Qui doit prendre la main sur le réseau social d'entreprise ?
Le projet de Réseau Social d'Entreprise (RSE) n'est pas seulement un projet informatique. C'est précisément pour cette raison qu'il fait partie des chantiers parmi les plus complexes à mener. Avec l'explosion des offres SaaS, les directions métiers ont même tendance à s'approprier directement ces solutions, et ainsi gagner en indépendance vis-à-vis de la DSI.
"Le SaaS a renforcé l'autonomie des directions métiers et leur réactivité pour mettre en place plus rapidement le réseau social d'entreprise mais cela ne veut pas dire pour autant que le projet se passe mal quand il est cadré par une DSI centralisée", analyse Ali Ouni, CEO du cabinet de conseil Spectrum Group.
"Cela n'a pas de sens de mettre de côté la DSI" (Ali Ouni - CEO Spectrum Groupe)
D'autre part, il ne faudrait pas sous-estimer les aptitudes - qui ont toutes augmenté avec le temps - des directions métiers à organiser, mettre en forme et hiérarchiser des contenus. Il faut dire que les outils de RSE leur facilitent grandement la tâche pour diffuser rapidement et facilement des contenus. Sans compter une prise en mains aisée, en particulier pour les collaborateurs issus de la génération Y.
Le risque de voir certaines directions métiers, aussi bien les Ressources Humaines que la Communication, se déclarer légitimes pour prendre la main sur le réseau social d'entreprise existe donc bel et bien. Pour autant, rares sont les projets qui restent viables dans le temps sans mettre la direction informatique dans la boucle.
Si chaque direction monte son propre RSE, il faut s'attendre à un nid de difficultés
"Cela n'a pas de sens de mettre de côté la DSI car c'est la seule à mesurer les contraintes techniques et les exigences en termes de sécurité qui doivent nécessairement être maîtrisées. Le projet RSE n'est pas un électron libre", poursuit Ali Ouni. Les difficultés pourront également se multiplier dès lors que chaque entité sera tentée de mettre en place son propre réseau social interne, avec le risque que cela engendre la création de profils multiples de la part des utilisateurs qui finiront par privilégier tel RSE au détriment d'un autre.
"Il n'est pas envisageable de lancer un réseau social interne sans impliquer la direction des Ressources Humaines" (Erwan Guiziou - Voirin Consultants)
"Il n'est pas envisageable de lancer un réseau social interne sans impliquer la direction des Ressources Humaines car, contrairement à l'intranet qui était avant tout centré sur les documents, un RSE est centré sur les individus et des profils de personnes qui concernent directement les RH", prévient quant à lui Erwan Guiziou, consultant sénior et responsable de la division Web 2.0 chez Voirin Consultants.
Pour maximiser les chances de réussite d'un RSE, l'entreprise a donc tout intérêt à fédérer les initiatives autour d'un projet de RSE groupe dans lequel les spécificités locales, par le biais de la création de groupes ou communautés, pourront être préservées.
Car le RSE doit avant tout s'inscrire en tant que projet structurant dans l'ADN de l'entreprise et apporter de la valeur à ses membres (optimisation des pratiques collaboratives, rapidité de la recherche, et mise en relation de collaborateurs détenteurs d'une expertise ou d'un savoir...).
Eviter la centralisation du pouvoir de décision au sein d'une seule direction
La mise en place d'un RSE amène en outre l'entreprise à s'interroger sur un éventail de problématiques (techniques, juridiques, gouvernance...) qui nécessitent de facto l'implication de plusieurs directions métiers et transverses.
Dans le cas d'un RSE groupe en particulier, la centralisation du pouvoir de décision par une seule direction n'est pas conseillée. Il sera ainsi préférable de mettre en place une cellule réunissant les principaux acteurs susceptibles d'être impliqués dans l'aventure du réseau social d'entreprise. Au premier rang desquels la communication, les RH, les métiers ainsi que la direction générale.
"Si le RSE de l'entreprise doit être piloté par une seule direction, son contrôle finira par lui échapper et ce, d'autant plus fortement qu'elle ne bénéficiera pas du support et de l'implication de la direction générale", confirme Erwan Guiziou. "Dans notre étude sur les communautés de pratiques, les pratiques collaboratives et les RSE, les entreprises ont confirmé à 95% avoir mis en place des groupes de projets communs entre la direction de la communication, les ressources humaines et la DSI".
Dans le cas où la mise en place d'une telle cellule n'est pas envisageable (processus d'organisation complexes, coûts trop élevés, manque de temps...), il faudra quand même penser, a minima, à s'appuyer sur des utilisateurs relais au sein de ces différentes directions. Par exemple en multipliant les rôles de collaborateurs endossant des responsabilités de gestionnaire de communautés ou bien de power users, sans nécessairement dédier des ressources à temps plein à cette tâche.