux postes de leur bilan et que la gestion professionnelle de l’immobilier et du Facility Management (FM) apporte une véritable valeur ajoutée aux activités de base de l’organisation.
  • Quels sont les coûts réels et où se situe le potentiel d’économie ?
  • Comment adapter votre portefeuille immobilier et vos services en termes d’installations à l’évolution continue des exigences de l’organisation ?
  • Quelle est la meilleure stratégie de sous-traitance ?
  • Comment mesurer la qualité et la maintenir à un coût abordable ?
  • Comment adapter vos environnements de travail à la mobilité croissante des collaborateurs ?
Outre ces défis, les facility managers et les gestionnaires de l’immobilier sont confrontés à des problématiques complexes concernant la législation, le développement durable, la mise en conformité, la continuité d’entreprise et les développements technologiques.

Tous ces éléments entraînent un besoin croissant d’informations fiables au niveau opérationnel, tactique et stratégique. Les données et les informations opérationnelles sur les bâtiments, les locaux et sur leur utilisation sont essentielles pour analyser l’occupation réelle, identifier toute future inoccupation et comparer les performances des installations. La connaissance des installations techniques des bâtiments et de leurs besoins en maintenance spécifique permet de prévoir les coûts de maintenance et d’en tenir compte lors de la définition des budgets à long terme.
La signature de contrats avec des fournisseurs et d’accords de niveaux de services (SLA) aide à surveiller la qualité, les coûts et les délais pour enfin atteindre le meilleur rapport qualité/prix.
Les chiffres sur la consommation d’énergie par bâtiment ou par lieu de travail aident à identifier les opportunités de réduction de CO² et de diminution des coûts. Des vues d’ensemble des baux et des obligations financières garantissent le respect de ces obligations et la réalisation de rapports fiables.

Dans de nombreuses organisations, les données liées au facility management (FM) et à l’immobilier (REM) sont disponibles, mais dans la plupart des cas, elles sont réparties dans différentes feuilles de calcul, différents systèmes IT, voire conservées dans la tête de certains collaborateurs. La qualité et la fiabilité de ces données sont incertaines et il est presque impossible de générer des informations de gestion utilisables. Le rassemblement de ces données dans une source unique fiable, la plupart du temps une base de données centralisée, est une étape importante pour identifier divers projets tels que les biens immobiliers à gérer, les équipements à entretenir et les services à mettre en place.

Outre ces questions, la manière d’y arriver est bien sûr essentielle quand il s’agit d’atteindre des objectifs en matière de gestion de l’immobilier et du facility management.
  • Comment créer un service ou un produit et comment le proposer ?
  • Comment le processus se déroule-t-il ?
  • Qui est responsable de quelle partie du processus ?
Les processus métiers constituent le cœur de chaque organisation professionnelle de FM (Facility Management) et de gestion de l’immobilier (REM).
  • Comment une demande de services est-elle traitée ?
  • Comment un projet de déménagement est-il planifié et réalisé ?
  • Etc.
Ce ne sont encore une fois que quelques exemples de la grande diversité des processus métiers dans le secteur de la gestion de l’environnement de travail et de l’immobilier.
La mise en œuvre de ce type de processus dans une organisation est presque impossible sans le soutien d’un logiciel permettant un envoi automatisé des ordres de travail par le biais d’une fonctionnalité de workflow, la surveillance de la réalisation des processus par une fonctionnalité de suivi et des notifications proactives en cas d’escalades potentielles.

Définition de l’approche IWMS

La combinaison de données avec des processus métiers dans une solution logicielle intégrée est une condition importante pour identifier les initiatives permettant d’améliorer la rentabilité et la qualité, pour ensuite les mettre en œuvre et enfin les surveiller en permanence. Ces solutions logicielles sont appelées Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail : Integrated Workplace Management Systems (IWMS).
Integrated Workplace Management System (IWMS – Solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de travail) est le nom admis dans le monde entier pour désigner les solutions logicielles prenant en charge les processus de facility management et de gestion de l’immobilier. Ce terme a été lancé en 2004 par Gartner. La solution IWMS est décrite par Gartner comme une plateforme logicielle à l’échelle de l’entreprise intégrant cinq domaines fonctionnels importants depuis une seule plateforme technologique et une seule base de données centralisée.

Ces domaines fonctionnels sont :

  • Real Estate and Lease Management,
  • Facility and Space Management,
  • Maintenance Management,
  • Project Management,
  • Environmental Sustainability.

Le point sur le marché et son évolution

En France, on parle de Facility Management Assisté par ordinateur ou FMAO. Du point de vue fonctionnel, la principale différence entre une solution IWMS et un système FMAO est qu’une solution IWMS comprend aussi des fonctionnalités complètes pour la gestion de l’immobilier, la gestion des baux, la gestion de projets et différents aspects de gestion du développement durable.
Le paysage des fournisseurs d’IWMS a beaucoup changé au cours des dix dernières années.
Certains fournisseurs ont disparu du marché, d’autres ont investi dans le développement de leurs solutions et d’autres encore ont essayé de consolider leurs forces par des fusions ou des acquisitions. L’impact de cette évolution est toujours visible sur le marché.
Seul un nombre très limité de Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de travail (IWMS) satisfont aux exigences technologiques actuelles en termes d’architecture, de sécurité, de facilité de déploiement et de capacité d’intégration à un système. Encore moins de solutions sont réellement intégrées et basées sur une seule plateforme technologique et utilisant une unique base de données centralisée.

Le marché entre aujourd’hui en phase de maturité

Pour autant, les entreprises doivent être vigilantes dans leurs choix. Ainsi, chaque organisation qui envisage l’acquisition d’une solution IWMS s’attend à une implémentation rapide, à des résultats mesurables et à une exploitation maximale des expériences du marché. Certains fournisseurs IWMS ont anticipé ces exigences et créé des « best practices », basées sur une grande expérience et les normes du marché comme IPD, BOMA, CEN, HQE Exploitation, LEED et BREEAM. Cela aide les organisations à gagner du temps pendant le processus d’implémentation et à bénéficier rapidement de la valeur ajoutée d’une solution IWMS.
Ces quelques éléments présentent les fondamentaux de l’approche IWMS. Nous les complèterons prochainement en abordant successivement de nombreux points comme les avantages d’une solution IWMS, les utilisateurs de ces solutions et comment sélectionner une solution IWMS.

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