Comment concilier culture d’entreprise et télétravail grâce à la technologie ?

Améliorer sa culture d'entreprise et oeuvrer pour favoriser la mobilité des employés sont deux objectifs clés pour savoir attirer les talents et confirmer la compétitivité de son entreprise. Cela passe aussi par un système de communication optimisé et unifié.

Comment attirer les talents de demain, confirmer la compétitivité de l’entreprise et en faire une Great Place to Work ?

De nombreuses études montrent que la culture d’entreprise est un élément clé pour attirer les bons employés, associé à des DRH considérant la culture et l’implication comme les préoccupations prioritaires (source: Deloitte). La culture d’entreprise est un élément déterminant de la personnalité de votre business ainsi que de l’environnement dans lequel vos employés travaillent et qui est susceptible de les faire rester chez vous.

De leur avis, pour créer une culture d’entreprise attractive et augmenter leur engagement, les salariés souhaitent davantage de mobilité. En effet, 75% d’entre eux souhaitent pouvoir travailler de chez eux et disposer du même confort collaboratif, quel que soit leur lieu de travail.

Les interactions traditionnelles entre employés qui permettent de renforcer la cohésion entre les équipes, à l’image des réunions quotidiennes, des after-work ou des anniversaires, sont par définition beaucoup plus difficiles à mettre en place lorsque les employés passent peu de temps dans le même bureau. Cependant, le point essentiel reste de créer un esprit collaboratif et une équipe unie, même si elle est composée de travailleurs nomades.

Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreuses technologies qui permettent de créer une vraie culture de travail et de bureau aussi efficace et agréable que celle existant quand les équipes se côtoient tous les jours. Voici quelques questions à vous poser lorsque vous souhaitez améliorer la collaboration entre salariés :

Votre système de communication est-il adapté à vos besoins ?

Le premier élément à considérer est votre système de communication. Avez-vous une plateforme facilement accessible par tous les membres de l’équipe ? Facilite-t-elle la vie de vos employés, ainsi que la vôtre ? Idéalement, cette plateforme devrait être un système de communication unifiée simple d’utilisation. Si vous avez de gros besoins en matière de conférences téléphoniques, choisissez un système avec lequel la composition est facile – les mots de passe et les identifiants compliqués ne sont pas la meilleure façon de commencer un appel. Les situations où tous les participants luttent pour entrer les bons numéros sont malheureusement trop fréquentes et deviennent une expérience frustrante qui est loin de garantir le succès de la conversation. Il est possible d’éviter cela en faisant appel à des logiciels qui se concentrent sur l’expérience client – un bouton « rejoindre », par exemple, peut éliminer la panique créée par des numéros complexes. Il s’agit du même type de technologie que celles que les employés utilisent pour échanger avec leur famille et leurs amis dans la sphère privée, ce qui les encouragera à communiquer de façon efficace et à développer leurs rapports avec leurs collègues à distance.

Le travail à distance finit-il toujours par être un temps d’indisponibilité ?

Quand la plupart de votre équipe est en télétravail, cela signifie que chacun doit se responsabiliser quant à la technologie qu’il utilise. En tant qu’employeur, vous devez rendre les choses faciles en vous assurant que votre back-office est à jour et fiable. Par exemple, un système cloud permet de rester en permanence connecté, même à distance, avec une mise à jour et une adaptabilité facilitées. Un tel système est particulièrement indispensable si vous anticipez un accroissement rapide de votre activité ! Avoir un système adéquat réduit le temps d’indisponibilité, ce qui empêchera vos employés en télétravail de rester bloqués sans connexion à un bureau virtuel.

Vos employés sont-ils à l’aise ?

Il faut également se pencher sur la question du confort de vos employés. Ont-ils la possibilité de communiquer de manière confortable ? Cela peut amener à un dialogue sur le matériel qu’ils utilisent pour communiquer – préfèreront-ils vous contacter ou contacter les autres membres de l’équipe via un smartphone, une tablette ou un ordinateur de bureau ? Les collaborateurs doivent également avoir la possibilité d’apporter leurs propres terminaux en intégrant ces dispositifs au système de téléphonie existant en toute sécurité, simplement et sans coûts supplémentaires. Tout ceci permet d’éviter le stress lié à la bascule entre les différents dispositifs et de libérer ainsi du temps pour la vraie communication.

La vidéo doit également être intégrée dans les systèmes de communication pour permettre aux appels de s’apparenter à du face à face. Il est surprenant de constater combien on peut facilement régler les problèmes quand les 2 parties concernées peuvent se voir, même via un écran.

Si vos salariés sont à l’aise avec les outils et les méthodes de communication, ils communiqueront tout à fait naturellement et ce, de manière plus efficace.

Êtes-vous dans une routine ?

Une des manières d’encourager le développement d’une culture virtuelle d’entreprise, c’est de s’inscrire réellement dans l’habitude de travailler à distance. Repenser les actions génératrices de liens dans les bureaux, comme la pause café. Vous pouvez, par exemple, faire un point avec tout le monde via la messagerie instantanée ou en organisant une conférence téléphonique avec toute l’équipe le lundi matin. Assurez-vous que vous donnez assez de temps pour les questions d’ordre général au début de l’appel. Sans habitude d’interaction et d’échanges, une vraie culture d’entreprise ne peut pas se mettre en place. En outre, il ne faut surtout pas hésiter à souligner les succès des uns et des autres au sein de l’équipe. Il est important de consacrer du temps pour mettre en avant les réussites lors de ces réunions pour conserver l’implication de vos employés et renforcer les liens existants au sein de l’équipe.

Est-ce que votre collaboration est intégrée ?

Utiliser des applications est un bon moyen de garder les équipes engagées les unes avec les autres : de nos jours, il existe beaucoup de programmes faciles d’emploi pouvant être utilisés pour améliorer la communication à distance. Skype, par exemple, peut aujourd’hui fusionner avec la solution de communications unifiées de l’entreprise ; ce qui signifie que les employés peuvent non seulement utiliser leur matériel préféré, mais aussi le combiner à des éléments qui leur sont familiers pour les aider à combiner vie personnelle et professionnelle. Il est effectivement plus facile d’apprendre à connaître ses employés quand ils ont un profil personnalisé qu’ils peuvent partager !

En résumé, la technologie adéquate vous permet, ainsi qu’à toute votre équipe, de créer une véritable culture d’entreprise virtuelle et de faire du télétravail un réel outil de productivité.

Mobilité / Collaboratif