Immobilier de bureau : comment faire de ses locaux un véritable levier d'optimisation des coûts

Tout chef d'entreprise le sait, les bureaux représentent une charge très importante pour l'entreprise, c'est même le premier poste de dépenses après la masse salariale. Outre les coûts très élevés des loyers, des charges locatives et de nombreuses dépenses supplémentaires inhérentes au fonctionnement (taxe bureau, taxe foncière…) s'ajoutent, alourdissant encore la part qu'elle représente sur le budget global. C'est pourquoi cette ligne budgétaire incontournable occupe une place majeure au bilan.

D’autant qu’avec la pandémie, leur chiffre d’affaires et leur trésorerie ont souvent été fortement impactés. Elles se retrouvent coincées entre incertitude économique et salariés en home-office. Et cette tendance va continuer de croître au fil des années. Le recours au télétravail s’est généralisé, il est entré dans les habitudes de travail et a bouleversé les modes de consommation des bureaux. Certes, travailler à temps plein depuis chez soi ne deviendra pas une norme mais aucun salarié n’imagine plus aujourd’hui travailler uniquement au bureau. Le bureau reste un lieu indispensable pour les salariés qui y ont des interactions avec d’autres collaborateurs. Les espaces sont désormais vécus comme des lieux collaboratifs, d’échanges où chacun peut brainstormer, socialiser, véhiculer des valeurs communes… Il faut donc que les organisations s’adaptent à ces nouveaux besoins.

Cette situation pousse donc les organisations à s’interroger sur le rôle du siège social, désormais envisagé par les salariés plus comme un lieu d’échanges et de rencontres que comme une simple notion de postes de travail. Les entreprises accueillant moins de salariés en même temps, de nombreux postes, voire des bureaux entiers, se retrouvent désormais inoccupés. Plus d’espaces vides donc mais des loyers qui continuent à être exorbitants pour des surfaces devenues trop grandes et des bureaux inutilisés. Les entreprises doivent donc repenser leurs bureaux afin d’accompagner au mieux cette transformation à la fois humaine et organisationnelle et alléger le poids du locatif dans leurs charges pour générer des économies et repartir à la conquête des marchés. S’adapter, rapidement et efficacement, au contexte économique et opérationnel est donc une clé stratégique pour continuer leur développement et leur croissance. Un défi de taille mais qui participe à l’essor de l’entreprise de demain.

Il est donc clair aujourd’hui que l’outil immobilier est un formidable levier d’optimisation budgétaire. Car, si l'organisation du travail en présentiel/distanciel permet aux entreprises de libérer de l'espace, elles doivent également opérer de nouveaux arbitrages pour rendre leurs bureaux utiles et attractifs pour leurs salariés mais également pour réduire ou modifier drastiquement les coûts liés à leur location.

Bien sûr, elles peuvent tenter de renégocier leur bail afin d’obtenir une baisse de loyer et baisser leurs coûts inhérents à la location de ces bureaux. Mais ce n’est pas une solution optimale et facile, les propriétaires étant peu enclins, d’une manière générale, à revoir les termes des baux déjà signés. Certaines l’ont déjà compris et ont mis en place de nouvelles solutions et organisations comme notamment le passage au flex-office (les employés n’ont plus de bureau attitré). Cela leur a permis de diminuer le nombre de postes utilisés (par exemple un même poste pour 2 salariés) et de réaliser, lorsqu’elles étaient en fin de bail, des économies de loyer en déménageant et en louant moins de mètres carrés.

Mais elles peuvent aussi et surtout tirer profit de ces nouvelles tendances en répondant à une demande de bureaux partagés du marché et générer, par là même, de véritables revenus. Aujourd’hui, entre télétravail et besoin de contact/rencontres, déplacements ponctuels ou de moyenne durée, travailleurs nomades en quête de bureaux satellites, ou encore indépendants à la recherche de bureaux temporaires ou de passage… les entreprises peuvent transformer leurs charges locatives en un véritable flux de revenu. En faisant de leurs bureaux un hub où se croisent, échangent et partagent les parties prenantes, les entreprises, montrent leur ouverture d’esprit, se modernisent, fidélisent leurs salariés et attirent de nouveaux talents.

Mettre à disposition une partie de ses bureaux à d’autres entreprises, du même secteur ou non, est donc une réponse de bon sens et une coopération à cette évolution globale des modèles de consommation d’immobilier professionnel. En mettant à disposition les espaces de travail disponibles à d’autres organisations, l’entreprise apporte des solutions essentielles à d’autres acteurs économiques, notamment une véritable alternative aux baux 3-6-9 si redoutés car peu flexibles. Les parties prenantes partagent les frais et services et diminuent par conséquent le coût liés aux bureaux. Cette solution est idéale car l’offre de location et de gestion est souple, n’engage pas les parties pendant plusieurs années et permet à chacun d’évoluer et de grandir à son rythme. C’est la raison pour laquelle aujourd’hui, les plus petites structures et les startups optent de plus en plus pour des colocations d’entreprises ou de la sous-location d’espace de travail. 

De plus, partager ses bureaux répond au besoin économique de réduction et de maîtrise des coûts en agissant sur le niveau de ses charges mensuelles qui sont désormais partagées entre les parties prenantes et non plus sur une seule organisation. Un nouveau marché en pleine croissance et une véritable opportunité pour toutes les entreprises souhaitant alléger ou tirer profit des coûts incompressibles inhérents à leurs bureaux.