Pourquoi les environnements hybrides ont-ils toujours besoin d'engagement humain?

Le travail hybride s'impose comme une norme durable. Ce qui n'était autrefois qu'un avantage appréciable pour les dirigeants est désormais une attente majeure pour de nombreux employés.

Selon les prévisions de Gartner, d'ici la fin de l'année, au niveau mondial, 39 % des employés de bureau vont adopter cette forme de travail.

Les avantages du travail hybride

Nombreux sont les avantages du travail hybride. Selon le rapport de l'UE "Hybrid Work in Europe: Concept and Practice" d'Eurofound, il offre la garantie d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, permet de réaliser des gains de temps et d'argent en réduisant les trajets domicile-travail, et augmente l'efficacité et la productivité des employés. Pour les entreprises, le travail hybride permet de réduire les besoins en espace de bureaux, de recruter une main-d'œuvre plus diversifiée, d'introduire de nouvelles pratiques et d'augmenter la productivité. À l'échelle sociétale, la réduction des déplacements évoquée contribue à l’allègement du trafic urbain, et ainsi aux émissions de CO2 associées.

L’épuisement des réunions virtuelles

Cependant, tous les employeurs ne sont pas convaincus par la généralisation du travail hybride. . En effet, une entreprise française sur cinq prévoit de revoir son modèle de travail hybride au cours des 6 prochains mois.

Bien qu'il n'existe que peu de preuves montrant que la productivité diminue avec le travail hybride, la perception négative des employeurs pourrait freiner l'optimisation des avantages de ce modèle. Du côté des employés, certains peuvent penser que l’organisation des réunions hybrides entre plusieurs participants hors site n’est possible qu’au bureau en raison des complexités technologiques. Pourtant, il est bien dommage d’effectuer un trajet pénible uniquement pour organiser une réunion, ou de ne pas pouvoir le faire depuis un autre endroit que le bureau.

Lors d’une réunion hybride, l’évaluation de l’engagement d’un participant à distance peut sembler évidente : toute différence de participation ou d’enthousiasme est facilement perceptible et peut renforcer l'idée que les réunions virtuelles sont moins productives que celles en présentiel. Pour contrer cette impression, il est important de comprendre que l’épuisement des réunions virtuelles est souvent dû à une sous-stimulation et à l'ennui plutôt qu'à une surcharge mentale. En effet, cette étude conduite par des chercheurs de l’Université d’Aalto montre que les employés très engagés au quotidien restent actifs pendant les réunions virtuelles, tandis que ceux qui le sont moins les trouvent fatigantes. Le constat n’en est que renforcé lorsque les caméras sont éteintes car les participants sont sous-stimulés et peuvent se mettre à effectuer plusieurs tâches simultanément. La conséquence est inévitablement une baisse d'engagement car mener plusieurs activités nécessitant de l’attention est mentalement épuisant.

L'énergie humaine

L’épuisement associé aux réunions virtuelles ne doit pas compromettre la productivité ni priver les employés et les organisations des avantages du travail hybride.

Certes, les réunions ne peuvent pas toujours être planifiées lorsque tous les collaborateurs sont au bureau. Il faut ainsi faire en sorte de dynamiser ces réunions où des participants sont présents physiquement, et d’autres à distance. Il s’agit par exemple d’inviter tous les participants virtuels à garder leur caméra allumée, d’encourager leur écoute active et leur participation, afin d’éviter qu’ils ne se laissent distraire par l’écriture ou la lecture d’e-mails.

Les organisations ont besoin de solutions flexibles et évolutives pour organiser des réunions engageantes et productives. Cela nécessite une technologie intelligente pour rendre les présentations visuellement plus impactantes et les réunions plus immersives, engageantes et collaboratives.

En outre, les dispositifs de réunion intelligents doivent permettre à tous les participants de se sentir pleinement intégrés, qu'ils soient présents physiquement ou à distance. Cela implique une capture claire des voix de chacun, quel que soit leur emplacement, et une visibilité équitable de tous les participants à l'écran. Savoir qu'ils sont aussi "vus" que les participants en physique aide les participants virtuels à se sentir impliqués et à intervenir plus facilement.

Enfin, des écrans portables et des équipements audio faciles à utiliser et à connecter permettent d'organiser des réunions dans des lieux inattendus, loin des salles de réunion traditionnelles. Avec les dispositifs de réunion intelligents appropriés, une réunion hybride peut, par exemple, se tenir dans une usine ou en plein air. Être debout pendant les réunions, plutôt que de rester assis autour d'une table de conférence ou à des bureaux, ajoute de l'intérêt et insuffle une nouvelle énergie aux participants.

De bons outils pour travailler

Les appareils professionnels d'aujourd'hui continuent d'évoluer mais le principe d'investir dans le meilleur outil pour une tâche donnée reste pertinent. Dans le contexte actuel des environnements hybrides, cela signifie faciliter le partage tout en offrant une expérience de réunion plus personnelle et immersive, afin que les environnements hybrides puissent bénéficier d'une énergie plus humaine.