Le papier freine les gains de productivité dans les entreprises

Comment réduire les coûts cachés liés à l’impression en externalisant leur gestion et en passant vraiment au numérique

La plupart des entreprises ont mis en place des systèmes pour contrôler de près leurs coûts indirects. Cependant, dans un monde de plus en plus compétitif où chaque entreprise traque la moindre dépense inutile, optimiser l’utilisation des ressources et l’efficacité sur les plans économique et environnemental peut faire la différence.
A l’heure où les sociétés font des efforts particuliers sur nombre de services pour contrôler leurs coûts, il semble bien que la gestion des impressions passe encore souvent au travers.
Pourtant, il est facile d’imaginer combien de temps humain est utilisé lorsqu’un employé doit se lever pour aller chercher son impression, puis se déplacer dans les locaux de l’entreprise pour apporter ces impressions au service qui en a besoin, et cela se répète autant de fois que le document doit passer de service en service jusqu’à sa destination finale. Et ceci pour chaque document imprimé…
Mais ce n’est pas tout : combien de dirigeants ont-ils déjà songé à la quantité d’impressions inutiles faites chaque jour dans leur entreprise ou du temps consacré à la gestion et à l’entretien de leur parc d’imprimantes ? À la part de leur trésorerie consacrée aux consommables ou investie dans l’équipement ? Au stockage du papier et des cartouches de toner dans leurs locaux ?
Quelques chiffres pour comprendre l’impact de ce phénomène : 10 000 pages par an sont en moyenne imprimées par les employés de bureau selon un rapport OKI, 10 % des coûts d’impression d’une entreprise sont liés au matériel, aux consommables, à l’entretien, au papier et à l’électricité selon un rapport All Group. IDC nous apprend de son côté que seules 20% des impressions faites par les employés sont réalisées en recto verso et que 19,5 % des pertes totales de productivité de l’entreprise sont dus aux problèmes posés par les documents.
Il est possible de contrôler et de réduire ces coûts. L’arrivée  services de gestion managée des impressions  (ou Managed Print Services – MPS) permet aux entreprises de se libérer de ces coûts cachés et de pleinement se concentrer sur leur activité première. Au début réservé aux grands comptes, ces solutions sont désormais accessibles aux PME. L’évolution des mentalités, la démocratisation de l’usage des services Cloud et par abonnement font que les PME commencent enfin à réaliser l’intérêt d’utiliser ces solutions.
Les services de gestion managée des impressions (MPS) permettent la numérisation des processus documentaires dans l’entreprise, grâce à l’association de matériels et de logiciels d’optimisation de la gestion documentaire, de la numérisation à la production en passant par la vitesse de traitement.
Le fournisseur de services va d’abord faire un audit des besoins réels en impression et en flux documentaires de l’entreprise. Cela a un double effet positif: dans la majorité des cas, l’entreprise a besoin de moins de matériel qu’elle n’en utilise au moment de l’étude. Finalement elle récupère le contrôle de son matériel d’impression en externalisant sa gestion à des spécialistes !
L’entreprise va également rapidement économiser des coûts grâce au fait de ne plus avoir à gérer l’entretien, les consommables, papier… plus de stock inutile.
Puis le fournisseur va étudier tous les flux documentaires qui peuvent être numérisés à 100 %.
Pour rappel, IDC estime que  « Les processus de flux documentaire en entreprise sont inefficaces - près de 50 % des documents papier sont saisis dans les systèmes informatiques et plus de 25 % des documents imprimés, d’origine numérique, sont re-saisis sur les systèmes informatiques. »

Et pourtant les technologies existent. Que ce soit pour la facturation, en utilisant la reconnaissance optique des caractères (OCR), les ressources humaines, la relation client avec l’intégration aux logiciels de CRM, l’impression mobile grâce aux réseaux Wifi et aux nouveaux terminaux mobiles. Tous ces processus métiers peuvent gagner beaucoup en travaillant avec des flux documentaires entièrement dématérialisés.
Il est alors facile de comprendre les économies réalisables et comment la productivité, après laquelle tout le monde court, va être augmentée.
Chaque entreprise devrait réfléchir à ce nouvel équilibre entre l'acceptation de d’externaliser cette gestion et le gain de coût.
Et chez vous, qui gère l’impression ?

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