Les trucs et astuces pour optimiser son espace de travail à domicile et être plus productif
Les technologies, tels les iPhones ou les scanners mobiles ont créé un nouveau type de liberté: travailler de presque n'importe où et donc depuis chez soi. Cependant ce n’est pas toujours évident. Voici des astuces pour faire de son bureau à domicile un endroit propice et productif pour travailler.
Les bureaux à domicile permettent de travailler
indépendamment et avec souplesse, mais ils exigent aussi une certaine discipline, c’est-à-dire un
espace de travail ordonné. Ainsi, il convient d’agir avant que les papiers ne
commencent à s’empiler jusqu’au plafond ! Il faut viser, dès le début, un
bureau sans papier. En bref, se débarrasser de
la papeterie inutile !
En effet, l’environnement de bureau à domicile peut
influencer la productivité. Il convient d’éviter le désordre avant qu'il ne
commence. Chacun a entendu parler du Feng Shui, philosophie orientale dans
laquelle le désordre influe sur le moral. D’où la nécessité de bannir le chaos
de son bureau : en jetant les choses dont on n’a pas vraiment besoin comme
des souvenirs de salon professionnel ou des prospectus ; en demandant des
factures électroniques chaque fois que possible ; mais encore, en scannant
immédiatement tout document papier puis en s’en débarrassant définitivement.
Les informations importantes doivent être scannées le plus
vite possible, de manière lisible et archivées de telle sorte qu’on puisse les retrouver
rapidement. Avec cette méthodologie, on se préserve d’un mal de tête plus tard et
on gagne surtout du temps.
Il est vrai que l’on met
plus de temps à trouver un document papier que son équivalent numérique. Selon
le Gartner, il faut en moyenne 18 minutes pour localiser un document papier, et
selon ARMA International (association leader sur les questions de gestion des
informations) jusqu'à 20% des documents papier se perdent, irrémédiablement. Et
pourtant, une fois les fichiers papier numérisés en fichiers PDF consultables,
il suffit simplement de taper un mot associé au document pour que celui-ci
s’affiche à l’écran en quelques secondes.
Mais, si le « zéro-papier », c’est bien,
personne ne veut pour autant remplacer un désordre physique par un désordre
numérique. Si l’on ne dispose pas de la bonne technologie, le classement, même
électronique peut devenir une affaire désordonnée. Heureusement, grâce aux
nouveaux outils de productivité inclus avec la plupart des scanners dernière
génération, il suffit désormais d’appuyer sur
un bouton et de sélectionner ce que l’on veut faire avec son document
numérisé : créer des fichiers PDF, Microsoft® Word, Excel et PowerPoint,
et des liens directs vers les services en ligne comme Google Docs®, Evernote®
et SalesForce.com® ; ou l’intégration directe dans les processus métiers.
Enfin, il y a une multitude de raisons de s’orienter vers
le « zéro-papier ». Le courrier électronique, par exemple, est
aujourd'hui devenu l'outil standard pour échanger des informations. Ainsi, on
peut travailler beaucoup plus
efficacement si les documents dont on a besoin, sont tout de suite prêts à être
envoyés. Cela suppose de les sauvegarder directement dans le format numérique.
Et, si l’on aime la mobilité, le stockage numérique est un must.
À l'aide des
dispositifs mobiles comme les blocs-notes des portables ou des smartphones, on
aura toujours à sa portée les informations dont on a besoin. En même temps,
l’établissement de processus numériques aidera à réduire les dépenses résultant
de l’utilisation du papier (imprimantes, affranchissement, stockage) et sera un
geste important pour l'environnement.
Concrètement, quatre gestes sont à
retenir pour se créer un espace de travail à domicile ordonné et
productif :
1.Faire
le choix d’un bureau sans papier,
2.Vérifier que sa solution de scanner est la
plus adaptée à ses besoins (stockage, récupération, etc.),
3.Examiner ses fichiers papier, faire le tri et jeter
immédiatement ceux inutiles ; et limiter autant que possible le flot de papier à travers des factures électroniques et le
désabonnement aux catalogues et courriers indésirables,
4.S’assurer que son matériel de numérisation
soit toujours à portée de la main, afin de créer des automatismes et de gagner
du temps.
Alors, prêt à ranger votre espace de travail et à passer au « zéro-papier » ?