Conformité au RGPD dans les entreprises : les quatre grands obstacles
La protection des données devient de plus en plus importante, tandis que les volumes de données augmentent à une vitesse vertigineuse.
Sans approche stratégique, le combat est perdu d’avance pour les entreprises. les fournisseurs de logiciel de GRC juridique associant l’e-discovery, la criminalistique numérique, la protection des données et la conformité en matière de cybersécurité, montre comment les entreprises surmontent les quatre obstacles majeurs sur la voie de la conformité au RGPD.
La grande diversité des réglementations en matière de conformité et de protection des données constitue à elle seule un énorme défi. Les entreprises doivent respecter des réglementations différentes dans le monde entier, (voire même au sein de l’Europe), et le fait que ces réglementations changent sans cesse est un facteur aggravant. Elles sont donc confrontées à la tâche difficile d’adapter en permanence leurs processus internes afin de toujours respecter toutes les contraintes. Ne pas s’y conformer peut avoir de graves conséquences, car les infractions sont de plus en plus sanctionnées.
Les mesures suivantes doivent être mises en œuvre afin d’éviter les écueils lors de la mise en conformité avec le RGPD.
1. Tenir un inventaire des données
En termes simples, si une entreprise ne sait pas où se trouvent ses données, qui y a accès et qui en est responsable au sein de son organisation, il ne lui est pas possible de se conformer au RGPD. Plus important encore : le problème s’aggrave de jour en jour si l’entreprise omet de mettre à jour son inventaire de données ou de le gérer. Pour établir un inventaire exhaustif des données, il est donc important de recenser et de prendre en compte l’ensemble des sites et des sources de données, qu’il s’agisse de serveurs de fichiers, de services cloud ou de systèmes de messagerie. Les solutions avancées déterminent en outre les processus dans lesquels ces données sont intégrées, les délais de conservation auxquels elles sont soumises et contribuent à la définition des processus de suppression. Étant donné que les données sont constamment modifiées, copiées ou ajoutées, la saisie initiale des bases de données ne suffit pas – l’inventaire nécessite une mise à jour régulière. Pour que celle-ci soit rapide et ne mobilise pas trop de ressources informatiques, il existe des outils intelligents qui utilisent entre autres des procédés statistiques pour détecter les modifications des données et des accès.
2. Gérer les demandes d’accès aux données
Le traitement des demandes d’accès ou de suppression conformément au RGPD peut s’avérer très laborieux en raison de l’augmentation constante à la fois des volumes de données et du nombre de sources de données – en particulier lorsque de nombreuses demandes d’accès des personnes concernées (Data Subject Access Requests, « DSAR ») sont reçues. La plupart du temps, les responsables travaillent avec des listes et des tableaux volumineux, ce qui entraîne d’innombrables demandes de renseignements auprès des collègues afin de rassembler toutes les informations nécessaires. Or, les processus manuels sont chronophages et sujets aux erreurs. Ils sont en outre totalement inadaptés aux violations de la protection des données, qui nécessitent une déclaration auprès de l’autorité compétente dans les 72 heures et une notification aux personnes concernées. Une solution de pointe offre des flux de travail automatisés et facilement adaptables pour toutes les tâches et activités tout au long du processus DSAR, réduisant ainsi le temps nécessaire à quelques minutes.
3. Réduire les risques liés aux tiers
Un point qui passe volontiers sous le radar lors de la mise en conformité avec le RGPD est celui des fournisseurs tiers. Plus précisément : Quels partenaires et prestataires de services ont accès aux données de l’entreprise ? Et lesquels représentent un danger ? Les fournisseurs tiers qui travaillent avec des données d’entreprise sensibles, mais qui appliquent des pratiques de sécurité laxistes, augmentent le risque de violation de la protection des données. Une solution de pointe pour la conformité au RGPD établit des profils de risque pour les différents partenaires. Grâce à ces profils, une entreprise est en mesure d’identifier à l’avance les dangers potentiels et d’y réagir de manière appropriée.
4. Gestion des violations de la protection de données
En fonction du type de violation, une entreprise doit avertir les autorités de contrôle ou les clients dont la protection de leurs données a été violée et conserver les enregistrements de l’enquête sur la violation pendant une période donnée. Les exigences précises dépendent à la fois des juridictions dans lesquelles les violations ont eu lieu et des lois qui s’appliquent aux violations de la protection des données personnelles. Cependant, dans de nombreuses entreprises, la décision de notifier de tels incidents est une combinaison de considérations objectives et subjectives – y compris pour déterminer la gravité réelle de l’incident. Dans ce contexte, il est primordial d’orchestrer et de communiquer correctement le processus de notification afin d’être en mesure de se défendre en cas de violation de la protection des données ou d’autres incidents. Les solutions de pointe permettent une procédure de notification automatisée qui est valable, même devant les tribunaux.
Aucune entreprise ne peut se permettre aujourd’hui de faire preuve de négligence grossière dans le traitement des données personnelles des consommateurs et des clients – le préjudice d’image serait énorme et les amendes infligées peuvent vraiment être très coûteuses. Mais rares sont les entreprises qui y sont bien préparées. Vouloir assurer la conformité au RGPD à l’aide de feuilles de calcul Excel gérées manuellement est tout simplement impossible. Avec une plateforme logicielle intelligente Legal GRC, tous les processus liés à la conformité au RGPD sont soigneusement orchestrés. Ainsi, une entreprise s’assure qu’elle réponde à toutes les exigences en matière d’e-discovery et de protection des données – et qu’elle respecte à tout moment les obligations légales.