Ne jetez jamais ces papiers ou cela pourrait vous coûter cher
Aujourd'hui, la plupart des démarches s'effectuent en ligne. On stocke des fichiers sur un ordinateur, on reçoit ses factures par mail, on perd l'habitude de ranger ses papiers. Mais certains documents, qu'ils soient numériques ou papier, doivent être conservés impérativement. Les conséquences d'une perte ou d'une destruction peuvent être graves, et la loi impose des durées de conservation précises.
Chaque document possède une durée de conservation minimale. Il ne s'agit pas d'une simple recommandation : ces délais répondent à des règles fixées par la loi.
Un avis d'imposition doit être gardé trois ans à partir de l'année suivant celle de la déclaration. Une facture de réparation de voiture : aussi longtemps que vous possédez le véhicule, plus deux ans en cas de revente. Les contrats d'assurance et les quittances : au minimum deux ans. Pour les actes d'état civil, les jugements de divorce ou les livrets de famille : conservation permanente, car ils peuvent servir toute une vie.
Pour les bulletins de salaire, le conseil officiel est de les conserver jusqu'à la liquidation de la retraite. Les preuves de paiement d'un crédit immobilier ou à la consommation : deux ans après la dernière échéance. Les factures d'eau, d'électricité ou de gaz, cinq ans. Les justificatifs d'allocations familiales, cinq ans aussi. Ces durées correspondent à la période pendant laquelle une administration ou une société peut vous réclamer quelque chose, ou inversement, pendant laquelle vous pouvez faire valoir vos droits.
En cas de contrôle administratif ou fiscal, l'absence de certains documents expose à des sanctions immédiates. Si vous ne pouvez pas présenter un avis d'imposition, une quittance de loyer ou un bulletin de salaire dans les délais requis, vous risquez une amende, la perte d'un droit ou le rejet d'une demande de remboursement. Car l'administration fiscale, les organismes sociaux ou les compagnies d'assurance sont en droit d'exiger la présentation des documents pendant toute la durée de conservation légale. Enfin, en cas de litige, la justice considère que la charge de la preuve repose sur vous : sans document, impossible de se défendre ou de contester une décision.
Par exemple, après avoir jeté de vieilles factures de travaux, un propriétaire peut se retrouver dans l'impossibilité de faire jouer son assurance lors d'un sinistre. Ce genre de situation arrive tous les ans.
Mais numériser ses papiers n'exonère pas de prudence. Les fichiers peuvent disparaître lors d'un incendie, d'un vol, d'une inondation ou à cause d'un bug informatique. Pour limiter les risques, il est recommandé de regrouper tous les papiers importants dans une boîte ou un classeur dédié, rangé à l'abri de l'humidité et du feu. Les documents numériques doivent être copiés sur un ou plusieurs disques durs externes et idéalement stockés sur un espace sécurisé en ligne.