Tendance 2019 : les huddle rooms, espaces de réunion de demain ?

Le concept du "lieu de travail" est en train de changer et les organisations du monde entier ont compris la nécessité d’adopter une approche plus souple et plus agile du travail afin d’accompagner leur transformation vers le digital et répondre aux nouveaux besoins de leurs employés.

Les huddle rooms sont l’un des résultats de ces changements de l'environnement de travail et sont conçues pour permettre à de petits groupes de participer à des réunions improvisées dans un environnement invitant à la collaboration grâce à des solutions technologiques incluses dans cet espace. Dès lors, les huddle rooms sont-elles le futur des salles de réunion des entreprises ?

Les huddles rooms parties intégrantes de la transformation digitale

La flexibilité du travail est l'une des plus grandes tendances ouvrant la voie à la création des huddle rooms ces dernières années.Les huddle rooms sont, en effet, des espaces qui s’adaptent au besoin d’agilité des entreprises et qui, dès lors que les collaborateurs ont besoin d’échanger avec des partenaires, clients ou collègues de travail à l’autre bout du monde,  ne nécessitent pas la réservation d’une grande salle de réunion équipée de solutions coûteuses pour lancer un simple appel vidéo. Les huddle rooms sont un moyen économique, mais très immersif, de rester en contact avec des employés et des clients dans le monde entier.

Ce nouveau modèle de salles de réunion n’est pas seulement une autre tendance en matière de design ou d’architecture, comme les espaces de bureaux ouverts. Les huddle rooms sont parties intégrantes de la transformation digitale de nombreuses entreprises dans un contexte de transition vers des espaces plus petits et plus flexibles mais offrent aussi de nombreux avantages pour ces organisations : que ce soit une plus grande agilité ou des réductions de coûts potentielles.

Un impact sur l’aménagement même des bureaux

Une étude récente de Gensler a révélé que le taux d’occupation des bureaux est seulement de 55%, en raison de l'adoption de la flexibilité nouvelle du travail. Face à ce gaspillage d'espace et à une main-d'œuvre de plus en plus dispersée, les entreprises repensent l'aménagement de leurs bureaux et donnent la priorité aux espaces qui permettent les réunions en vidéo. Ces nouveaux espaces permettent aux travailleurs à distance et aux travailleurs physiques de collaborer comme s'ils étaient au bureau ensemble.Le développement du télétravail, conjugué à la forte progression de la popularité des plates-formes de collaboration vidéo, a entraîné un besoin accru de technologies de collaboration et a fait naître au sein des entreprises le besoin de systèmes vidéo adaptés à ces petits espaces de réunion. En raison de la forme non conventionnelle de ces petites salles, il est nécessaire que les caméras s’adaptent en proposant un champ de vision plus large. Les entreprises sont également de plus en plus conscientes de l'importance de la vidéo de haute qualité pour favoriser l’immersion de chacun dans la conversation.

La technologie, moteur de l’avènement des huddle rooms

Les entreprises changent la façon dont elles utilisent l'espace et la technologie pour soutenir leurs efforts de transformation digitale.

Le besoin croissant de plates-formes de collaboration dans les organisations est  une opportunité pour l'industrie des solutions de visioconférence. En effet, ces plateformes contribuent à améliorer la popularité de la vidéo dans le domaine de la communication au sein des entreprises. Celles-ci ont été conçues en gardant à l'esprit la convivialité. En se calquant sur la disposition et les fonctionnalités des applications grand public, ces outils permettent à tous les employés d’utiliser facilement les appels vidéo dans leur quotidien professionnel. Ils considèrent ces plateformes comme un prolongement de leur expérience consommateur, et les connaissent bien. Une nouvelle génération de caméra, faciles à connecter grâce à la technologie USB intégrée et adaptée à ces petits espaces a vu le jour. Les employeurs doivent donc fournir des appareils vidéo adaptés pour répondre à la montée en puissance de ces plates-formes et permettre aux employés de profiter de l'expérience vidéo qu'elles offrent. 

Vers un déploiement à grande échelle pour ces petites salles de réunions ?

 Selon une étude  Ipsos, 65% des salariés français travaillant dans un bureau sont intéressés par le télétravail. Dans les années à venir, il semble que les petites solutions de vidéoconférence et de collaboration deviendront de plus en plus cruciales pour les entreprises, et en particulier pour celles qui souhaitent réduire au minimum leurs investissements immobiliers.

Les bureaux vont continuer à s’adapter, les murs à être démolis et les huddle rooms à être intégrées en toute discrétion dans les espaces de travail. Il sera crucial pour les entreprises d'offrir des solutions audio et vidéo flexibles qui s’adaptent automatiquement à leur environnement. Les solutions de visioconférence devront être compactes, mais puissantes afin de fournir un son clair pour l’ensemble des participants et offrir des microphones antibruit sophistiqués pour contrer les bruits du bureau.

De plus, il y aura une augmentation du nombre d'entreprises qui intègreront la vidéo dans les process de travail, de sorte à ce que la "vidéo first" devienne un mode de collaboration standard entre les salariés de l’organisation, effaçant la démarcation historique entre "être au bureau" et "être à l’extérieur" tant et si bien que le bureau ne sera plus le lieu de travail principal.