Digitalisation de l'approvisionnement, le bras armé de la fonction achats

L'avènement des nouvelles technologies a imposé à l'ensemble des acteurs de l'entreprise de revoir leurs modèles organisationnels. C'est notamment le cas dans les fonctions achats des secteurs du transport et de la logistique.

L’avènement des nouvelles technologies a imposé à l’ensemble des acteurs de l’entreprise de revoir leurs modèles organisationnels. C’est notamment le cas dans les fonctions achats des secteurs du transport et de la logistique. Selon un rapport d'Accenture, les entreprises de transport de marchandises et de logistique qui ont d’ores et déjà opéré leur transformation numérique améliorent leur compétitivité et augmentent leur BAII (Bénéfices Avant Intérêts et Impôts). Il apparaît donc essentiel, pour ne pas dire nécessaire, d’entamer sa « révolution numérique »  tant celle-ci est en train de faire voler en éclats les modèles traditionnels du fret et de la logistique.

Les fonctions Achats jouent un rôle majeur dans la croissance et la transformation digitale au sein de l’entreprise. Selon une enquête de McKinsey, les Directeurs des Achats s'attendent à ce que la mise en place de leur programme d’achat en ligne augmente de 40 % les économies réalisées à l’année et réduise de 30 % le temps passé à rechercher des fournisseurs. C’est un fait, l’automatisation des achats courants permet d'économiser de l'argent et du temps et, par conséquent, de se concentrer sur des projets plus stratégiques.

Si les avantages du passage au numérique sont considérables, il subsiste encore des barrières à la transformation digitale. Les questions relatives au budget, à l'urgence organisationnelle et à l'introduction de nouvelles technologies représentent les plus grands obstacles à la « digitalisation des achats ». C’est en tout cas ce qu’estime un Responsable des Achats sur deux, selon le rapport Amazon Business et WBR Insights.

Se concentrer sur les fournisseurs stratégiques pour réduire les coûts cachés

Les services achats du transport et de la logistique peuvent pourtant capitaliser sur l'achat en ligne. Rationaliser le nombre de fournisseurs est, par exemple, un bon moyen de faire face aux contraintes budgétaires et de contrôler les coûts. Les achats quotidiens qui ne sont pas nécessaires à la production (fournitures de bureau, accessoires informatiques, cadeaux pour les clients, etc.) peuvent représenter jusqu'à 20 % des dépenses annuelles de l’entreprise. Bien souvent encore, les achats ne sont pas mutualités et ne sont pas gérés par un unique outil capable de centraliser intelligemment ce type de dépenses.

L'argent, le temps et les efforts consacrés aux achats du quotidien peuvent donc rapidement s'additionner dès lors que les dépenses ne sont pas efficacement contrôlées. Si l'on considère toutes les étapes qui entrent dans la composition d'un achat - le nombre de produits, les revendeurs, les contrats, les conditions de paiement, etc. -, on imagine sans aucun mal que les entreprises perdent un temps précieux et des ressources financières non négligeables. Pourtant, si un service Achats choisit de s’approvisionner auprès d’un seul et même fournisseur doté d’un système de gestion en ligne centralisé, transparent et efficace, alors les frais liés à la gestion de ces achats peuvent diminuer, voire disparaître. Les économies réalisées peuvent alors être réinjectées dans d’autres initiatives business.

Mettre son énergie au service de la productivité

En s’appuyant sur des processus innovants, la fonction Achats a donc un rôle clé à jouer dans la digitalisation de l’entreprise. Dans le cadre de l’enquête des Nations Unies sur le secteur du transport maritime, un tiers des personnes interrogées ont affirmé qu'elles considèrent l'automatisation comme un moyen efficace d’augmenter de 50 % la productivité. Les équipes qui embarquent de nouveaux systèmes d'achat en ligne contribuent à soutenir davantage la productivité, non sans résultats.

Garantir une optimisation des achats et une maîtrise des budgets est désormais possible dans les entreprises de toutes tailles, à condition d’opter pour une solution d’e-commerce qui offre un large éventail de produits et qui permet de gagner du temps. Naturellement, l’intégration de cette solution au sein de l’entreprise doit être la plus fluide, la plus transparente possible afin de ne pas perturber les utilisateurs. Lorsque les changements sont légers et acceptables au regard des bénéfices attendus pour l’entreprise, alors la transition s’impose presque comme une évidence.

Rester concentré sur son objectif

L'approvisionnement en ligne peut faire économiser de l’argent aux secteurs du transport et de la logistique, où la réactivité et la flexibilité sont indispensables. Mais pour bénéficier de tous les avantages d’une solution d’e-commerce, celle choisie doit être complète et offrir un large éventail de fonctionnalités. Les acheteurs d’une même entreprise situés dans des lieux différents doivent, par exemple, pouvoir disposer de comptes de gestion distincts, personnalisés. Tous ces comptes sont bien entendu reliés à un compte central, lequel permet au responsable des achats de superviser l’ensemble des opérations, de fixer des limites budgétaires par utilisateur et de définir des processus d'approbation automatisés. D’autre part, la solution envisagée par l’entreprise doit, en plus d’un large choix de produits, offrir des prix compétitifs, différents modes de règlement et le paiement à échéance ainsi que des avantages significatifs en termes de livraison.

Enfin, la valeur ajoutée d’un tel dispositif repose aussi sur sa dimension décisionnelle. Plus qu’un site d’e-commerce où l’on vient effectuer ses achats du quotidien, la solution doit être pour les entreprises un outil d’aide à la décision. Des fonctions d'analyse et de rapports automatisés doivent en effet leur permettre d’obtenir en temps réel une vue d'ensemble consolidée de toutes leurs dépenses. Si l'approvisionnement n'est pas encore une priorité pour tous les dirigeants, les avantages multiples de l'approvisionnement en ligne sont désormais suffisamment tangibles pour opérer un changement de mindset.