Pourquoi la digitalisation des processus d'achat est si importante ?
Les achats non récurrents et non stratégiques sont ceux pour lesquels le digital procurement peut apporter le plus de bénéfices en termes de pilotage et de maîtrise des dépenses. Les données qu'il fait remonter permettront par la suite d'anticiper les pics et de prédire les évolutions des dépenses.
En 2019, l’expert en conseil PwC levait le voile sur une étude portant sur la numérisation des processus d’achat, le digital procurement. Nous y apprenions que seuls 37 % des processus d’achat étaient numérisés, mais que leur digitalisation était la seconde priorité des directions des achats.
Pourquoi la digitalisation des processus d’achat est tellement importante et de quels achats parle-t-on exactement ? Ces derniers se répartissent en 3 catégories :
- Classe A : les achats stratégiques de production. Dans l’industrie, nous retrouvons dans cette catégorie les achats de matière première. Ils sont pilotés en général par un petit nombre de personnes, avec une gestion millimétrée et parfaitement optimisée. Le volume de transactions est souvent faible (environ 15 % des commandes) mais hautement stratégique.
- Classe B : les achats récurrents et stratégiques hors production. Par exemple le matériel informatique, les machines-outils ou encore la flotte automobile sans lesquels les collaborateurs ne pourraient mener leurs tâches à bien. Le volume de transactions est ici plus important (environ 25 % des commandes) et la gestion parfois un peu plus imprécise. Des gains d’optimisation de l’ordre de 10 % à 20 % peuvent être réalisés sur les achats de classe B.
- Classe C : les achats non récurrents et non stratégiques. Nous trouvons ici le plus grand nombre de transactions (environ 60 % des commandes). Cela peut aller du mobilier de bureau aux petites fournitures comme les stylos, les tournevis ou les post-its. Des achats pilotés souvent de façon archaïque et lourde… quand ils le sont ! C’est là que les entreprises ont le plus à gagner en mettant en place une solution de digital procurement.
Reprenez le contrôle avec le digital procurement
Les achats de classe C sont ceux qui induisent le plus de complexité dans les processus, que ce soit pour la gestion des fournisseurs, des factures ou des paiements. C’est bien pour cela que cette catégorie est celle où les gens tendent le plus à sortir des processus normés. Ces achats dits « sauvages » ne sont que la pointe de l’iceberg. Nous pouvons en effet aussi citer les erreurs de rapprochement comptable, les fraudes, les pertes, les vols, les non-livraisons de colis, etc.
La première étape pour l’entreprise consiste à mettre en place une solution de digital procurement qui va permettre de reprendre le contrôle en digitalisant les processus d’achat et en récupérant de la data. La direction des achats passe ainsi du noir à la lumière et remet par la même occasion dans le rang les adeptes des achats sauvages en leur proposant une plate-forme de commande en self-service qui sera à la fois simple et agréable à utiliser.
Cette première étape, essentielle, permet donc de reprendre le contrôle sur les achats et de les piloter au travers d’une plateforme informatique avancée.
Exploiter la data, pour mieux décider et anticiper
Les solutions de digital procurement ne font pas qu’assurer le pilotage des actes d’achat. Elles font également remonter des données qui pourront être exploitées afin d’en tirer des enseignements précieux, par exemple sur les tendances de consommation.
L’analytique et les technologies prédictives vont se charger de comprendre les transactions passées, afin d’anticiper des évènements comme la saisonnalité de certains achats. Ceci permettra de mieux anticiper les périodes critiques, comme les pics. Mais aussi de disposer d’informations clés qui permettront à la direction de mieux négocier ses prix auprès de ses fournisseurs.
Le machine learning et l’intelligence artificielle vont encore plus loin, en évaluant l’impact d’un évènement inattendu sur les achats de l’entreprise ou en permettant de lancer des simulations de type « what-if ». Là encore, l’objectif est de maîtriser les dépenses, tout en limitant les ruptures de stock ou les sur-stocks.
Une fusée à trois étages
Un projet de digital procurement comprend idéalement trois étages :
1. Reprendre le contrôle : mise en place d’une plate-forme chargée de gérer les transactions et de récolter de la data.
2. Comprendre et anticiper : exploitation de la data au travers de l’analytique, pour mieux gérer les achats et fournisseurs.
3. Prévoir et prédire : utilisation du prédictif, voire de l’IA, afin de se préparer à tout évènement inattendu.
Selon votre degré de maturité, votre projet visera le niveau 1, 2 ou 3. Mais, quel que soit votre choix, les gains seront mesurables dès la première étape.