Tuto : comment réaliser une facture électronique
Vous utilisez encore Word ou Excel ? Vous n'êtes donc pas prêt pour le passage à la facturation électronique obligatoire. Avec l'ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021, le gouvernement a choisi de rendre peu à peu la facturation électronique obligatoire. Dans un précédent article, nous vous récapitulions le rétroplanning du passage à la facturation électronique obligatoire. A partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA, même celles bénéficiant de la franchise de base de la TVA de l'article 293 B du code général des impôts, devront être capables de réceptionner des factures électroniques. Mais en quoi consiste et surtout, comment faire une facture électronique ?
Des factures au format Factur-X, C2I ou UBL
Si vous pensez qu'il s'agit d'une facture sous format PDF ou émise par mail, vous avez tout faux, mais vous n'êtes pas le seul dans ce cas. "Lorsque nous interrogeons nos clients entrepreneurs dans des domaines différents, nous nous rendons compte que beaucoup n'ont pas connaissance du sujet", témoigne Sabine Ducrot Ciss, regional product marketing leader chez Sage, un éditeur de logiciel de gestion. "Une facture électronique est une facture qui visuellement est un PDF. Mais derrière, il y a un autre fichier, XML, qui comporte l'ensemble des données de la facture et peut être interprété par la machine informatique", explique Christophe Herault, le directeur de l'innovation SMB chez Docaposte, une filiale du groupe La Poste spécialisée dans la gestion de donnée.
L'Etat a choisi trois formats qui seront compatibles avec son portail public de facturation (PPF) : Factur-X, UBL et C2I. "Il existe d'autres formats comme Edifact qui seront gérés par les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) et convertis aux formats attendus par l'Etat. Les PDP sont des intermédiaires, des hubs de stockage et de transports. Leur immatriculation est la garantie que les factures seront traitées de la bonne manière", continue Christophe Herault. Pour cela, le gouvernement a lancé en mai 2023 une opération d'immatriculation des plateformes partenaires dont la liste sera publiée entre fin 2023 et début 2024.
Des logiciels de gestion compatibles
Excel et Word ne sont pas conseillés pour réaliser de la facturation électronique : "Il est très compliqué de générer ces formats attendus sur Word ou Excel. Il vaut mieux choisir un outil dédié pour générer des devis et des factures", observe Christophe Herault. Les entreprises doivent se doter de logiciels de facturation compatibles. "L'éditeur de logiciel doit être en capacité à partir du logiciel de facture d'exporter au format Factur-X, par exemple, avec un PDF et un fichier XML associés", continue le directeur de l'innovation SMB de Docaposte. Pour Florent Grauer, vice-président product management et innovation chez l'éditeur Cegid, "les TPE et PME déjà digitalisées doivent vérifier avec leur fournisseur si leur logiciel de gestion va traiter ce passage à la facturation électronique obligatoire". Si elles n'ont pas encore de solution de gestion, "un ERP complexe ne sera pas forcément nécessaire, il faut surtout pouvoir éditer des factures simplement, les recevoir et que l'outil puisse collaborer avec celui de son expert-comptable", ajoute Florent Grauer.
Les PME auront trois possibilités de fonctionner :
- directement avec le portail de l'Etat ;
- via un opérateur de dématérialisation (qui n'est pas immatriculé dans l'annuaire prévu par le gouvernement) ;
- via une plateforme de dématérialisation partenaire (immatriculée par l'Etat).
"Le choix de l'un ou de l'autre va dépendre de leur volume de factures et du type d'échange qu'elles ont avec leurs fournisseurs", explique Christophe Herault. Les entreprises devront au 1er juillet 2024 avoir indiqué quelle sera leur plateforme de réception (PDP) sinon elles se verront rattachées par défaut au PPF. "Pour certains, en fonction de leur volumes de factures et de leurs fournisseurs, il vaudra mieux signifier une PDP à l'Etat. En effet, dans certaines industries, certains formats seront privilégiés pour échanger avec les fournisseurs. Il y a de grandes chances que les entreprises concernées se dotent d'une PDP précise car les grands acteurs de leur secteur passeront par-là. Il se peut aussi qu'ils utilisent des formats en dehors des trois choisis par l'Etat qui nécessiteront une conversion", ajoute Christophe Herault. "Certains outils de gestion vont demander à leurs utilisateurs de choisir une PDP particulière pour optimiser leur expérience", poursuit Florent Grauer.
Comment générer une facture électronique ?
Finalement, l'une des étapes les plus compliquées réside dans le choix de son outil de gestion pour émettre et recevoir des factures électroniques. Une fois l'outil choisi et les équipes concernées formées, il suffira à l'entreprise de réaliser ses factures dans son logiciel de gestion, nommé opérateur de dématérialisation (OD) par l'Etat, qui les enverra ensuite dans un format compatible. Cet OD envoie directement les factures dans le format attendu dans le portail de l'Etat. Pour d'autres il faudra passer par une PDP qui sert d'intermédiaire afin de convertir la facture établie par le fournisseur dans un format qui convienne. Ces opérations devront s'effectuer dans des conditions assurant "le maintien de l'intégrité des données, leur authenticité, leur lisibilité et leur exhaustivité", rappelle impots.gouv.fr.
Les nouvelles mentions obligatoires
Le gouvernement fait aussi évoluer les mentions obligatoires dans les factures. "Les factures électroniques devront comprendre 29 champs obligatoires contre 13 aujourd'hui", rappelle Sabine Ducrot Ciss. La liste de ces nouvelles mentions est disponible sur le site du ministère de l'Economie. Pour Sabine Ducrot Ciss, "ces nouvelles données obligatoires exigent une qualité irréprochable des bases de données". Les factures sur lesquelles ne figureront pas toutes les mentions obligatoires ne seront pas conformes et se verront être rejetées par le PPF. Le gouvernement a prévu des amendes pour le non-respect des règles de facturation :
- Une amende fiscale de 15 euros par mention manquante ou inexacte. Le montant de l'amende ne peut pas dépasser le quart du montant de la facture.
- Une amende administrative de 75 000 euros pour une personne physique et de 375 000 euros pour une personne morale. Cette amende pouvant être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de deux ans à compter de la première sanction.