Gestion du cycle de vie des biens IT : vers l'automatisation des processus

Le troisième niveau de l’IT Asset Management (ITAM) concerne la gestion des processus de cycle de vie IT (ITLP). Cela inclut l'automatisation des processus afin d'éliminer l'erreur humaine liée à la saisie manuelle.

Il est important de choisir des outils d'automatisation répondant aux besoins de gestion des biens et permettant d'appliquer les principes de l'ITAM.

Processus de cycle de vie des assets

Le cycle de vie d'un bien est généralement déterminé par le type de bien géré.  Par exemple, le cycle de vie d'un ordinateur portable est très différent de celui d'un bien logiciel. Pour créer un processus de cycle de vie de bien, il faut comprendre le mode d'achat, de réception, d'approvisionnement et de mise au rebut d'un bien.
Le processus de cycle de vie d'un ordinateur portable peut ressembler à ceci :



Carte d'état

Chaque portion du cycle de vie d'un bien est un « état ». Pour déterminer les états qui constituent le processus de cycle de vie, il faut créer un diagramme semblable à celui présenté ci-dessus. Utiliser le diagramme pour déterminer chacun des états à utiliser dans le processus de cycle de vie du bien. Par exemple, sur la base du diagramme ci-dessus, les différents états affectés à un ordinateur portable peuvent être les suivants :


L'état du bien indique le stade où il se trouve dans son cycle de vie. Le processus de cycle de vie ne doit PAS autoriser à ignorer certains états.  Dans le diagramme suivant, A peut devenir B, B peut devenir C, et C peut devenir D, E ou F.


Dans cet exemple, on ne doit pas être autorisé à passer directement de A à C, D, E ou F, et il ne doit pas être possible de passer directement de B à D, E ou F. La méthode appliquée pour changer la valeur du champ État doit être appliquée via un processus automatisé.

Si l’on compte sur une saisie manuelle pour changer l'état du bien, le risque d'erreur humaine est bien plus important et, par conséquent, on prend le risque de perdre de vue certains de ses biens. Il est indispensable de choisir des outils de gestion des biens qui permettent d'appliquer ses processus de cycle de vie de manière automatisée.

Process Automation pour IT Asset Lifecycle Management applique les processus de cycle de vie en mettant automatiquement en place le tracé de cycle de vie prédéterminé. 

Par exemple, lorsqu'un ordinateur portable arrive sur le quai de chargement, il est possible d’utiliser un lecteur de code-barres pour compter précisément chaque boîte déchargée. Si l’on suit le bien à partir de son achat, sur la base du processus de cycle de vie d'un ordinateur portable ci-dessus, au moment où le bien est scanné par le lecteur de code-barres, un processus automatisé doit changer l'état « Commandé » en « Reçu ».

Lorsque l’on  évalue différents outils d'automatisation des processus de cycle de vie des biens, il est utile de comprendre les deux types d'outils d'automatisation disponibles : les processus internes à l'application et les processus externes à l'application.

Processus internes à l'application

Les processus internes à l'application s'exécutent dans un outil logiciel.  Ils sont conçus comme partie intégrante de l'application logicielle ou d'une suite de logiciels. Ils sont généralement conçus pour prendre en charge les fonctions offertes par le logiciel en question.



Un grand nombre d'outils d'ITSM constituent de bons exemples de processus internes à l'application. Par exemple, un incident ouvert par le centre de support est associé à un processus afin de définir la façon dont l'incident est affecté, escaladé et fermé. Cependant, si l’on tente d'effectuer la gestion du cycle de vie des biens IT à l'aide des processus internes à l'application de son outil d'ITSM, cela peut être très difficile, parce que ces processus ont été conçus pour gérer la solution logicielle d'ITSM.

Processus externes à l'application

Les processus externes à l'application sont indépendants de tout outil logiciel. L'objectif de ce type d'outil de processus est l'automatisation.  Les outils de processus externes à l'application sont bien plus flexibles. Par conséquent, ils peuvent être utilisés pour élaborer des processus de centre de support, mais ils ne sont pas suffisants. Par exemple, il faudra des outils supplémentaires pour construire des formulaires, créer et gérer une base de données, et élaborer des rapports.

L'avantage d'un outil d'automatisation avec processus externes à l'application est qu'il permet de mettre en œuvre l'automatisation à l'aide de plusieurs bases de données et outils logiciels dans son entreprise. 

Par exemple, une entreprise peut créer un formulaire sur le site Web interne pour commander du toner d'imprimante.  Une fois le toner commandé, un processus peut utiliser les données saisies et mettre automatiquement à jour la base de données du département Achats, créer un bon de commande et l'envoyer au fournisseur de l'imprimante, sans intervention humaine.

Automatisation de processus en mode hybride

Pour la gestion du cycle de vie des biens IT, la meilleure solution d'automatisation des processus consiste à mettre en place une solution hybride combinant les outils d'automatisation de processus internes et les outils d'automatisation de processus externes à l'application. L'utilisation conjointe des deux types d'automatisation de processus permet d'automatiser entièrement toutes ses demandes portant sur des biens IT.



De nombreuses entreprises utilisent un outil d'ITSM pour la gestion des demandes liées aux biens IT.  On peut ainsi automatiser les processus de demande de bien IT à partir de son outil d'ITSM en utilisant ses processus de gestion du cycle de vie des biens IT. S'il s'agit de processus externes à l'application, ils ne se contentent pas de mettre à jour la base de données de gestion des biens : ils mettent aussi à jour la base de données du département Finances et la base de données des contrats, et ils créent le bon de commande.

Un processus externe à l'application peut également prendre une demande de logiciel émise depuis votre solution d'ITSM pour la transmettre à vos outils de distribution de logiciels, mettre à jour la base de données Asset Management (Gestion des biens), puis notifier l'outil d'ITSM de la livraison et de l'installation de l'application demandée.

Récapitulatif

La gestion du cycle de vie des biens IT consiste à suivre un bien IT du moment où un utilisateur le demande jusqu'à sa mise au rebut. Les processus de cycle de vie suivent l'état du bien géré par l'entreprise.  L'automatisation des processus de cycle de vie des biens permet d'appliquer des processus de cycle de vie en éliminant toute erreur humaine. Il est tout à fait possible et recommandé d’intégrer le composant Process Automation afin d'automatiser ses outils de gestion des biens IT avec d'autres outils de son réseau. L'utilisation d'une approche sur trois niveaux pour implémenter la gestion des biens permet donc de collecter, organiser et gérer ses informations de bien tout en appliquant les principes de l'ITAM.

Ordinateur portable / Base de données