Les évolutions des systèmes de collaboration Le stockage des mails, source d'économies pour la DSI
L'évolution des systèmes de collaboration est un passage obligé tant ces technologies s'améliorent et rendent leurs versions précédentes obsolètes. La compétitivité est rude entre les éditeurs lors de remises en concurrence, les chantiers de migrations ayant un coût certain même en restant sur une technologie identique. Les DSI ont engagé des programmes autour du poste de travail incluant des aspects collaboratif et de mobilité : l'arrêt du support de Windows XP est, ou a été, un facteur déterminant pour lancer ces chantiers.
Quand un besoin autour d'un processus business est identifié, la donne n'est pas la même
Certains arrivent à faire prendre conscience de la valeur métier intrinsèque des outils collaboratifs en matérialisant celle-ci avec des critères de réactivité, compétitivité, etc. Mais dans ce cas, le ROI n'est pas calculable : comment mesurer les aspects économiques de l'effet catalyseur du "travail à plusieurs", et démontrer qu'il est supérieur à la somme des travaux individuels, même managés ? L'intelligence collective qui pourra s'en dégager à terme, même si elle est source de valeur indiscutable, ne peut pas être quantifiée.
Quand un besoin autour d'un processus business est identifié, la donne n'est pas la même : dans la chaîne de valeur de l'entreprise, de l'amont (fournisseurs, partenaires) à l'aval (clients), la performance et la productivité sont quantifiables : gagner en efficacité commerciale, réduire le nombre d'incidents ou améliorer l'ingénierie, sont autant de scénarios pouvant s'appuyer sur des plate-formes collaboratives, qui trouveront facilement des budgets.
Coté DSI, les pistes de calcul se situent dans les économies qui peuvent être réalisées sur l'infrastructure. Par exemple dans la partie stockage des mails : avec des hypothèses réalistes sur le nombre de destinataires, la taille des pièces jointes, etc. Nous arrivons à des ratios importants de redondance du stockage de l'information. Une migration vers un système qui garantit l'unicité de l'information sera alors correctement valorisée et justifiable dans l'entreprise.
Sortir d'une ou plusieurs solutions collaboratives n'est pas sans impact dans le système d'information global. En effet un grand nombre d'applicatifs s'appuient sur des workflows, des mails ou des échanges de fichiers. S'ils sont développés directement sur la plate-forme collaborative (Lotus Notes par exemple a été pendant longtemps utilisé en tant qu'environnement de développement à part entière), l'étude d'impact du changement est critique."La sortie des standards des produits a un impact fort sur la maintenance"
Chaque plate-forme ayant son propre paradigme, la migration d'applications de l'une à l'autre engendre la plupart du temps des adaptations, voire souvent des redéveloppements lourds. Nous voyons désormais les limites de la plate-forme collaborative en tant qu'environnement de développement rapide (RAD) si le développement est accéléré avec l'ensemble des composants offerts (listes, menus, composants graphiques, gestion des fichiers etc.), la sortie des standards des produits a un impact fort sur la maintenance, voire les performances du système.