Office 365 vs G Suite : le match des content collaboration platform

Office 365 vs G Suite : le match des content collaboration platform De la coédition de contenu au chat, les deux suites cloud de productivité multiplient les fonctionnalités collaboratives autour des documents.

Sur le terrain des outils de collaboration orientés document, la guerre fait rage entre Google et Microsoft. Précurseur, le premier s'est lancé dans la danse dès 2006. Dévoilée cette année-là, la toute première version des Google Apps (offre depuis rebaptisée G Suite) donnait d'emblée la possibilité de coéditer des contenus à plusieurs. Considérée comme un prérequis pour toute plateforme de collaboration de contenu digne de ce nom, cette fonctionnalité a été intégrée nativement aux briques de base de la suite de Mountain View : Google Docs, Google Sheets et Google Slides. Du côté de Microsoft, il a fallu attendre 2012 pour voir apparaître cette fonctionnalité dans Office Online, la version SaaS de la suite bureautique éponyme (alors connue sous le nom d'Office Web Apps).

"Globalement, Office Online apparaît moins performante que G Suite sur le plan de la collaboration centrée sur le document. On le constate avec Excel Online dans lequel la coédition est nettement moins fluide que dans Google Sheets et les temps de chargement plus lents", indique Bastien Le Lann, responsable du pôle analyse au sein du cabinet de conseil français Lecko. Même impression du côté de PowerPoint Online. "Seule la slide en cours de coédition sera nette. Ce qui ne facilite pas la lecture", pointe Guillaume Gouraud, expert Lecko.

Un différentiel de performance qui peut s'expliquer par la nécessité pour Microsoft de proposer suffisamment de fonctionnalités dans la version web d'Office 365 pour qu'elle ne soit pas trop éloignée de la version desktop.

Coédition et chat

Pour ne pas grever les performances de la version web d'Office 365, Microsoft a été obligé de faire des choix. Au risque de déplaire et entailler par ricochet les capacités de collaboration. "Excel Online est un tableur assez basique qui ne reprend pas toutes les macros qui ont fait le succès de son grand frère sur desktop", déplore-t-on chez Lecko.  Au sein de l'offre cloud de Microsoft, cette carence pourra néanmoins être compensée en se tournant vers l'outil SaaS de data visualisation PowerBI. Même constat du côté de Word Online. "Dans sa version web, Word intègre beaucoup moins de fonctionnalités que son équivalent logiciel. Il se rapproche cependant plus d'un traitement de texte que Google Docs qui demeure plus basic en termes de possibilités de mise en forme", résume Guillaume Gouraud.

Lors de la coédition d'un document dans Office Online ou G Suite, est-il possible de lancer une conversation par chat pour discuter des évolutions à réaliser ? La réponse est oui. Google a été le premier à proposer cette fonction en 2010. Quant à Microsoft, il l'a intégrée à Word Online, Excel Online et PowerPoint Online plus récemment, entre début 2016 et début 2017 selon les briques. "La plateforme SaaS de productivité Quip (acquise par Salesforce en 2016, ndlr) va plus loin dans ce domaine. Son tableur va jusqu'à donner la possibilité de mentionner un collègue dans une cellule", remarque Guillaume Gouraud.

Content Collaboration Platform : G Suite vs Office 365 (édition SaaS)
  Co-édition de document fluide Chat intégré à l'édition Edition en mode déconnecté possible Intégration fine des autres briques de la suite Disponibilité d'une offre complète SaaS et desktop Prix
G Suite x x x     4 € HT par utilisateur et par mois pour 30 Go d'espace et le double pour un stockage illimité.
Office 365   x x * x x Sept offres possibles pour les entreprises. De 4,20 à 34,40 € euros par utilisateur et par mois.

* Word, Excel et PowerPoint pourront être utilisables en mode déconnecté uniquement en installant leur déclinaison (logicielle) sur le terminal.

Au-delà de leurs forces intrinsèques, "les outils d'édition de G Suite restent très silotés et peu intégrés aux autres applications de la suite de Google. A l'inverse, leurs équivalents dans Office 365 sont beaucoup plus intégrés avec le reste de la plateforme. Ce qui contribue à décupler leurs capacités collaboratives", note Bastien Le Lann. Un document Word ou Excel pourra par exemple bénéficier des capacités d'Office en matière de gestion de groupes de travail. Il pourra également être partagé et édité via la brique de réseau social d'entreprise Yammer, ou encore ouvert en mode lecture depuis l'application de team messaging du groupe américain (Teams) – elle-aussi intégrée à Office 365.

Compatibilité des formats

Qui dit collaboration dit aussi capacité à échanger des documents, avec des collègues, des clients, des fournisseurs... Et ce, même si la suite que l'on utilise n'est pas la même que celle du destinataire. Partant de-là, se pose l'éternelle question de la compatibilité des formats de fichier entre G Suite et Office 365. "A la différence de Microsoft, Google travaille beaucoup sur cet aspect. Pour lui, c'est un moyen d'attirer un plus grand nombre d'utilisateurs", analyse Guillaume Gouraud. L'import de fichier Office dans G Suite reste cependant loin d'être parfait. Un tableau dans Word sera par exemple converti par Google Docs sous forme d'image - dont le contenu ne sera par définition plus modifiable. Quant à Excel et Google Sheets, leurs formules reposent sur des syntaxes différentes, rendant leur traduction complexe. Google promet d'améliorer ce point.

Pour la suite, un nouvel élément pourrait contribuer à remettre Office 365 sur le devant de la scène. Microsoft a en effet commencé à étendre la possibilité de coéditer un document Office (qui se limitait à Office Online) à la version desktop de la suite. "Il faudra voir ce que ça donne à l'usage. Mais cette promesse est particulièrement séduisante", souligne Bastien Le Lann. 

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