À quel moment sait-on qu’il faut passer d’Excel à un logiciel BPM ?
Avec les nouveaux enjeux liés à la cybersécurité, au travail collaboratif et au cloud, le célèbre tableur se retrouve sur le banc de touche...
Excel est l'un des outils incontournables dans le milieu professionnel. Acteur historique et bien connu des équipes, il a fait ses preuves durant les trois dernières décennies. Néanmoins, avec les nouveaux enjeux liés à la cybersécurité, au travail collaboratif et au cloud, le célèbre tableur se retrouve sur le banc de touche. En effet, les entreprises veulent des logiciels plus souples et accessible facilement. D'où la mise en place de solutions BPM en mode SaaS.Pourquoi faire le choix d’un outil complexe quand on a déjà Excel ? « J’utilise Excel au quotidien et c’est PAR-FAIT ! », voilà ce que vous entendez dans les couloirs. Parfait, vraiment ? Si vous vous contentez de remplir vos tableaux dans votre coin, en véritable "chevalier solitaire de la donnée", l'outil de Microsoft règne en maître. Mais dès qu’il s’agit de partager des infos et d’injecter du collaboratif dans vos activités, il n’y a plus personne ! Alors, si votre Excel commence à montrer ses limites, c’est qu’il est plus que temps de passer au Business Process Management (BPM).
Avec Excel, pas de place pour les excès !
Le « principe de Peter », ça vous dit quelque chose ? Cette loi empirique formulée par Laurence J. Peter et Raymond Hull stipule que tout employé, à force de grimper les échelons hiérarchiques au sein de son organisation, parvient nécessairement à son niveau d’incompétence. Ce niveau où il devient tout à fait inutile. Il se trouve que c’est exactement la même chose pour les outils informatiques : à un moment donné, à force que votre structure grandisse, ils finissent par devenir caducs. Vains. Improductifs. Ce n’est même pas de leur faute : c’est qu’ils n’ont pas été conçus pour vous accompagner jusqu’au sommet !
Excel n’échappe pas à cette règle. Excel, c’est l’outil pratique par excellence. Il est facile d’accès et simple à utiliser (dès lors qu’on ne met pas le nez dans les formules !). Tout le monde le comprend. Les collaborateurs en ont l’habitude, d’autant plus qu’ils l’utilisent fréquemment chez eux. Et, en effet, pour créer des tableaux spécifiques et produire des reportings individuels, Excel excelle.
Son souci, c’est qu’il est dénué de vision globale et transversale. Dès que vous avez besoin de plus de sécurité, de plus de partage et de plus de travail collaboratif, Excel s’effondre. Il n’est pas fait pour la dynamique de groupe. Ni pour donner une image complète, à 360°, de vos activités. Or, comment analyser vos performances globales et les impacts des métiers les uns sur les autres, sans un outil capable d’apporter une vue d’ensemble ?
Un tableur, ça ne se partage pas !
Si vous avez déjà essayé de manipuler un fichier Excel à plusieurs, alors vous savez que c’est mission impossible. Un jour, il y a Cédric, du marketing, qui ajoute de nouvelles données et qui oublie d’enregistrer (oups !). Un autre jour, c’est Françoise, de la compta, qui vide des cellules sans le faire exprès, et perd au passage des infos précieuses. Et puis, il y a toujours quelqu’un pour oublier de sortir du document avant de quitter le bureau, résultat : personne ne peut plus modifier quoi que ce soit jusqu’au lendemain.
Et c’est sans compter sur les autres inconvénients d’Excel qui peuvent impacter lourdement votre organisation. Fichiers qui refusent obstinément de s’ouvrir parce qu’ils ont été corrompus, données dont l’origine n’est pas traçable, colonne qui disparaît inopinément…
Non seulement ces « petits » soucis peuvent se changer en gros problèmes de sécurité (surtout dans le cadre du RGPD !), mais ils ont aussi tendance à créer des tensions au sein des équipes. Et à aboutir à des décisions inadaptées, prises sur la base d’une mauvaise interprétation faite à partir des outils en place. Tout ça parce qu’il manquait quelques cellules, évanouies lors d’un enregistrement manqué
Si vous rencontrez ces limites, c’est que vous avez besoin du BPM !
La sécurité et le travail collaboratif constituent deux enjeux essentiels et prioritaires pour votre entreprise.
D’abord, parce que la mise en application prochaine du règlement européen sur la protection des données ne vous autorisera plus à perdre des données, même de façon fortuite. Ensuite, parce que le décloisonnement des services, la chute des silos historiques qui séparent les départements de votre organisation, ne vous feront gagner en efficacité qu’à condition de pouvoir favoriser la collaboration entre vos services et vos équipes. À quoi sert d’injecter de l’agilité dans votre structure si vous n’avez pas les outils transversaux qui permettent d’en tirer le meilleur parti ? Autant mettre de l’huile dans le moteur d’une voiture dénuée de roues !
C’est là qu’un outil de gestion des processus métiers (BPM) vient damer le pion à votre bon vieux tableur Excel. Il couvre tout : l’ensemble de vos processus, les applications de votre entreprise et les acteurs associés (collaborateurs, partenaires et autres). Il est pensé pour suivre vos activités, prioriser vos tâches et structurer votre organisation. Et permettre à vos collaborateurs de travailler en harmonie.
Conçu pour la gestion des documents électroniques et la collaboration à tous les niveaux, le logiciel BPM ne remise pas votre tableur à la benne. Au contraire : il s’associe à ce dernier pour lui donner une nouvelle dimension, plus globale, plus transversale. Et, ce faisant, il permet à vos tableaux de franchir tous les paliers de votre croissance sans jamais devenir caducs ou improductifs !