En entreprise, le fax a encore toute sa place

Le télécopieur, cette machine physique qui permettait d’envoyer des documents tout en ayant une valeur juridique, a commencé à disparaître il y a des années au profit du mail. Pourtant, le fax perdure. Certes transformé, mais il fait toujours partie du quotidien de nombre d’entreprises.

Une base d’utilisateurs fidèles 

Ayant connu un essor dans les années soixante, le fax s’est rapidement développé chez les particuliers, et surtout dans les entreprises, qui sont nombreuses à encore l’utiliser. Pour les départements juridiques ou RH, et pour les professionnels de la santé, de l'immobilier ou de la finance, le fax reste le meilleur moyen de communication pour conjuguer efficacité et opposabilité juridique. C’est donc le canal privilégié pour les envois de documents importants, en toute sécurité et fiabilité.

Si l’email est rapide, il est encore formellement interdit de l’utiliser pour envoyer des données personnelles ou bien des documents officiels, et ce dans de nombreux pays. Alors que cette pratique est légale via le canal fax. CŽest pour cette raison que de nombreuses entreprises lui restent fidèles. A la différence qu’elles privilégient désormais la version dématérialisée pour s’affranchir des problématiques liées à la machine physique. Finis les télécopieurs, cartouches d’encre et ramettes de papier !   

Le fax, une brique phare de la communication dans l’entreprise

Les fax dématérialisés s’envoient tout aussi rapidement que les fax papier, voire plus, mais ils offrent une meilleure confidentialité des informations car elles ne sont plus systématiquement imprimées - ce qui contribue également à préserver l’environnement. Le récepteur peut paramétrer la boîte sur laquelle il souhaite recevoir ses fax. L’utilisation, la gestion et la confidentialité sont améliorées par rapport à l’ancêtre hardware, tout en permettant à l’entreprise de réaliser des économies.

Un autre avantage non négligeable est sa facilité d’utilisation. L’émetteur doit simplement se créer un compte pour pouvoir envoyer un fax. Il envoie ensuite les documents souhaités par ce biais, lesdits documents sont convertis au format adéquat et envoyés tels des pièces jointes. Rien de plus simple !

Dans sa version dématérialisée, le fax a su s’adapter à un bouleversement des usages dans l’entreprise : la mobilité. Les utilisateurs ont accès à l’interface web lorsqu’ils sont connecté, que ce soit via un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone.

Son caractère confidentiel en fait un allié sûr puisque, contrairement aux versions papier éditées sur des imprimantes souvent partagées, les fax to mail arrivent directement dans la boîte de réception du destinataire, et uniquement la sienne. Aucun risque ni qu’ils disparaissent, ni qu’ils soient lus par des personnes non concernées.

La fin du RTC signifie-t-elle la fin du fax ?

Le paysage traditionnel des télécoms évolue avec la fin du réseau téléphonique commuté (RTC). Or, historiquement, le fax fonctionnait via les lignes de ce réseau. Or sa disparition est prévue d’ici environ 5 à 10 ans. Cela aura-t-il des répercussions sur l’usage des fax ?

Contrairement à ce que l’on peut penser, cela ne devrait poser aucun problème puisque la fin du RTC ne signifie pas l’arrêt des lignes de téléphonie fixe. Simplement la fin de la vente de nouvelles lignes puis l’arrêt de leur exploitation à partir de 2023 au plus tôt. D’ailleurs les lignes fixes passent déjà pour la plupart par le réseau IP, le même que celui utilisé pour l’accès internet. Les entreprises ont donc déjà commencé à interconnecter leurs réseaux de communication. Ce qui fait que la fin du RTC se fera sans accroc pour la plupart d’entre elles.   

Et la sécurité dans tout ça ? 

Comme on le voit, adopter le fax dématérialisé peut se faire en douceur dans les entreprises, sans nécessiter d’investissement dans des installations lourdes. Et avec le cloud, l’entreprise n’a plus besoin de serveur fax. La société réalise facilement des économies d’espace, de maintenance, de consommables ou encore de matériaux. Un facteur déterminant dans la prise de décision. Mais le passage à la dématérialisation implique-t-il de repenser la sécurité de l’entreprise ? 

Comme tous les canaux dématérialisés, la contrepartie de la facilité et la rapidité d’utilisation vient notamment des problématiques de sécurité. Lorsque ces fax circulent de l’émetteur au récepteur, sont-ils autant voire plus vulnérables aux cyberattaques que les emails ? Car, encore plus que pour les courriels, sécuriser l’information échangée est crucial. En particulier lorsque l’émetteur utilise le fax expressément pour échanger des documents ayant une valeur juridique, et contenant vraisemblablement bon nombre de données critiques.

Et il est important de vérifier que les économies réalisées dans ce domaine ne génèrent pas de coûts additionnels, qui seraient supérieurs aux économies réalisées.

En effet, puisque les fax sont transformés en mail et vice versa, ils sont exposés aux risques de cyberattaque. Un risque rencontré également en ce qui concerne le stockage puisque la donnée peut être accessible et hackée aussi lorsqu’elle est archivée. L’espace de stockage permet de conserver les fax émis et reçus ainsi que les rapports de transmission. C’est pourquoi les fournisseurs de solutions qui accompagnent les entreprises dans la dématérialisation développent de plus en plus d’offres de sécurité. 

Néanmoins, les vulnérabilités des fax sont similaires à celles des emails. La sensibilisation des équipes est donc de mise, notamment pour inciter les utilisateurs à télécharger les dernières versions des patchs de sécurité. De ce fait, les investissements ne sont pas en croissance avec le passage au fax dématérialisé. Les actions de formation peuvent être mutualisées. Une bonne nouvelle pour les acteurs qui hésitaient encore ! Tout ce qu’il reste à faire, c’est de choisir les acteurs experts à qui s’associer pour assurer cette transition en douceur.

En entreprise, le fax a encore toute sa place
En entreprise, le fax a encore toute sa place

Une base d’utilisateurs fidèles  Ayant connu un essor dans les années soixante, le fax s’est rapidement développé chez les particuliers, et surtout dans les entreprises, qui sont nombreuses à encore l’utiliser. Pour les départements juridiques...