Logiciels métier en mode cloud : 4 étapes pour optimiser le taux d’adoption

Comment optimiser dès le départ le taux d'adoption d'un nouveau logiciel métier en mode SaaS ? Sans même faire appel à des services de consulting, quelques règles simples suffisent pour mieux gérer la phase de mise en œuvre du nouvel outil.

Les logiciels métier en mode cloud ont le vent en poupe dans les entreprises. En raison de leur simplicité d’acquisition et de mise en œuvre, toujours plus de managers et de responsables métier les choisissent pour améliorer la productivité de leurs équipes et leurs résultats, sans nécessairement passer au préalable par les fourches caudines du département informatique.

Mais beaucoup de ces managers se posent immédiatement la question: "Mes collaborateurs vont-ils vraiment utiliser la nouvelle solution, et si oui dans quelle proportion ? La réponse à cette question n’est pas si évidente à l’âge du BYOA (Bring Your Own Application ou Apporter sa Propre Application) et du Shadow IT, car si les utilisateurs n’apprécient pas l’outil choisi, ils pourront fort bien le remplacer par un autre qu’ils auront trouvé eux-mêmes. C’est pourquoi, quelle que soit la taille des équipes concernées, il est important de planifier et d’organiser le déploiement de ces nouvelles solutions logicielles, afin d’optimiser dès le départ leur taux d’adoption par les utilisateurs.

Beaucoup d’éditeurs de logiciels en mode cloud proposent déjà à leurs clients des services de consulting visant à réduire les phases de découverte et de rodage, et à garantir un bon taux d’adoption sur le long terme.

Mais même sans faire appel à ces services, il existe quelques règles simples qui aideront les managers à mieux gérer la phase de mise en œuvre afin que le nouvel outil soit rapidement adopté par l’ensemble de leurs collaborateurs.

1 - Concentrez-vous sur les process, et non sur le produit

Avant de déployer une nouvelle technologie, il est essentiel de comprendre les processus utilisés par les collaborateurs pour accomplir leurs tâches, comment ils sont perçus par les intéressés et comment ils pourraient être améliorés ou renouvelés pour plus d’efficacité. La nouvelle technologie doit être perçue comme le moyen d’améliorer ces processus dans le sens souhaité par les utilisateurs, et non comme une dose de complexité supplémentaire appliquée à des processus inchangés.

2 - Identifiez et récompensez les "early adopters"

La plupart des entreprises accueillent dans leur sein des "early adopters", c’est-à-dire des fans des nouvelles technologies, enclins à les adopter dès qu’elles apparaissent. Ce sont généralement eux qui s’équipent les premiers des nouveaux téléphones dernier cri. Ces collaborateurs peuvent être de très bons alliés lors de l’introduction d’une nouvelle plateforme logicielle. En leur donnant accès à celle-ci en avant-première, et en les transformant en ambassadeurs de la nouvelle solution, ils pourront ensuite vendre ses avantages à leurs collègues et obtenir leur adhésion.

3 - Soyez transparent sur le Pourquoi

Pour obtenir la pleine adoption d’un nouveau logiciel, vous devez vous assurer que vos collaborateurs comprennent les raisons pour lesquelles il a été choisi. Cela semble évident mais ce n’est hélas pas toujours le cas. Si les utilisateurs pensent que la nouvelle solution va générer pour eux un surcroît de travail sans contrepartie, ils traîneront des pieds pour l’adopter. Mais s’ils comprennent sa valeur pour la marche de l’entreprise, et surtout sa valeur pour leur propre travail au quotidien, ils réviseront leur jugement. Donc soyez clair et transparent, et expliquez comment l’adoption du nouveau logiciel va simplifier la vie des membres de l’équipe et améliorer les performances de l’entreprise.

4 - Pas d’adoption sans formation

Enfin, beaucoup d’entreprises négligent la formation des utilisateurs lors du déploiement d’un nouveau logiciel, se contentent de former une ou deux personnes et laissent les autres se familiariser d’eux-mêmes avec la nouvelle solution sans réel encadrement. Outre que cette solution met les services de support sous pression, elle a également un effet négatif sur le taux d’adoption. Mais plus encore, elle a généralement pour conséquence que vos collaborateurs n’utilisent la nouvelle plateforme qu’à une fraction de son véritable potentiel, ce qui réduit sa valeur pour l’entreprise. Investir sur un véritable plan de formation impliquant l’ensemble des utilisateurs est donc doublement rentable sur le long terme : cela favorise une adoption rapide tout en accélérant le retour sur investissement.

Déployer un nouveau logiciel métier dans une entreprise peut avoir pour résultat un succès ou un échec. L’opération pourra être le gage d’un accroissement de la productivité et d’une motivation accrue des employés. Ou se limiter à la chronique d’une opportunité manquée. Dans bien des cas l’élément qui fera pencher la balance du bon côté est la rapidité avec laquelle les utilisateurs adopteront le nouvel outil et l’intégreront dans leurs processus de travail. En respectant les 4 étapes qui précèdent, vous optimiserez vos chances d’y parvenir.

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