La connectivité, un facteur de productivité ?

Sommes-nous devenus plus efficaces en devenant plus connectés ? Pour peu qu’on sache en tirer parti, la technologie mobile peut faciliter notre quotidien en nous aidant à en faire plus en moins de temps.

Lorsque l’on pense au monde avant les smartphones, les tablettes et le haut débit, les bureaux d’il y a vingt ans étaient fort différents de ceux où nous évoluons aujourd’hui. Mais sommes-nous devenus plus efficaces en devenant plus connectés ? Pour peu qu’on sache en tirer parti, la technologie mobile peut faciliter notre quotidien en nous aidant à en faire plus en moins de temps. Alors que plus de la moitié des représentants de la génération Z estiment que la technologie accroît leur productivité, les entreprises se doivent de prêter attention aux nouvelles technologies et à l’impact qu’elles auront sur leurs employés de demain.

La technologie peut nous aider à trouver le juste milieu entre disponibilité permanente et volonté de n’être pas dérangé pour rien

La démocratisation de la connectivité au bureau permet aux employés d’être plus rapides dans la prise de décisions et l’exécution des tâches qui leur incombent. Revers de la médaille, ceux-ci doivent composer avec des mises à jour permanentes et des notifications en temps réel qui peuvent être source de distraction et les empêcher de se concentrer pleinement sur leur travail. Alors, comment une entreprise peut-elle tirer les fruits de la connectivité ?

Des réunions physiques aux vidéoconférences

Il fut un temps où il était nécessaire de prendre le train ou l’avion pour rencontrer un client ou assister à un congrès. Or, voyager réclame aujourd’hui encore du temps et des ressources, a fortiori quand les personnes concernées doivent passer une nuit loin de leur domicile.

Les équipes connectées peuvent boucler leurs projets en avance

Mais aujourd’hui, on peut organiser des vidéoconférences et des webinaires avec pour seule arme un appareil mobile doté d’une connexion internet. Les décisionnaires peuvent ainsi collaborer plus facilement, et les équipes peuvent boucler leurs projets en avance. Et tant que l’on assigne à chaque réunion virtuelle des objectifs et des créneaux horaires aussi clairs que ceux qui valent pour un tête-à-tête classique, on peut gagner beaucoup de temps et ainsi être plus productif.

Des fax au cloud…

Dans les années 1980, l’invention du fax avait suscité une petite révolution. Pouvoir transmettre des documents au moyen d’une simple ligne téléphonique dépassait l’entendement. Seule ombre au tableau, il fallait se tenir devant la machine pour vérifier que le fax avait bien expédié son message (quitte à le renvoyer au besoin) au lieu d’avancer dans son travail.

S’il présente l’avantage de la simplicité, l’email n’est pas toujours le mode de communication le plus approprié

Aujourd’hui, on peut partager des documents sur le cloud de façon à ce que tout le monde puisse les consulter ou les modifier. On peut également les envoyer par email, même si ce n’est pas toujours approprié. Dans certains cas, d’autres modes de communication peuvent s’avérer plus rapides et productifs.

Des mémos aux notifications instantanées…

Autrefois, il fallait taper des notes de service et les imprimer avant de les faire circuler à la main. Ce temps est révolu, et il suffit aujourd’hui de les diffuser sur l’intranet ou le portail de l’entreprise, ou de les partager par le biais d’une plateforme de communication comme Workplace by Facebook. Des alertes régulières doivent être mises en place pour que chacun soit tenu informé de l’avancée d’un projet. L’usage du fil d’actualités au travail, par exemple, permet d’épargner aux équipes un torrent de notifications pour la plupart inutiles.

Le fil d’actualités permet aux intéressés de recevoir uniquement les informations essentielles

L’intelligence artificielle fait remonter les alertes qui intéressent les personnes concernées. Celles-ci peuvent choisir de recevoir uniquement les annonces et billets les plus importants.

Des appels téléphoniques à la messagerie instantanée…

Hier, si l’on voulait contacter un collègue travaillant dans une autre antenne, il fallait l’appeler, quitte à lui laisser un message en cas d’absence. Autant dire que l’on mettait parfois plusieurs jours pour joindre quelqu’un. Aujourd’hui, il suffit de lui transmettre un message depuis son bureau ou depuis son téléphone ou sa tablette quand on est en déplacement.

Désactiver les notifications contextuelles et utiliser le mode "ne pas déranger"

Près de la moitié des employés considèrent que les outils de messagerie instantanée les aident à gagner en productivité au travail. Tout l’art consiste à en faire usage de sorte à minimiser les sources de distraction, ce qui suppose par exemple de bloquer l’affichage des notifications contextuelles ou d’activer le mode "ne pas déranger".

Des emplois de bureau au télétravail…

Le web a affranchi l’Homme de l’obligation de se tenir derrière un bureau ou de se déplacer jusqu’à un entrepôt. C’est certainement un progrès, car les bureaux en open space et les locaux bruyants peuvent aisément nuire à la concentration des employés. Un professionnel qui travaille à distance peut profiter du calme qui règne chez lui ou dans le lieu de son choix. S’il rencontre un problème, il a toujours la possibilité de contacter un collègue par chat ou de lui montrer ce qui s’affiche sur son écran afin de trouver une solution dans les plus brefs délais.

La connectivité vectrice de productivité ?

S’il est difficile de contester que la connectivité facilite la vie quotidienne des employés, reste à voir comment les outils de communication et de collaboration peuvent permettre de parvenir à un juste milieu entre disponibilité permanente et volonté de n’être pas dérangé à tout bout de champ. Mais pour peu qu’on s’y prenne correctement, c’est une voie qui peut mener chacun vers un équilibre plus viable entre vie privée et vie professionnelle, mais aussi vers un surcroît de productivité.