Télé-manager, épisode 3 : le lien avec tes équipes tu maintiendras
Manager ne s'improvise pas. Manager à distance encore moins. Que vous soyez un télétravailleur aguerri (profitez-en pour réviser vos classiques !) ou un néophyte, le JDN vous relaie chaque jour les conseils de professionnels pour vous aider à encadrer vos équipes, même de loin. Troisième commandement : le lien avec tes équipes tu maintiendras (cliquez ici pour revoir l'épisode 2).
Maintenir un contact régulier
Au sein de l'équipe, instaurez un rituel d'arrivée et de départ : quand toute l'équipe ne travaille pas aux mêmes horaires, un simple "bonjour" sur le chat quand on se connecte et un "je me déconnecte" en partant permettent de savoir qui est actif et disponible à chaque instant. Par ailleurs, définissez les missions de chacun en début de journée ou en début de semaine pour gérer au mieux les projets.
Suivre chaque membre de l'équipe individuellement, en dehors des points collectifs
Même en dehors des points collectifs, il est important de suivre chaque salarié individuellement, de savoir où il en est, de le motiver et de l'aider à s'organiser s'il éprouve des difficultés à se recréer des habitudes de travail seul chez lui. N'hésitez d'ailleurs pas à individualiser les conditions de ces échanges. "Le manager doit sentir ce qui convient le mieux à chaque membre de l'équipe, affirme Geoffroy de Lestrange, directeur marketing et communication de Cornerstone On Demand, société de solutions RH et de formation, et ajuster la fréquence des contacts en fonction de ses propres besoins et de ceux de ses collaborateurs, selon les caractères et les profils. Un junior aura probablement plus besoin d'échanges qu'un salarié là depuis trente ans."
Gare, toutefois, à ne pas faire passer cela pour du flicage : "C'est utile de demander au salarié ce qu'il a fait dans la journée, dans la semaine, estime Claude Mattio, fondateur d'Akor Consulting, à condition que cela serve à ce que le salarié analyse lui-même, en présence de son manager, ce qu'il a fait, comment il a géré son temps".
Attention, également, à ne pas en faire trop. Sabine Hagège, directrice de la stratégie produit de la plateforme de gestion RH Workday, rappelle que deux "risques opposés" guettent les managers : ne pas se manifester du tout ou, au contraire, envoyer des messages toutes les cinq minutes. "Il faut montrer qu'on est disponible, comprendre à quel point les personnes ont besoin d'aide ou pas, donc prendre des nouvelles régulièrement, et voir si la personne a besoin de parler ou pas".
Prendre le temps d'avoir des échanges informels
En entreprise, il y a toujours du temps qui permet de tisser du lien social entre collègues. Pour le bien-être de vos équipes, essayez de le maintenir sous une autre forme, par exemple en favorisant un canal de messagerie dédié aux sujets "hors travail", ou des visioconférences pour parler de sujets plus anodins.
Faire en sorte que les échanges informels virtuels se rapprochent le plus possible de ceux que les équipes ont l'habitude de vivre au bureau
Pour Geoffroy de Lestrange, c'est même l'un des éléments les plus importants en cas de mise au télétravail inopinée de toutes les équipes, encore plus quand celle-ci n'en ont pas l'habitude. Et d'illustrer son propos par sa propre expérience : "Dans notre équipe, nous avons deux réunions hebdomadaires en visioconférence : la première le mardi, pour parler de nos missions et notre travail, et la seconde le vendredi, plus informelle, où nous parlons de la semaine écoulée, des projets pour le week-end, où certains trinquent à distance. Cet aspect humain est essentiel. Même dans les tête-à-tête, il faut y consacrer un peu de temps, prendre et donner des nouvelles." Pour lui, cet aspect informel peut aussi être renforcé par les réseaux sociaux, "et pas uniquement par LinkedIn. Quand les équipes s'entendent bien entre elles, elles peuvent aussi discuter sur Facebook ou Instagram".
Il raconte que chez Cornerstone, les équipes ont également mis en place deux défis, l'un consistant à se filmer en train de faire du sport, l'autre à raconter une anecdote amusante sur ses enfants ou ses animaux de compagnie, afin de garder un lien émotionnel.
Selon Laurent Pellegrin, directeur adjoint au ministère des Armées et intervenant pour La Maison du Management, ces échanges informels doivent même commencer les réunions : "Il faut travailler sur l'inclusion permanente, se préoccuper de ses équipes, demander comment cela se passe chez eux, c'est une dimension indispensable".
Ce qui compte, surtout, c'est que ces moments informels se rapprochent le plus possible de ceux que l'on peut vivre dans un bureau. Pour Sabine Hagège, le manager doit prévoir des pauses durant lesquelles il pourra discuter de façon informelle avec un ou plusieurs collaborateurs, qu'il les prévoit dans son agenda ou les organise au débotté. Elle invite également les managers à encourager leurs collaborateurs à faire de même entre eux. "Les managers doivent faire attention à ce que les équipes ne soient pas isolées et continuent d'entretenir des liens, même s'il faut tenir compte des situations familiales lors du travail à domicile. Mais il ne faut pas qu'il y ait de repli sur soi." Cliquez-ici pour passer à l'épisode 4.