TPE/PME : les 5 atouts des logiciels de gestion des notes de frais

La gestion administrative est le cauchemar de tout dirigeant d’entreprise. Si certaines tâches ne sont peuvent être évitées, d’autres sont peu à peu remplacées, ou du moins allégées, par une gestion numérique. C’est le cas notamment du traitement des notes de frais.

Les factures s’entassent, les semaines passent… Et la note de frais reste une corvée administrative tant pour les salariés que pour les employeurs. Depuis quelques années, les logiciels de gestion en ligne des notes de frais séduisent de plus en plus les grandes entreprises. Pourtant, ces outils numériques sont aussi très adaptés pour les TPE et les PME.

Atout n°1 : le gain de temps

Compléter le formulaire de notes de frais, réunir les factures, les transmettre à l’employeur, qui les vérifie et les transmets à la comptabilité… Une seule note de frais occasionne beaucoup de gestion administrative ! Une gestion en ligne des notes de frais permet aux salariés comme à l’employeur de gagner du temps. Le fait que tous les éléments soient numériques permet une transmission plus facile et des étapes plus rapides. Les salariés en déplacement peuvent utiliser simultanément l’application pendant leur voyage, ce qui leur permet de traiter leurs factures immédiatement et ainsi de limiter le risque d’erreur.

Atout n°2 : une meilleure gestion du budget

Au moment de la planification du déplacement, l’employeur peut avoir une vision des dépenses avant qu’elles ne soient engagées. En effet, les devis des prestataires peuvent être intégrés au logiciel de gestion des notes de frais. Les précédentes factures sont également archivées dans le système : en ayant un œil sur les dépenses passées, l’objectif est de faciliter l’anticipation des dépenses à venir. Une façon d’optimiser préalablement les coûts et de pouvoir négocier au mieux avec les prestataires lorsque plusieurs personnes de votre entreprise voyagent.

Atout n°3 : plus besoin de saisir les données

Certains outils vont même jusqu’à développer une reconnaissance des chiffres sur les factures. Résultat : les salariés n’ont plus qu’à photographier leurs justificatifs d’achat. Le logiciel est alors en mesure de "lire" les données chiffrées et de les saisir automatiquement dans le système.

Atout n°4 : intégrer directement les dépenses dans la comptabilité

Les créateurs des logiciels et applications de gestion de notes de frais l’ont bien compris : l’une des étapes les plus chronophages de la gestion des notes de frais est d’intégrer l’ensemble des frais engagés dans la comptabilité de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle certaines applications sont liées directement au logiciel de comptabilité : les informations saisies par le salarié peuvent être automatiquement importées sur le logiciel de comptabilité après validation de l’employeur. Les barèmes de remboursement peuvent également être programmés dans le logiciel, évitant à l’employeur des vérifications rébarbatives.

Atout n°5 : un paiement via le mobile

Payer directement avec son mobile, c’est aussi possible. Le salarié paie sa dépense de restaurant par exemple grâce à son application, et celle-ci envoie directement une facture à l’employeur. Les données sont alors stockées sur le cloud, ce qui permet au salarié comme à l’employeur de consulter l’ensemble des données à tout moment depuis n’importe quel terminal.

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