Nocibé donne un nouvel élan à son pilotage budgétaire

L'enseigne spécialisée dans le secteur de la parfumerie a mis à la retraite ses tableurs Excel pour construire et consolider ses états financiers. Le projet a nécessité un investissement global de 130 000 euros.

Présent sur le marché de la parfumerie depuis 1984 avec plus de 400 magasins en France, Nocibé a réalisé un chiffre d'affaires de plus de 480 millions d'euros en 2007. Confrontée à l'accroissement continue de son activité, l'enseigne a été amenée en 2005 à revoir ses processus d'élaboration et de pilotage budgétaire.

Réalisées jusqu'à cette époque de façon artisanale par le biais de bases de données Access et de tableurs sous Excel, les procédures de consolidation des résultats financiers au niveau groupe - mais également par magasin - ont donc été remises à plat afin de répondre à plusieurs objectifs complémentaires.

"Nous avons décidé de nous doter d'une solution globale d'élaboration budgétaire, de pilotage financier et de reporting mensuel pour optimiser le traitement des informations comptables et accroître les temps d'analyse des données", annonce Sylvie Caminzuli, responsable contrôle de gestion financier au sein de Nocibé.

Contraint par des limites de temps particulièrement fortes, le parfumeur se lance début 2005 dans une phase de recherche de solution qu'il souhaite la plus courte possible. La lumière sera venue au cours d'une présentation commerciale réalisée par l'éditeur AS Groupe en avril de la même année, au cours de laquelle les équipes du contrôle de gestion de Nocibe ont été séduits par plusieurs qualités intrinsèques de la solution Global.

"Plusieurs caractéristiques de la plate-forme nous ont plu immédiatement comme la qualité de l'interface et de l'accès aux données, la puissance du cube OLAP, les liens avec Excel en intégration et extraction de données ou encore la structuration des données dans une base sécurisée", se rappelle Sylvie Caminzuli.

"Nous avons pu répondre à de nouvelles demandes de nos actionnaires" (Sylvie Caminzuli - Nocibé)

Un coup de cœur qui n'aura tout de même pas empêché Nocibé de s'assurer de la fiabilité et de l'efficacité de la solution d'AS Groupe en recueillant plusieurs témoignages et retours d'expérience directement auprès des clients de l'éditeur. Ce qui lui aura permis au final de le conforter dans son choix de solution.

Sans perdre beaucoup de temps le parfumeur met en août 2005 la dernière main à la rédaction de son cahier des charges technique et fonctionnel avant de s'engouffrer dans une étape décisive de son projet : l'implémentation.

Effectuée en deux temps - une première entre les mois de septembre et de novembre 2005 pour la construction budgétaire et une seconde en février/mars 2006 pour le reporting financier - elle aura été émaillée de plusieurs sessions de formations.

Dispensées sur 3 jours, elles auront ainsi permis aux équipes de contrôle de gestion de Nocibé d'appréhender dans les meilleurs conditions possibles la solution Global mais également de gagner an autonomie par rapport à AS Groupe via un opportun transfert de compétences entre l'éditeur et Nocibé.

La seconde phase d'implémentation aura par ailleurs été suivie par une série de paramétrages de schéma d'écritures sociales - mais également consolidées - et une intégration minutieuse avec les systèmes informatiques amont, et notamment la comptabilité, la paie mais également la plate-forme décisionnelle sous Business Objects.

Mis en œuvre avec un budget global de 130 000 euros, comprenant 50 000 euros de frais de licence, et 80 000 euros de dépenses de spécification, de paramétrages et de formation, le projet de construction budgétaire et de reporting financier constitue en tout état de cause un succès pour Nocibé, en ayant pu répondre à des attentes clés.

"La mise en place de la plate-forme Global a permis de répondre à de nouvelles demandes de nos actionnaires en matière d'actualisation de résultats et de simulations budgétaires, d'affiner la fiabilité de notre conduite budgétaire et de conduire des reportings de plus en plus détaillés en matière d'information financière", indique Sylvie Caminzuli.

Et la responsable du contrôle de gestion financier chez Nocibé d'anticiper : "avec la prochaine version, les temps de mise à jour du cube OLAP devraient encore être améliorés et nous devrions profiter d'autres ajustements fonctionnels sur certains blocages sporadiques que nous rencontrons".

 

Le tableau de synthèse
Les éléments clés du projet
Source : Nocibé
EntrepriseNocibé
Solution retenueGlobal (AS Groupe)
Initialisation du projet Début 2005
Implémentation2006
Coût130 000 euros

Cas utilisateur