Volvo roule vers l'optimisation de sa facturation fournisseurs

Volvo Construction Equipement a mis un terme à la gestion manuelle du traitement de sa facturation fournisseurs. Ayant connu quelques ralentissements, le projet a atteint sa vitesse de croisière en début d'année.

Spécialisée dans la fabrication de pelleteuses, niveleuses et de tombereaux articulés, Volvo Construction Equipement a débuté à l'orée des années 2000 un projet d'amélioration de ses traitements administratifs et d'automatisation de ses processus de facturation fournisseurs.

Objectif affiché par la filiale du groupe Volvo : optimiser la gestion des achats hors groupe qui représente en volume quelque 3,5 millions d'euros de facturation répartis sur un nombre moyen de 800 à 900 factures par mois. Tout en assurant un interfaçage le plus transparent possible avec son ERP SAP choisi au niveau groupe.

"Nous nous sommes lancés dans le choix de notre solution au début de l'année 2005, aidé par la SSII Flucticiel avec qui nous avions déjà travaillé sur le projet d'interfaçage de notre outil de gestion des notes de frais et de voyages avec notre ERP", raconte Patrick Baris, directeur du contrôle de gestion des processus et de l'audit interne chez Volvo Construction Equipement.

Mise en avant par la SSII, la solution de gestion du processus de facturation Invoice Automationde Basware rentre alors en phase d'évaluation directe avec 2 autres solutions : l'une basée sur un développement spécifique déjà utilisé au sein du groupe, et l'autre proposée par un autre prestataire avec une application développée autour d'un datawarehouse et d'un système de workflow spécialement mis au point pour l'occasion. Des alternatives au logiciel Basware qui ne se seront finalement pas avérées pertinentes pour coller au plus près des besoins de Volvo Construction Equipement, sans compter une phase plus complexe d'intégration.

"La mise en place de Basware Invoice Automation permet de limiter les litiges potentiels avec nos fournisseurs" (Patrick Baris - Directeur du contrôle de gestion)

"Après avoir mené une analyse fine de notre processus manuel de facturation, de la passation des commandes à l'enregistrement des factures et de la gestion de nos prévisions comptables, nous avons pu mettre en évidence un certain nombre de zones de risques auxquelles la solution de Basware a été en mesure de répondre", précise Patrick Baris.

Chemin faisant, et après avoir réalisé une préconisation au niveau du management local au début de l'année 2006, c'est au printemps 2007 que le choix de la solution est validé par les directions financière et informatique européenne de Volvo Construction Equipement. Un décalage autant dû à l'inertie du processus de décision souvent présent dans des groupes de cette envergure, qu'au passage obligé à la certification Sarbanes-Oxley ayant pesé comme une contrainte supplémentaire dans le projet.

Une fois obtenu le feu vert des instances dirigeantes, l'implémentation de Basware Invoice Automation, initialement prévue fin 2007, s'est cependant heurté à un dernier contre-temps : un problème de droits d'accès des consultants aux données métiers contenues dans SAP géré au niveau groupe qui a retardé de 3 mois la mise en route opérationnelle de la solution. Sans avoir pour autant écorné la satisfaction des utilisateurs.

"La mise en place de Basware Invoice Automation a apporté un indéniable confort de travail aux 50 utilisateurs de la solution, acheteurs et approbateurs n'ayant en effet plus aucune facture papier à manipuler, ce qui permet en outre de limiter les litiges potentiels avec les fournisseurs grâce à un processus de traçabilité permanent", indique Patrick Baris.

Volvo Construction Equipement a encore un certain nombre d'évolutions fonctionnelles dans ses cartons, en particulier sur la phase de gestion des commandes, des contrats et du rapprochement entre les commandes et les factures, qui devrait être mise en route dans les tout prochains mois.

Les premiers gains financiers ont en tout cas été au rendez-vous, avec la réallocation de 2 équivalents temps plein à d'autres tâches fonctionnelles orientées sur des activités cœur de métier de la société plutôt que sur des tâches de gestion.

 

Le tableau de synthèse
Le projet en bref
Source : Volvo Construction Equipement
Organisme Volvo Construction Equipement
Solution retenueInvoice Automation (Basware)
Début du projet 2000
Implémentation 2008
Coûts75 000 euros (50 licences)

Cas utilisateur