Secteur éducatif : la question de la gestion des messageries gratuites Google et Microsoft
Si les offres de messagerie de Google et Microsoft sont gratuites, le temps nécessaire au paramétrage et à la gestion de milliers de comptes étudiants peut s’avérer fastidieuse et onéreuse ! Heureusement, il existe des solutions pour pallier le problème.
Lorsque les établissements scolaires en Europe et aux US ont commencé à fournir leurs premiers comptes e-mails aux étudiants, le choix était pour le moins limité puisqu’il devait s’effectuer entre une solution Novell ou Microsoft en fonction de l’infrastructure réseau en place. De petits fournisseurs privés proposaient eux aussi des solutions hébergées mais outre le fait d’être extrêmement onéreuses, ces solutions nécessitaient par ailleurs des prestations de configuration et de maintenance générant des postes de dépenses supplémentaires, chose rédhibitoire pour les établissements scolaires.
Google a, comme à son habitude, créé la surprise il y a environ sept ans de cela, en rompant le monopole d’Apple, la référence en la matière, en fournissant à titre gracieux des comptes e-mails à l’ensemble de la sphère éducative. Afin de s’aligner sur l’offre de Google, Microsoft ne tarda pas à lancer son offre Live@edu, puis Office 365 toutes deux réservées au monde éducatif. Ces dernières ont permis de contourner l’obligation de devoir acheter du matériel et des prestations de maintenance pour la gestion des comptes de messagerie ainsi que le besoin de licences Exchange ou GroupWise.
Cependant, l’un des écueils principaux de ce type d’offres est que la gestion en masse des comptes mails est complexe car elles proposent une interface de création et de gestion “au coup par coup” des comptes. Seulement, au vu des flux conséquents et permanents d’étudiants, ce type de gestion est loin d’être une sinécure.
Un administrateur du secteur de l’éducation rapportait dernièrement que lors du déploiement de Google Apps dans son établissement, près de 300 heures de saisie de données avaient été nécessaires pour créer 5000 comptes étudiants. Pour extrapoler encore ces chiffres, il a calculé que 3,6 minutes par compte ou encore que 75 heures/an étaient consacrées à la gestion des comptes mails, et ce, uniquement pour 25% des étudiants enregistrés chaque année au sein d’un même établissement.
Autre inconvénient majeur : la difficulté de la synchronisation des mots de passe entre les comptes réseau et les comptes mails. Car, s’il est en effet aisé pour un administrateur de configurer le même mot de passe pour les deux accès, l’utilisateur doit modifier son mot de passe lors de la première connexion. L’inconvénient est majeur pour l’utilisateur final qui se retrouve avec deux mots de passes différents : un mot de passe pour le réseau et un mot de passe pour les e-mails – générant ainsi une multitude d’appels au helpdesk pour des réinitialisations de mots de passe pour l’un ou les deux systèmes à la fois.
Or il existe sur le marché un certain nombre de solutions permettant de pallier ce problème et permettant aux personnels informatiques d’étendre le provisioning automatisé de leurs comptes utilisateurs afin d’intégrer simultanément les environnements Google Apps et Office 365. Grâce à ces connecteurs, le temps consacré à la gestion d’un compte est passé de 3,6 minutes à quasiment zéro.
Les solutions Google et Microsoft fournissant des comptes e-mails actifs « à vie », il est fondamental que les procédures en place garantissent leur caractère actif et qu’ils soient éventuellement transférés dans un partie du système réservé aux anciens élèves, lorsque les étudiants reçoivent leur diplôme par exemple. Ces comptes doivent en effet continuer à être actifs, et ce, même lorsque l’accès aux comptes réseau en question a été supprimé.
Une autre fonctionnalité proposée par les éditeurs de logiciels est l’outil de synchronisation des mots de passe. A chaque changement de mot de passe sur le réseau, la nouvelle entrée est immédiatement transférée au compte e-mail, garantissant ainsi une certaine cohérence, ainsi qu’une réduction notable des appels au support. Pour aller encore plus loin , il est possible de proposer aux étudiants une application de réinitialisation des mots de passe en self-service sur la base de questions de sécurité. Cette fonctionnalité peut également être synchronisée avec la solution e-mail, à des fins de cohérence toujours.
Enfin, même si les offres Google et Microsoft sont gratuites, le temps nécessaire au paramétrage et à la gestion de ces milliers de comptes étudiants peut s’avérer fastidieuse et onéreuse. Fort heureusement, des solutions existent pour réduire et pallier la charge de travail jusque-là dévolue au personnel informatique, en automatisant le cycle de vie des utilisateurs et de leurs comptes e-mails associés. Elles permettent de maîtriser les coûts de fonctionnement et d’optimiser rapidement le retour sur investissement.