Master data management et facturation électronique : l'alliance idéale

La facturation électronique commence dès cette année et touchera à terme toutes les entreprises. Comment bien s'organiser et rester conforme ?

Dès le 1er septembre 2026, la législation introduira des modifications majeures pour les ETI et grandes entreprises françaises, réformant intégralement leur conformité comptable. Il sera alors indispensable pour elles d’émettre et de recevoir des factures numériques pour toutes les transactions effectuées entre les sociétés soumises à la TVA basées en France. Et, dès 2027, ce sont les entreprises de toutes tailles qui seront concernées. Il est donc primordial de ne pas retarder le début de ce projet essentiel.

Cette législation récente va permettre d’homogénéiser la facturation, aujourd’hui partagée entre logiciels de facturation et documents élaborés sur des tableurs ou des traitements de texte. Cela permettra également de mettre en place des formats de fichiers spécifiques. Il sera donc impératif d’avoir une base de données robuste, certifiée et sécurisée, offrant résilience et flexibilité aux organisations qui sera obligatoire pour la conformité. Mais, est-ce que les informations relatives aux entreprises respectent cette nouvelle réglementation législative ?

En plus de la facturation, cette loi va également nécessiter le suivi de diverses données financières, commerciales et ESG, ce qui nécessitera une mise en conformité et en qualité. Enfin, il va falloir créer des interfaces entre les SI des organisations et les plateformes agréées. Dans de nombreuses entreprises, cela va demander un effort colossal de compilation et de superposition entre des données éparpillées, des logiciels variés et des procédures distinctes qui entravent une perspective centralisée de l’ensemble des parties impliquées. Il va donc falloir établir des référentiels de données pour centraliser toutes les informations relatives aux clients, fournisseurs, produits, services, points de vente, filiales... Et au sein de ces structures, spécifier les détails des informations nécessaires pour chaque partie afin de respecter les exigences réglementaires, ce qui pourrait entraîner une mise à jour laborieuse.

L’adaptation à cette transformation peut s’effectuer en différentes phases. Pour commencer, il est important de dresser une cartographie exhaustive de toutes les parties concernées ainsi que des processus et des flux de documents associés. Puis, dresser une liste complète des outils disponibles dans l’organisation, en veillant à leur actualisation ou remplacement si obsolètes. La définition des besoins vient ensuite, basée sur la maturité de l’entreprise dans la gestion de ses documents numériques et de ses données. Et finalement, la sélection des instruments pour l’établissement de cette nouvelle infrastructure.

Il sera alors essentiel de disposer d’une plateforme de données unifiée pour compiler et recouper l’ensemble des informations. Elle va intégrer et favoriser la gouvernance des données à partir de diverses origines pour en établir une source unique de vérité, tout en respectant la législation. Elle simplifiera aussi l’audit et la production de rapports, tout en fournissant la transparence nécessaire pour des prises de décisions plus éclairées.

Cette solution de Master Data Management (MDM), dédiée à la gouvernance des données de référence, permettra aussi de surmonter les défis en matière de conformité :

• Approche unifiée des données dispersées au sein de l’organisation sans altérer l’infrastructure logicielle existante
• Transparence financière grâce à l’harmonisation de la gestion des différentes entités de l’organisation et de leurs finances
• Éligibilité aux crédits environnementaux grâce à une traçabilité des investissements et des données fournisseurs pour le développement durable
• Reporting relatif à la Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises (CVAE) jusqu’à son retrait prévu en 2027
• Fourniture d’un tableau de bord et d’analyses facilitant une prise de décision plus efficace par la direction, soutenue par les données.

Cette plateforme jouera le rôle de tour de contrôle et de référence pour l’ensemble des systèmes de l’entreprise, en répartissant les données vers les ERP cibles et en exerçant une fonction de validation pour toute modification effectuée en fin de chaîne par les opérateurs.

Cela permettra également aux divers services de l’organisation d’obtenir une vision claire et détaillée des données qui les touchent :

• La direction générale disposera d’un tableau de bord exhaustif pour des décisions promptes et efficientes.
• La direction financière bénéficiera d’une vue détaillée de toutes les entités de l’organisation, permettant un calcul plus précis des impôts et taxes, une conformité réglementaire parfaite et une optimisation des flux de trésorerie.
• La direction informatique pourra aisément centraliser les informations dispersées dans les divers systèmes de l’entreprise, qu’il s’agisse de SAP, Salesforce, Workday ou des logiciels ESG.
• Les gestionnaires des risques et de la conformité auront des données claires et traçables, prêtes à être incorporées dans les rapports réglementaires.
• La direction achats pourra surveiller minutieusement les données fournisseurs afin d’obtenir une visibilité immédiate sur la situation des comptes.

Cela souligne l’importance d’impliquer dès le début les différents départements de l’entreprise dans le projet de gestion des données et la nécessité de former les employés à ces nouvelles procédures.

Une gouvernance des données efficace contribue à minimiser les risques et à maintenir l’intégrité des données durant leur cycle de vie, renforçant par conséquent la confiance au sein même de l’organisation et avec ses partenaires externes. Bien qu’il reste encore quelques aspects réglementaires à clarifier qui arriveront sous peu, on ne devrait pas retarder cette transformation. Les entreprises qui organisent dès maintenant leur infrastructure de données grâce à une solution MDM efficace ne bénéficieront pas seulement d’une conformité totale vis-à-vis des nouvelles règles, mais elles recevront aussi des analyses pertinentes pour développer leurs activités.