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La note de frais

Fiche pratique
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Pour les frais engagés dans le cadre professionnel, les salariés ont la possibilité d'obtenir un remboursement de la part de leur employeur.
 
 
Dernière mise à jour : décembre 2016
 
L'exonération de cotisations
Les frais professionnels échappent aux charges sociales. L'Urssaf, organisme chargé de collecter ces cotisations, se montre donc vigilante sur le contenu de ces frais.

L'indemnisation forfaitaire
L'employeur a la possibilité d'opter pour l'indemnisation forfaitaire des frais professionnels. Cette allocation est réservée aux dépenses de nourriture, de logement, d'utilisation du véhicule personnel et de déplacement à l'intérieur du territoire métropolitain. Cette indemnité est fixée à l'avance selon un barème fixé par l'Urssaf et le salarié n'a pas à fournir de justificatifs à son employeur.

Le remboursement "au réel"
S'il ne bénéficie pas d'un remboursement forfaitaire, le salarié doit fournir les factures de ses dépenses avant de se faire rembourser les frais engagés. Celles-ci sont indispensables pour que l'entreprise puisse bénéficier de l'exonération de cotisations sociales.
Les renseignements doivent y être relativement précis. Pour une note de restaurant, il faut indiquer, en plus de la facture, les noms des invités et le motif de l'invitation. Les remboursements de déplacements nécessitent le motif du déplacement, le lieu de mission, le kilométrage effectué et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.Si les renseignements fournis sont incomplets ou erronés, les contrôleurs de l'Urssaf peuvent réintégrer ces frais dans l'assiette des cotisations sociales.

En cas de non remboursement
Si l'employeur ne procède pas au remboursement des frais professionnels alors que ceux-ci ont été justifiés, le salarié peut saisir le Conseil des prud'hommes. Dans ce cas, il peut exiger le remboursement de ces frais ainsi qu'une indemnité pour licenciement sans cause réelle et sérieuse.

TVA et Notes de frais
Une entreprise peut tout à fait récupérer la TVA sur des notes de frais. Mais pour cela, certaines conditions doivent être respectées
- Les dépenses doivent avoir été effectuées dans l'intérêt de l'entreprise et non d'un salarié peu importe sa fonction
- Il faut posséder une facture qui indique le taux de la TVA.
- La facture doit être libellée au nom de l'entreprise
- La TVA doit être récupérable chez le fournisseur
Précison qu'il n'existe pas de TVA sur les déplacement en avion, bateau ou train. En revanche la TVA est récupérable sur les frais de péages.
Fabien Renou
 
 
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