"Dans une approche ECM, pourquoi pas un front-end SharePoint et un back-end EMC Documentum ?"
Je me perds un peu dans la gamme de produits et de services EMC. Quelle est la spécificité d'EMC CMA ?
CMA (Content Management and Archiving), c'est une division d'EMC. Elle regroupe les activités autour de la gestion de contenu. Documentum par exemple, mais aussi Captiva, eRoom, SourceOne. Notre spécificité aujourd'hui : 100% software!
Vous êtes un ancien de Documentum. EMC CMA, c'est l'offre Documentum remarketée par EMC ?
C'est une bonne synthèse en effet... En fait c'est du Documentum +. Je veux dire que nous avons développé les activités depuis le rachat de Documentum par EMC en 2006. Pour les puristes du marketing : il y a une ligne de produits EMC Documentum, mais la marque ombrelle c'est EMC !
Quels sont les besoins des entreprises et des administrations en termes de d'archivage ?
Enormes. Difficile aujourd'hui de ne pas avoir une conversation sur le thème lorsque je rencontre un client, un prospect ou un consultant. La caractéristique principale de ces discussions : confusion des genres, diversité des besoins et ... attentes non satisfaites et confusion. Il faut en effet préciser ce que l'on entend par archivage.
Certains font un lien avec la sauvegarde, d'autres parlent de stockage du papier, d'autre de conversion en numérique, d'autres d'archivage de données applicatives. Vaste.
L'archivage numérique est-il plus sûr que l'archivage papier ?
Il faudrait préciser la question. En effet, sur le court-moyen terme (0 à 20 ans), le numérique l'emporte. Sur le très long terme (au-delà donc), on peut légitimement se poser la question.
Il faut aussi préciser le contexte : archivage à objectif professionnel, personnel? Avec un but "de valeur probatoire"?
En tous les cas, la tendance au numérique est de plus en plus forte car les avantages sont nombreux : moins cher, plus facile à rechercher, moins encombrants, facilement transférable.
Et dépassent probablement les inconvénients : le cadre juridique complexe, les technologies variées, la stabilité des formats, les évolutions permanentes.
Avez-vous quelques exemples de gros projets de numérisation conduits en France par EMC ? Combien de temps pour les réaliser ? Quels types de clients ?
Nos plus gros projets sont dans le domaine public et bancassurance. Sans citer de nom : la prévoyance et plusieurs très grandes banques. Les temps de mise en œuvre varient de 1 à 6 mois (hors reprise de l'existant). On parle de plus de 100 millions de documents à l'année. Une belle économie quand on ne les imprimera plus!
Une anecdote : un de nos clients européens (bancaire) a mesuré que 60% des documents qu'il dématérialisait... avait été émis par la banque elle-même.
Quelles sont les contraintes légales de l'archivage en France ? Vos clients y sont-ils confrontés ? Quelles solutions proposez-vous ?
C'est un vaste sujet pour lequel il faut avoir recours à des gens bien plus experts que moi. En synthèse néanmoins, l'ensemble des documents sont traités dans le cadre législatif français et notamment la notion de document numérique.
Mais certains types de documents bénéficient d'un traitement de faveur et suivent donc des règles précises voulues par le législateur : les factures sont le cas typique.
Un premier distingo est à faire entre les documents "nés" numériques, ils n'ont jamais existé sur le papier, et les copies numériques de documents papier dématérialisés.
Dans tous les cas, c'est un problème qui n'est pas simple (notion de preuve, de copie conforme, de pérennité, de non-modificabilité) et qui implique systématiquement pour ces projets de consulter à un moment ou un autre sa direction juridique ou un conseil externe.
Pourquoi êtes-vous meilleurs (ou moins bon) qu'Open Text ?
Nous avons en tout cas une approche différente, c'est clair. Première différence : EMC. Le soutien d'une société de 15 milliards de dollars cela permet une R&D à taux élevé et une réelle compréhension du monde de l'archivage dans sa dimension infrastructure.
Deuxième différence : moins d'acquisitions chez EMC autour de Documentum, et donc une architecture plus unifiée. Simplement complétée par quelques briques fonctionnelles.
Moins bons, ou meilleurs : le marché décidera. En France, en tout cas, avec une part de marché supérieure pour EMC.
Jugez-vous que l'offre Sharepoint de Microsoft est directement concurrente de la vôtre ?
Nous avons une offre dans le domaine du collaboratif, CenterStage. Sur ce besoin particulier je dirais plutôt concurrent, comme avec eRoom d'ailleurs pour ceux qui connaissent.
En revanche, dans une approche ECM pour l'entreprise, pourquoi pas un front-end SharePoint et un back-end EMC Documentum? Il faut une caution gouvernance à SharePoint. Pour éviter que SharePoint devienne ... Notes 2.0
Beaucoup de directeurs informatiques essayent encore de maîtriser les applications Groupware qu'ils ont eux-mêmes contribué à lancer. Avec beaucoup de mal si cette maîtrise n'est pas pensée dès le début. Les risques? Duplication des documents, manque de traçabilité, îlots d'information, absence de gouvernance sur les contenus. Mais nous avons beaucoup travaillé sur nos intégrations avec SharePoint et reconnaissons évidemment l'apport de Microsoft au monde de l'ECM à travers une diffusion plus large de ce concept et de la GED pour tous.
Quelles sont les problématiques rencontrées par vos clients en matière de stockage et d'archivage ? Proposez-vous toujours des solutions de stockage EMC sur vos contrats de numérisation ? Sur la question de la virtualisation, est ce que vous ne travaillez qu'avec des produits VMware ?
Pour la 1ère question, cela dépend de la demande de notre client. Pas de choix déjà établi? Volonté d'un engagement d'EMC sur le SLA de la solution? On y va de préférence avec notre gamme complète Soft + Hard. Choix NetApp déjà en place? Du HP en choix pour les datacenters? Documentum, SourceOne et Captiva sont agnostiques de ce point de vue.
Un exemple : plus de 50% de notre chiffre d'affaires sur Captiva (capture donc) est réalisé avec des softs d'ECM ... non Documentum. IBM Content Manager, FileNET (IBM maintenant) principalement.
Pour la virtualisation, nous avons comme philosophie de choisir les meilleurs produits sur nos projets. Donc VMWare!
Vous luttez actuellement contre NetApp pour racheter DataDomain. Pourquoi voulez vous racheter cette entreprise, spécialisée dans la déduplication ?
Il y a des synergies évidentes entre EMC et DataDomain pour construire les datacenters du futur. Leurs solutions sont complémentaires plus que concurrentes des solutions de déduplication déjà présentes chez EMC comme Avamar. Pour rappel, Avamar fait la déduplication à la source (et ne transmet que ce qui a varié, dédupliqué). DataDomain à l'arrivée, au moment de la sauvegarde sur l'émulation tape. Nous croyons énormément à ces solutions qui contribuent à la non-prolifération des données. C'est un vrai problème à cinq ans. IDC rappelle que cette année, il y a plus de données numériques produites ... que de capacité hardware pour les stocker! D'où l'Archivage.
Dans quels cas faut-il utiliser une solution de gestion du cycle de vie de l'archivage ?
Probablement dans tous les cas sur le numérique. Car à chaque type de document sa politique d'archivage. Ce qui va probablement se traduire par des étapes différentes dans le cycle de vie, et va permettre d'y appliquer des stockages différents, des sécurités différentes, des règles d'accès différentes.
Considérez-vous que les solutions open source comme ce que propose Alfresco Document Management sont des concurrents pour EMC CMA ?
Absolument. John Newton, fondateur de Documentum d'abord et d'Alfresco ensuite partage probablement cette opinion (hello John!). Les approches sont évidemment différentes, mais les finalités fonctionnelles et applicatives sont similaires.
Votre plate-forme peut-elle gérer des formats documentaires de type ODF ?
Absolument. EMC Documentum, comme son socle d'archivage SourceOne, ont été conçus pour être totalement indépendants du format. En revanche, nous conseillons parfois d'avoir plusieurs formats physiques pour le même document. Par exemple du Word et de l'ODF, ou du PDF. Pour l'archivage, plutôt du PDF/A que nous obtenons via conversion du format natif pour cette finalité.
Pour ce qui est des outils collaboratifs en entreprise, pensez-vous que les employés sont prêts à utiliser directement ces nouveaux outils, ou bien une phase de conduite du changement importante est nécessaire pour leur permettre d'être productif avec ces outils ?
Notre expérience est qu'une part significative des fonctionnalités sont directement utilisables sans formation. Mais que l'on atteint très vite 1) un plateau de productivité et 2) des aberrations dans l'utilisation de certaines fonctions. Il faut donc systématiquement prévoir une conduite de changement à 2 niveaux.
Premier niveau sur l'utilisation de l'outil (fonctionnalités avancées, meilleures pratiques). Deuxième niveau sur une formation adapté à la fonction qui va montrer comment un process aujourd'hui est réalisable avec ces nouveaux outils.
Un exemple : notre outil eRoom. Il permet d'avoir une adresse email dédiée pour l'espace collaboratif auquel vous participez. La bonne pratique : mettre en copie la eRoom elle-même pour y déverser tous les mails qui concernent le projet sur lequel la personne travaille.
Quel type de services fournissez-vous ?
Les services autour de nos solutions sont fournis principalement par nos partenaires intégrateurs, mais quelquefois par EMC. Parmi ces services : la formation, le conseil en architecture, la conduite du changement, la réalisation de solutions ECM. Nous le faisons quand l'engagement total d'EMC est nécessaire et que le client refuse d'avoir à faire à deux interlocuteurs. C'est de plus en plus rare. Car les compétences des intégrateurs autour d'EMC Documentum ou EMC Captiva a fortement progressé en 5 ans. Technologie leader oblige.
Qu'est ce que du contenu transactionnel ?
C'est du contenu qui supporte un processus dit transactionnel (modélisable dans un workflow). Par opposition à collaboratif. Exemples? Un certificat médical pour un processus d'arrêt de travail à la CNAM, ou un contrat client pour l'ouverture d'une ligne chez un opérateur. C'est la zone de notre business en plus forte accélération, avec l'archivage de mails.
Quelles sont les normes et les protocoles de sécurité intégrés sur votre offre ?
D'un point de vue architecture : nous nous appuyons sur les sécurités réseaux pour protéger les échanges. En interne, nous avons des mécanismes de chiffrement qui (le cas échéant) permettent de sécuriser le contenu de nos bases. Nous rajoutons souvent nos gammes matérielles Centera pour garantir la non-modificabilité des données (à la mode Z 42013), et intégrons les produits de RSA ou des outils de signature électronique externes pour l'authentification.