Pourquoi les entreprises devraient s’engager sur le chemin du zéro papier.

La majorité des entreprises sont décidées à se débarrasser complètement du papier, mais sont freinées dans leur élan par les habitudes qu’elles ont toujours eues.

Chaque innovation technologique nous rapproche de la numérisation des workflows : les PC, l’Internet sans fil, les smartphones, etc. La majorité des entreprises sont décidées à se débarrasser complètement du papier, mais sont freinées dans leur élan par les habitudes qu’elles ont toujours eues. Aujourd’hui, les nouvelles générations de travailleurs se sentent de plus en plus concernées par les questions environnementales. Réfléchissons donc aux cinq avantages qui accompagnent la fin du papier. Diminution du gaspillage de ressources

Les entreprises qui se tournent vers une stratégie de développement durable réduisent leur empreinte environnementale et leurs dépenses inutiles. Les habitudes de consommation des collaborateurs coûtent cher à leur entreprise en termes de ressources. Une chronique récente de la culture de la consommation aux Etats-Unis apprend qu’avec « moins de 5% de la population mondiale, les Etats-Unis représentent un tiers de la consommation mondiale de papier ».

Il existe néanmoins des solutions pour permettre de convertir un maximum de ressources papier au numérique en évitant par exemple les impressions vouées à la signature de documents par plusieurs personnes. Installer des logiciels pour permettre aux salariés de remplir des formulaires électroniques ou d’apposer des signatures électroniques sur les documents est un formidable moyen de réduire les impressions inutiles.

La décision d’éliminer le papier ne fera peut-être pas l’unanimité, mais il existe toujours des moyens de gérer l’utilisation des consommables. Les entreprises peuvent mieux contrôler leur consommation de papier en adoptant des logiciels de gestion des impressions. Cela leur permettra de maîtriser leurs coûts d’impression et de régler les paramètres pour n’imprimer que ce dont elles ont réellement besoin.

Gain d’efficacité

Une étude récente commandée par Xerox révèle que 46% des petites et moyennes entreprises interrogées perdent du temps chaque jour en raison de processus papier intensifs. La conversion de tous les documents papier en fichiers électroniques optimisera à la fois la création et la lisibilité de ces documents.

Une fois les fichiers convertis en documents électroniques, les salariés peuvent y effectuer des recherches d’information et apporter des modifications selon le travail qu’ils ont à faire. Cela permet aussi à plusieurs personnes de travailler simultanément sur ces projets et le fait de stocker les fichiers dans le cloud les rend accessibles même en dehors de l’entreprise.

Les entreprises doivent aussi prendre en compte le temps perdu à imprimer des documents avant les réunions ou à faire des copies pour les distribuer. Elles sont nombreuses à vouloir récupérer ce temps perdu et plus de 80% des sondés à l’étude de Xerox ont répondu qu’ils souhaitaient rationaliser les workflows à base de papier en 2017.

Renforcement de la sécurité

L’information est l’actif le plus précieux des entreprises, or, en réalité, malgré les cas récemment médiatisés de compromissions de cybersécurité et d’attaques de hackers, les données papier sont les plus exposées aux risques d’interception ou de perte. Abandonner le papier aura pour effet de renforcer la sécurité et de protéger des informations précieuses.

Les catastrophes naturelles ou les accidents, comme un incendie, n’endommagent pas seulement les locaux d’une entreprise mais causent des préjudices permanents. Selon la Federal Emergency Management Agency (FEMA), « 40% des entreprises ne rouvrent pas après un sinistre et 25% coulent dans l’année ». Les documents papier et l’information qu’ils détiennent risquent d’être définitivement perdus en cas de catastrophe naturelle. Placer toutes ces précieuses informations sur un réseau dans le cloud permet d’assurer leur protection.

Le fait d’imprimer expose également à des risques pour la sécurité. Des études démontrent que 20% des documents imprimés ne sont pas récupérés à la sortie de l’imprimante. Ainsi des informations sensibles risquent d’être laissées à la vue de tous et d’être interceptées accidentellement ou distribuées. En annulant l’étape de l’impression, on élimine ce risque du processus administratif.

Adaptation à une nouvelle génération de salariés

Selon Pew Research Center, les membres de la génération du millénaire représentent le plus large pourcentage de la population en 2015 et et sont aussi devenus la génération d'actifs la plus représentée. Cette nouvelle majorité d’actifs apporte avec elle de nouvelles tendances d’utilisation de la technologie sur le lieu de travail et de nouvelles pratiques plus respectueuses de l’environnement.

Les salariés nés entre 1981 et 1997 appartiennent à la première génération née à l’ère d’Internet. Une étude de PwC révèle que 78% des millennials considèrent que l’accès à la technologie les rend plus productifs au travail. L’adoption des processus numériques et la conversion d’autant de processus que possible au zéro papier sont les clés de la réussite future.

88% des millennials interrogés par PwC ont déclaré rechercher un employeur dont la responsabilité sociale d’entreprise est en accord avec leurs principes. Cette génération est très concernée par la question environnementale et un rapport de The Glass Packaging Institute révèle que 83% des millennials estiment qu’être écoresponsable améliore la qualité de vie. Les employeurs déterminés à éliminer l’utilisation du papier dans les bureaux seront en meilleure position pour recruter des jeunes de la nouvelle majorité d’actifs.

Intégration de la mobilité 

Travailler de chez soi ou en dehors du bureau traditionnel séduit de plus en plus de salariés. Ils sont même 80% à considérer le télétravail comme un critère favorable pour accepter un job. Les réseaux cloud et l’accès aux documents en toutes circonstances permettent aux entreprises d’envisager durablement le travail à distance.

Pour assurer la productivité maximale des salariés mobiles, les entreprises doivent adopter des processus zéro papier et équiper leurs salariés d’outils en ce sens. Les applications comme celles de signature électronique des documents et la technologie de capture mobile, qui permet de prendre une photo d’un document papier au moyen d’un smartphone ou d’un autre appareil mobile pour produire une copie électronique exploitable, aident à éliminer la nécessité d’imprimer, de scanner et d’envoyer des fax au bureau et à domicile.

Dire adieu au papier présente d’autres avantages. Réduire les enchevêtrements de câbles et parvenir à une meilleure organisation sont de bons moyens d’offrir de meilleures conditions de travail aux salariés et de réduire le niveau de stress ambiant. Les meilleures entreprises s’adaptent aux conditions changeantes et l’évolution vers une culture du zéro papier ouvre un chemin d’amélioration pour poser les bases de la réussite future. 

Développement durable / Innovation