7 outils pour devenir un entrepreneur efficace sur internet

L’efficacité doit être le maître-mot des entrepreneurs. Il y a tant de tâches à accomplir pour faire décoller son activité, qu’il faut mieux optimiser ses processus. Pour ce faire, il existe des outils en ligne qui apportent une vraie valeur ajoutée. Sélection.

Le CRM : pour optimiser ses actions commerciales

Face à des consommateurs de plus en plus exigeants et à des cycles d’achat relativement longs, les entrepreneurs se doivent d’aligner leur gestion des données clients, leur politique commerciale, ainsi que leur stratégie Content Marketing. Cette tâche exige du temps et de la disponibilité de la part de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

La mise en place d’une solution informatique destinée à la gestion de la relation client représente alors un véritable impératif pour optimiser ses animations commerciales. Nommé CRM (Customer Relationship Management), cet outil présente des nombreux avantages pour votre efficacité :

Créer une base de contacts qualifiés
Avec un CRM, vous conservez toutes les données de vos prospects et clients. Vous pouvez segmenter vos contacts pour envoyer des offres personnalisées.
Optimiser votre planningLes outils CRM mettent à votre disposition des agendas électroniques. Ils permettent également d’automatiser les réponses aux courriers.
Exploiter toutes les opportunités de business

Un CRM gère les relances automatiques auprès des prospects prêts à passer à l’acte d’achat. La mise en place de prévisions de ventes sous format Excel devient donc obsolète. Oubliez aussi les rappels sur votre smartphone !
Partager l’information commerciale

Grâce à l’historique de suivi, tous les collaborateurs ont accès aux données d’un contact. Ils peuvent y ajouter des informations pour aider les autres dans leur mission. Cette collaboration aide chaque équipe à optimiser sa fonction : les marketeurs peuvent affiner leur contenu, les commerciaux peuvent préparer une offre personnalisée. Trois outils permettent de mieux gérer sa relation client : leadlist, suitecrm, et cremecrm.

La to-do list : pour mieux organiser ses tâches

Pour être productif et efficace, il est essentiel de bien savoir gérer son temps de travail. En effet, un management performant de son planning permet d’effectuer plus de travail en une journée, tout en réduisant vos efforts sur des tâches à faible valeur ajoutée.Vous avez plusieurs solutions pour vous organiser et créer une to-do list :un agenda classique, un bullet journal, une application mobile dédiée à la création de to-do list, une plateforme en ligne.
Peu importe la forme sélectionnée, les outils de type « to-do list » permettent de hiérarchiser vos tâches en fonction de leur degré d’importance et de leur caractère prioritaire. Grâce à cette méthode, vous êtes en mesure d’accorder à chaque activité le temps nécessaire à sa réalisation.

Si vous avez des tâches récurrentes, un outil en ligne vous les rappels de manière automatique. Par ailleurs, une to-do list structurée sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines, vous permet d’avoir, en permanence, une vision globale de votre planning. Vous pouvez anticiper certaines missions pour être encore plus efficace.
Cependant, sachez que quel que soit le type d’outil que vous adoptez, vous n’êtes pas à l’abri d’un imprévu. Néanmoins, en préparant votre planning quotidien et hebdomadaire, vous avez la possibilité de garder un peu de temps libre pour gérer sereinement les urgences. Ces trois outils peuvent vous aider à gérer vos tâches : wunderlist, any.do et trello.

Le time tracking : pour gérer parfaitement son tempsLe concept du « time tracking » ? Vérifier que le travail accompli corresponde à celui planifié. Grâce à l’utilisation d’un outil qui compte le temps passé sur une tâche, vous saurez exactement le temps nécessaire à un travail. Le but est de mieux gérer votre planning par la suite.

Mieux évaluer les délais d’un projet

Lors de la planification d’un projet, il est indispensable de connaître les délais impartis à chaque tâche. Si possible, il faut aussi envisager d’éventuels aléas qui retardent son bon déroulement. En procédant ainsi, vous pouvez attribuer une marge de manœuvre suffisante pour réaliser le projet dans les temps. 

Calculer sa rentabilité

En vous appuyant sur un outil de time tracking, vous pouvez vérifier que le planning est respecté. De plus, vous analysez, en temps réel, sa rentabilité en contrôlant le ratio entre les coûts estimés, le temps passé dessus et les revenus.

Connaître ses meilleures performances

Enfin, en installant un outil de time tracking sur votre ordinateur, vous pouvez analyser les plages horaires durant lesquelles vous êtes peu actif, et celles où vous êtes très productif. Cela vous aide à mieux vous organiser pour gagner en efficacité sur les futurs projets. Pour mieux gérer votre temps, il existe des outils tels que toggl, rescuetime, ou trackingtime.L’outil de gestion de projet : pour améliorer ses workflowsDéployer un logiciel de gestion de projets, au sein de votre entreprise, vous permet de gérer et contrôler les tâches effectuées par l’ensemble de vos collaborateurs. Vous visualisez aussi le temps qu’ils consacrent à chacune d’entre elles.

Vous le savez : le temps c’est de l’argent. Plus vous travaillez rapidement et efficacement sur un projet, plus votre rentabilité est élevée. Comme la réussite d’un projet dépend de la somme des tâches individuelles, réalisées par chacun de vos collaborateurs, il faut être capable d’optimiser leur suivi.

C’est à cet instant qu’un logiciel de gestion de projet entre en jeu, car il permet : une gestion centralisée des tâches, une assignation des tâches à chaque collaborateur, un suivi en temps réel de l'avancée du projet, une diffusion des différents types d'informations à chacune des tâches, un dialogue en temps réel avec un ou plusieurs collaborateurs.

Grâce à cette gestion centralisée des tâches, aucune d'entre elle ne peut être oubliée, les pertes de temps et les retards sont évités. Il existe pour ce faire des outils tels que freedcamp, collabtive ou encore dobambam.

Le logiciel de prise de rendez-vous : pour organiser son agenda

Pour répondre aux besoins des professionnels, de nombreuses entreprises proposent des logiciels destinés à optimiser la planification des rendez-vous en ligne.

En utilisant un outil de gestion de prise de rendez-vous, vous avez la possibilité d’organiser votre agenda en quelques clics. En fonction du type de solution vers laquelle vous vous tournez (payante ou gratuite), l’outil sera doté de fonctionnalités différentes : réservation d’un créneau par le client lui-même, prise en charge du planning par une secrétaire virtuelle, SMS de rappels au client, etc.

L’optimisation du chiffre d’affaires d’une entreprise dépend essentiellement de la qualité de la relation client. En anticipant et en facilitant les rendez-vous avec eux, vous parviendrez à les fidéliser.

Par ailleurs, si un prospect peut vous contacter en quelques clics, il sera bien plus enclin à choisir votre entreprise pour ses besoins. Il existe pour ce faire trois outils calendly, framadate et bien entendu doodle.

Les conférences à distance : pour une meilleure communication

Qu’il s’agisse d’un simple appel téléphonique ou de visioconférences, l’utilisation d’un logiciel spécifique vous permet de réaliser des économies. Vos frais de déplacement (hébergement, voyage, location de salle de réunion, etc.) deviennent inexistants. 

Vous gagnez également du temps puisque vous n’êtes plus dans l’obligation de passer des heures dans un train ou dans un avion pour vous rendre sur le lieu de votre réunion. Vous êtes plus facilement disponible pour communiquer de vive voix avec vos prospects, clients ou collaborateurs, ce qui se ressent forcément sur la qualité de vos prestations.

Notez aussi que vos réunions deviennent plus productives et efficaces. En effet, lors d’une réunion classique autour d’une table, les participants deviennent moins réceptifs, au bout d’un laps de temps. Or en étant confortablement installés à leur bureau, ils sont plus attentifs... et vous aussi !

De plus, le temps de parole peut être mieux réparti, l’ensemble des participants peuvent intervenir pour valider les éléments d’un dossier par exemple, ce qui favorise les prises de décision rapides.

Enfin, la plupart des solutions de call à distance offrent la possibilité de s’échanger des documents, de montrer une vidéo ou même une présentation en direct. C’est comme si vous étiez tous dans la même pièce ! Pour gérer vos visoconférences, vous pouvez utiliser appear, gotomeeting ou encore hangouts.

Les outils de gestion des réseaux sociaux : pour mieux gérer ses communautés

Il est communément admis que la gestion des réseaux sociaux est chronophage. Dans le meilleur des cas, ce poste est souvent délégué à des prestataires externes. Dans le pire des scénarios, les entreprises abandonnent totalement cette partie de la communication, ce qui est une erreur.

Pour gagner du temps dans la gestion du community management, il existe des outils permettant d’automatiser certaines tâches, tels que la diffusion automatique de contenu et la génération de reporting, vous permettant de comprendre ce qui fonctionne et ce qu’il faut améliorer.

Le choix du logiciel à privilégier dépend essentiel des réseaux sociaux sur lesquels vous êtes présents et des résultats que vous souhaitez obtenir.

En plus de vous aider à gagner du temps, ces outils vous permettent aussi d’obtenir de meilleures performances grâce à une présence régulière. Cependant, gardez à l’esprit que vous devez toujours intervenir en répondant aux commentaires ou aux questions des utilisateurs. Là encore, certains outils de community management vous permettent de recevoir des notifications en temps réel, dès qu’un internaute vous interpelle sur les réseaux sociaux. Pour gérer au mieux vos réseaux sociaux il existe des solutions telles que Ifttt, Swello ou encore Twitfox.

À l’ère du numérique, il est indispensable pour un entrepreneur de se doter de ces outils, qui lui permettront d’être plus efficace, plus productif et moins stressé. C’est la clé pour générer des leads, optimiser sa relation client et booster ses conversions !

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