Comment créer des outils de travail parfaitement adaptés aux besoins des employés de la tech ?
Les organisations doivent s'efforcer de donner à leurs équipes techniques les moyens d'effectuer leurs propres réglages, grâce à deux types de personnalisation.
Qu'il s'agisse des compétences réunies autour de la table ou des technologies existantes et utilisées, la fonction informatique de chaque organisation est unique. C'est pourquoi il n'existe pas d'approche unique pour optimiser ses performances. Les organisations doivent plutôt s'efforcer de donner à leurs équipes techniques les moyens d'effectuer leurs propres réglages, grâce à deux types de personnalisation.
Le premier est la personnalisation des horaires. Permettre aux équipes informatiques de travailler au moment et à l'endroit qui leur conviennent le mieux est un facteur clé d'amélioration de la productivité. En fait, une étude de Future Forum montre que les travailleurs qui bénéficient d'une flexibilité totale de leur emploi du temps font état d'une productivité supérieure de 29 % et d'une capacité de concentration accrue de 53 % par rapport à ceux qui n'ont pas la possibilité de modifier leur emploi du temps.
Le deuxième domaine dans lequel les organisations doivent favoriser la personnalisation est celui de la pile technologique et des processus. Les équipes techniques sont chargées d'utiliser et de gérer des dizaines, voire des centaines, d'applications - les recherches montrent que, dans les grandes entreprises, jusqu'à 187 applications différentes sont déployées chaque année! Pour maximiser la valeur de ces outils, il faut optimiser la façon dont ils sont intégrés les uns aux autres, tout en améliorant l'efficacité grâce à l'automatisation.
Ces deux personnalisations constituent des défis distincts, mais ils ont une solution commune : le QG numérique (QGN). En utilisant un QG numérique pour centraliser le travail, les organisations peuvent donner à chaque équipe technique le niveau de personnalisation dont elle a besoin pour travailler efficacement. Alors, qu'est-ce que le QG numérique et comment peut-il apporter la personnalisation dont les équipes techniques ont besoin pour prospérer ?
Offrir plus de flexibilité grâce au QG numérique
Le QG numérique agit comme un espace numérique unique où le travail circule entre les équipes techniques, les partenaires et les clients. C'est un espace où chacun peut se réunir, trouver les informations dont il a besoin, s'aligner sur les objectifs et exécuter le travail plus rapidement.
L'un des principaux moyens par lesquels le QG numérique aide les équipes à personnaliser les plannings est d'extraire le travail des messageries électroniques saturées ou des réunions interminables pour le placer dans des canaux, qui permettent d'organiser les conversations autour de sujets, de projets ou d'initiatives. Dans un canal donné, toutes les personnes impliquées dans un travail spécifique ont une visibilité sur les dernières mises à jour, un accès aux bons fichiers et la possibilité de rechercher instantanément tout ce dont elles ont besoin.
Cela signifie que le partage des informations n'est plus lié à des réunions ou à des lieux physiques rigides, et qu'il ne se heurte pas à un mur comme lorsque quelqu'un oublie d'envoyer un message électronique à la bonne personne. Au lieu de cela, chacun dispose des mises à jour dont il a besoin, quand il en a besoin. De plus, grâce à la possibilité de partager des clips audio et vidéo de façon asynchrone, les équipes peuvent se tenir au courant des informations clés au moment le plus opportun pour elles.
Cela signifie non seulement que le personnel informatique n'a pas besoin d'interrompre son flux de travail en participant à des réunions, mais aussi que pour les équipes internationales, la possibilité de collaborer de manière asynchrone simplifie les transferts entre les fuseaux horaires, ce qui permet une résolution plus efficace des problèmes.
En résumé, le QG numérique permet aux équipes informatiques de personnaliser le lieu et le moment du travail, en leur permettant d'établir des horaires flexibles adaptés à leurs besoins. Mais il leur permet également de repenser la façon dont elles travaillent ensemble, d'optimiser leurs flux de travail et, au final, de collaborer plus rapidement et plus efficacement.
Personnalisation des flux d’informations dans le QG numérique
Qu'il s'agisse de mises à jour de suivi de projet de Jira ou d'une alerte de réponse à un incident de Pagerduty, les intégrations du QG numérique peuvent être partagées directement dans un canal, ce qui signifie que les équipes techniques disposent de toutes les informations dont elles ont besoin au même endroit. Associées à des flux de travail automatisés - qui peuvent, par exemple, créer un ensemble automatique d'étapes à suivre en cas de panne d'un produit destiné aux clients - les intégrations permettent de passer moins de temps à passer d'une application à l'autre et de consacrer plus de temps à résoudre les problèmes. Cependant, si les intégrations standard avec des applications tierces améliorent la visibilité des mises à jour clés, le potentiel de personnalisation ne s'arrête pas là.
A ce titre, le Wagon est un bon exemple. Fondée à Paris en 2013, l’école de coding est aujourd’hui présente sur 45 campus, et a formé plus de 15 000 étudiants. La personnalisation de leur QG numérique joue un rôle déterminant pour aider ce centre de formation à développer son activité. S’appuyant sur un réseau de près de 1 000 formateurs en freelance et une équipe interne composée de développeurs web, de data scientists et d’ingénieurs, Le Wagon organise toute sa communication interne à l’aide de son QG numérique, avec des espaces numériques permettant de communiquer et de partager des fichiers, pour garantir des formations de qualité. Ainsi, Intégration des nouveaux étudiants, la mise en relation des étudiants avec les formateurs et la mise en place et animation d’un réseau alumni sont entièrement gérés via leur QG numérique. Par exemple, Le Wagon passe en revue les candidatures et intègre les étudiants directement dans son QG numérique et lorsqu’un candidat postule en ligne et complète les étapes préalables à un entretien, les informations concernant cette candidature sont automatiquement postées dans le canal de la ville concernée, où elle sera consultée et traitée.
D’autres intégrations personnalisées ont été mises en place pour leur étudiants, comme l’envoie automatique des fiches pour aider les étudiants à mémoriser les concepts abordés pendant la journée ; la création d’un système de tickets pour les étudiants qui sollicitent l’aide des formateurs ou la possibilité pour les étudiants et formateurs de passer des appels au sein de leur QG numérique depuis la plateforme d’apprentissage du Wagon. Ces personnalisations ont permis au Wagon non seulement de traverser les dernières crises, mais aussi de développer son activité au cours des dernières années, sans discontinuer.
Une plus grande personnalisation signifie une meilleure résolution des problèmes
Les équipes informatiques sont avant tout des spécialistes de la résolution de problèmes. Et la résolution de problèmes exige une capacité à se concentrer, à collaborer rapidement et à utiliser efficacement les meilleurs outils pour le travail à accomplir.
En favorisant la personnalisation - qu'il s'agisse du moment et du lieu où les gens travaillent, ou de la manière dont ils s'exécutent - le QG numérique peut stimuler l'agilité des départements informatiques. Il réduit la dépendance à l'égard des approches démodées et rigides du travail (et des outils tels que la messagerie électronique qui les sous-tendent) qui freinent les équipes.
Les équipes informatiques savent comment personnaliser et optimiser au mieux leurs approches. Pour les organisations, la tâche est donc simple : elles doivent mettre ce pouvoir entre leurs mains, et cela commence par le QG numérique.