La RATP refond son SIRH en mode big bang

Le transporteur a mis sur les rails dès 2001 un vaste projet de refonte de son système RH. Les contraintes de migration n'ont pas empêché le projet d'afficher un taux de rentabilité de 12% de l'investissement initial.

Spécialisée dans le transport de personnes multimodal (RER, Bus, Métro et Tramway), la RATP - qui compte aujourd'hui près de 45 000 collaborateurs - s'est engagée depuis le début des années 2000 dans un vaste programme de refonte de ses infrastructures informatiques. Avec notamment comme principal objectif de moderniser et de donner de la cohésion à son système d'information des ressources humaines (SIRH), reposant jusqu'alors sur une kyrielle de développements spécifiques.  

Aux commandes de ce projet, les directions générale et des ressources humaines du groupe qui ont souhaité couvrir de nouveaux besoins fonctionnels, tant en termes de gestion de la paye, des carrières que de self-service RH (demande de congés, formation...) pour l'ensemble des collaborateurs que de l'édition de tableaux de bord et de pilotage RH à destination du management.  Non sans devoir surmonter au préalable une contrainte technique de premier plan.

"Le renouvellement de notre SIRH était devenu impératif car il recouvrait jusqu'à présent plus d'une cinquantaine d'applicatifs développés en interne, non documentés, et faisait appel à des technologies obsolètes dont les concepteurs partaient en retraite" fait savoir Jean Marc Ambrosini, responsable du programme informatique et de l'unité politique transversale ressources humaines au sein de la RATP.

Sur les rails à la fin de l'année 2001, le projet de refonte du SIRH de la RATP - baptisé Rhapsodie - donne lieu courant 2002 au lancement d'un appel d'offres pour lequel, et compte tenu de l'étendue du périmètre projet, seuls les grands éditeurs du marché ont été en mesure de répondre. Au premier rang duquel, Oracle-Peoplesoft, SAP et HR Access. Mais après une phase d'études et de tests approfondis, en particulier sur le module de formation, ce sera finalement le SIRH d'HR Access qui a su répondre aux attentes du groupe.

"Pour éviter l'effet tunnel et ses effets indésirables, nous avons mis en place des évolutions dans les systèmes de reporting existants" (Jean Marc Ambrosini - Responsable du programme informatique)

"Le progiciel HR Access a montré davantage de souplesse que les autres solutions et nous l'avons mis en place pour la gestion de bout en bout des dossiers salariés, de la gestion administrative à la paie, la formation, les carrières, les comptes de temps", poursuit Jean Marc Ambrosini.

En termes d'implémentation, le projet a mobilisé jusqu'à une centaine de personnes dans ses phases de conception et de réalisation critiques, réparti notamment entre 2003 avec la mise en place du module de gestion de la formation et des tableaux de nord décisionnel RH, suivi en 2006 par l'ouverture des premiers processus de dématérialisation des demandes de congés et, en 2007, de la disponibilité d'un self-service à part entière.

Concernant les phases de conception et de développement, la RATP se sera notamment entouré d'IBM, mais aussi du groupe Mc2i pour les aspects liés à la recette du projet et  du cabinet Euresis pour les démarches de pilotage et d'urbanisation projet.

"Le SIRH a été mis en oeuvre en big bang , et non de façon séquentielle car il était hors de question de migrer progressivement nos différentes applications dans des modules d'HR Access qui ne recouvraient pas le même périmètre. Pour éviter l'effet tunnel et ses effets indésirables, nous avons mis en place des évolutions dans les systèmes de reporting existants, préfigurant le système de pilotage ouvert début 2008", précise Jean Marc Ambrosini.

Aujourd'hui, pas moins de 1 500 collaborateurs sont amenés à utiliser l'application de façon régulière, aux premiers rangs desquels les gestionnaires de paie RH ainsi que les responsables de management opérationnel exerçant des fonctions RH de premier niveau. Afin d'accompagner du mieux possible les utilisateurs, une phase de formation et de conduite du changement a été mise en place qui, compte tenu de leur grand nombre, a été effectuée de façon standardisée. Avec, au final, une satisfaction qui aura bel et bien été au rendez-vous.

"Les utilisateurs ont été formés à travers des modules spécifiques en fonction de leur profil utilisateur sachant que les résultats des  évaluations à chaud montrent un taux de satisfaction de 95%. Par ailleurs, les premiers mois d'utilisation permettent de mettre en avant les performances en matière de temps de réponse et d'ergonomie", poursuit Jean Marc Ambrosini.

Après avoir mené à bien l'étape de reprise des données de l'ancienne application de paye vers l'ERP HR Access, la RATP a alors fait le pari de ne pas mettre en œuvre un double processus de paye. Si le choix, de prime abord, est apparu audacieux - et non dénué de risques - le fait d'avoir mis en œuvre un plan de simulations préalables sur 6 mois a permis de limiter les conséquences traditionnelles liées au mode big bang. Si bien qu'aujourd'hui, l'application de gestion de la paye a permis à l'entreprise de simplifier ses règles de gestion et de transformer des contrôles systématiques aléatoires sur la qualité de la paye en opérations de vérification a posteriori.

En termes de retour sur investissement, la RATP a pu constater un taux de rentabilité de 12% de l'investissement initial avec également à la clé une économie de 300 emplois, en phase avec les objectifs de performance économique fixés par le plan d'entreprise 2008-2012.

Plusieurs améliorations fonctionnelles ont été effectuées depuis le début de l'année, parmi lesquelles la traçabilité des actions de gestion de la paye et l'élaboration d'indicateurs automatisés de reporting RH, issus soit de l'ERP HR Access, soit de l'outil décisionnel Cognos via le requêteur Reportnet. Alors même que la RATP ne compte pas s'arrêter en si bon chemin : "notre plate-forme de services en ligne n'en n'est qu'à ses tout débuts avec notamment  la gestion  dématérialisée des congés et nous comptons accroître le nombre de fonctionnalités de workflow", s'enthousiasme Jean Marc Ambrosini.

Le tableau de synthèse

Le projet en bref
Source : RATP
Organisme	RATP
Solution retenue	HRa Suite (HR Access)
Début du projet	Fin 2001
Première implémentation	2003 (gestion de la formation et décisionnel RH)